Se in azienda non è prevista una figura professionale che si occupa specificamente di business travel o policy precise sulle regole da seguire durante la trasferta, anche gli strumenti a disposizione forse non sono aggiornati. I collaboratori prenotano voli e alloggi in autonomia e richiedono il rimborso delle spese di trasferta a posteriori. Sebbene non vi sia nulla di sbagliato, in questo articolo vogliamo offrire alcuni consigli per migliorare la gestione delle trasferte, grazie ai mezzi adatti.

Gestione viaggi d’affari: la figura del travel manager è sempre più centrale

Un’efficace gestione dei viaggi d’affari non è così facile come potrebbe apparire, ed è per questo che la figura del travel manager oggi è indispensabile non solo nelle grandi aziende, ma in tutte le realtà in cui viaggi di lavoro sono piuttosto frequenti. Non parliamo esclusivamente di prenotare voli o alberghi, ma di attuare una serie di strategie e strumenti per ottimizzare i costi della trasferta e, allo stesso tempo, garantire la soddisfazione dei collaboratori.

Il travel manager può aiutare i viaggiatori a rispettare le policy aziendali, restando nei limiti di budget, ma anche analizzare il ROI per verificare che gli obiettivi della trasferta siano stati raggiunti.

Come sono coordinati i viaggi d’affari, oggi?

Oggi, in molte aziende anche strutturate non c’è un’organizzazione tale da garantire una gestione dei viaggi d’affari davvero efficiente, con il controllo di scontrini e ricevute viene svolto manualmente. Con una gestione dei viaggi d’affari di questo tipo, tuttavia, l’azienda non ha un controllo adeguato sulle spese del viaggio, o almeno non a priori.

E se il traveller volesse aggiungere dei giorni di vacanza alla trasferta? Il cosiddetto bleisure, sempre più diffuso, in diverse aziende non viene concesso facilmente, semplicemente perché non esistono travel policy adeguate che ne permettano una gestione ottimale. Considerando che i più propensi ai viaggi d’affari oggi sono i più giovani, questo aspetto potrebbe essere migliorato, per attrarre nuovi talenti in azienda. Dopo questa doverosa premessa, affrontiamo l’argomento principale.

Quali sono gli strumenti utili a garantire un’efficace gestione dei viaggi d’affari?

1. Travel policy aggiornate

Stabilire delle policy chiare e comprensibili e fare in modo che i colleghi le rispettino è fondamentale, sia per avere un controllo maggiore sui costi del viaggio, sia per garantire la sicurezza e il benessere in trasferta.

La conoscenza delle risorse a disposizione in caso di imprevisti, come assicurazioni e polizze attive, dei programmi di incentivazione disponibili, delle spese coperte o meno dall'azienda, delle direttive relative ai viaggi bleisure, ma anche delle regole da rispettare durante la trasferta è essenziale per avere un controllo diretto su tutto ciò che riguarda il viaggio di lavoro.

2. Digitalizzazione delle procedure

Le tecnologie digitali, oltre a rendere i processi più rapidi, possono migliorare notevolmente la gestione dei viaggi d’affari. Esistono app molto utili per velocizzare la ricerca dei voli e la prenotazione degli hotel, grazie a suggerimenti personalizzati che tengono conto automaticamente delle policy aziendali. Valutare anche applicazioni per la compilazione della nota spese digitale può riservare molti vantaggi sia per il collaboratore – che non dovrà preoccuparsi di conservare scontrini e ricevute cartacei - sia per l’ufficio amministrativo, che risparmierà molto tempo per il controllo finale.

3. Carte di credito virtuali per i pagamenti

Un metodo ancora più efficace per gestire i pagamenti in viaggio sono le carte di credito virtuali. Oltre a garantire una maggiore sicurezza e trasparenza, danno la possibilità di monitorare le modalità di utilizzo e prenotare i servizi per la trasferta attraverso un unico conto aziendale. Il viaggiatore non dovrà anticipare le spese, né compilare richieste di rimborso, e l’azienda avrà un maggiore controllo sui costi e sul rispetto del budget.

4. Una figura che si occupi esclusivamente di travel management

Avere a disposizione una persona che si occupi non solo di organizzare le trasferte, ma di viaggi d’affari a 360 gradi è fondamentale per garantire un controllo efficace sulle spese, sul rispetto delle policy, sul ROI del viaggio e sulla soddisfazione dei collaboratori.

5. Programmi di incentivazione

Il Gruppo Lufthansa mette a disposizione delle aziende il suo programma di incentivazione gratuito, PartnerPlusBenefit, che permette di offrire un maggiore comfort ai collaboratori, senza costi aggiuntivi. Grazie ai punti accumulati ad ogni viaggio, infatti, si può avere accesso a vantaggi e benefici (come l’accesso alle lounge o l’upgrade della classe di viaggio), senza nessun impatto sul budget. Anzi, oltre ai benefit, sono previsti anche sconti, cashback e rimborsi: si tratta di uno strumento efficace per migliorare l’esperienza in viaggio e allo stesso tempo ottimizzare i costi aziendali.

Se vuole avere maggiori informazioni, scopra PartnerPlusBenefit cliccando qui!