Le trasferte sono entrate a fare parte delle regolari attività aziendali, concorrono alla soddisfazione dei collaboratori e rappresentano una delle leve fondamentali anche in fase di recruiting dei nuovi talenti. I viaggi sono occasioni uniche per ampliare il proprio ventaglio di relazioni, accrescere il business e distinguersi dai competitor. 

Con il presupposto che la percentuale di dipendenti che si assume impegni e responsabilità fuori sede è in crescita, come ottimizzare le spese e gestire al meglio il costo dei viaggi aziendali? Approfondiamo il tema nell'articolo di oggi, evidenziando i vantaggi dell’iscrizione a programmi fedeltà e vagliando ulteriori accorgimenti da prevedere.

I consigli per ottimizzare il costo dei viaggi aziendali

I viaggi aziendali concorrono a stimolare la curiosità, a soddisfare gli interessi e incrementare la motivazione e il benessere dei collaboratori.

Da un punto di vista imprenditoriale, le trasferte permettono di raggiungere obiettivi sempre più ambiziosi, contribuendo a creare o consolidare valide opportunità di business fuori dalla propria area geografica.

Agli occhi dei dipendenti e delle nuove risorse, l’organizzazione che investe nelle trasferte di lavoro assume un valore unico, influenzando positivamente l’andamento dei progetti, garantendo risultati positivi sul lungo periodo e distinguendosi dai competitor sul mercato.

Alla luce delle ragioni che spingono sempre più imprese a investire risorse in progetti all'estero, meeting con clienti internazionali e attività fuori sede, è possibile ottimizzare il costo dei viaggi aziendali?

Occorre stilare un prospetto chiaro e definito dei progetti aziendali, affidarsi al supporto di un’agenzia o di una persona fidata in azienda ma, soprattutto, procedere con l’iscrizione a programmi fedeltà. Questo consiglio è valido in generale, dopodiché ogni volta che ci si appresta a organizzare una trasferta di lavoro, ci sono accorgimenti da prevedere.

All'interno del prossimo paragrafo le diamo una prospettiva dei programmi fedeltà che permetteranno all'azienda e ai collaboratori di ottenere vantaggi esclusivi e benefit preziosi.

I programmi fedeltà per aziende

L’iscrizione a programmi fedeltà delle compagnie aeree o delle catene alberghiere permette di ottenere vantaggi e premi esclusivi sia all'azienda che ai singoli collaboratori. I programmi di incentivazione e di fidelizzazione si rivelano la soluzione ideale per tutte le aziende che organizzano regolarmente trasferte di lavoro e intendono, quindi, ottimizzare la gestione delle spese di viaggio.

Il programma di incentivazione per aziende PartnerPlusBenefit è uno strumento che, previa iscrizione gratuita, permette di accumulare Punti Benefit sui voli operati da Lufthansa e dai partner Star Alliance aderenti.

Tra i vantaggi del programma le segnaliamo:

• upgrade alla classe di viaggio superiore in cambio di punti
• accesso a una vasta gamma di premi, articoli esclusivi e servizi dedicati
• validità di 3 anni dei punti acquisiti
• possibilità per i viaggiatori iscritti a Miles & More di accumulare miglia contemporaneamente ai punti del programma fedeltà aziendale
• possibilità per l’azienda di offrire benefit ai collaboratori senza intaccare il loro conto miglia personale

Ma non è tutto: i partner di Lufthansa aderenti al Gruppo Star Alliance hanno messo a punto programmi fedeltà paralleli a Miles & More e che lavorano in sinergia con il programma di incentivazione per aziende PartnerPlusBenefit, permettendo ai viaggiatori di accedere a servizi esclusivi complementari.

Le misure per contenere il costo dei viaggi aziendali

Oltre all'iscrizione a programmi di incentivazione per aziende e ai programmi fedeltà per frequent flyer, è importante apportare specifici accorgimenti che ottimizzino le spese quando ci si appresta a organizzare un viaggio d’affari.

La sfida più ambiziosa è sicuramente limitare i costi senza ridurre vantaggi e benefit dedicati ai collaboratori. Vediamo in che modo.

Innanzitutto, è opportuno che le aziende revisionino regolarmente le travel policy interne, includendo parametri e misure aggiornate che semplifichino, così, la pianificazione del viaggio d’affari.

A questo proposito è consigliabile che l’organizzazione della trasferta avvenga con largo anticipo: il fattore tempo è decisivo per contenere le spese e arginare il rischio di vedersi lievitare prezzi di voli e hotel. Vale la pena menzionare l’enorme opportunità per i business traveller di convergere impegni lavorativi e momenti di piacere in un unico viaggio, ragion per cui programmare per tempo i propri spostamenti può incontrare al meglio questa tendenza.

A queste soluzioni si aggiungono alcuni consigli extra, come l’utilizzo di sistemi di booking e pagamento virtuale che semplificano le procedure di approvazione ed eventuali modifiche o cancellazioni successive alla prenotazione.

Nell'articolo di oggi abbiamo approfondito le misure più importanti per ottimizzare il costo dei viaggi aziendali.

L’organizzazione efficiente di una trasferta di lavoro implica una gestione chiara e trasparente di tutte le attività, nonché la semplificazione delle procedure burocratiche per permettere ai collaboratori di focalizzarsi unicamente sugli impegni previsti a destinazione.

A questo proposito, le novità in campo digitale e tecnologico, gli strumenti e le piattaforme progettate delle compagnie aeree supportano i viaggi di lavoro al meglio, garantendo da un lato un’esperienza di viaggio produttiva e dall'altro un focus maggiore su obiettivi e risultati.

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