Quando si parla di ROI del viaggio d’affari, si tende a pensare solamente ai costi effettivi del viaggio: i prezzi dei voli, dell’albergo, di pranzi e cene, dei mezzi di trasporto, cioè tutti quei costi misurabili senza troppe difficoltà.

In realtà ci sono altri fattori da considerare per valutare l’effettiva riuscita di una trasferta di lavoro, che prescindono dai soldi spesi.

Vediamo in questo articolo quali sono tutti gli elementi da esaminare per valutare l’efficacia di un viaggio di lavoro, perché sono così importanti e come monitorarli.

Cosa si intende per ROI del business travel

ROI significa Return on Investment (ritorno sull'investimento) e indica il rapporto tra i risultati ottenuti e il capitale investito. In pratica, è la metrica utilizzata per verificare l’efficienza rispetto alle risorse – in termini di tempo, denaro, energia o persone - impiegate per raggiungere un certo obiettivo.

Quando si parla di ROI del business travel si usa l’espressione T-ROI, definibile come il rapporto tra i risultati del viaggio e il capitale investito nel viaggio stesso. Quest’ultimo punto è facile da calcolare, pur tralasciando fattori non strettamente economici come il tempo impiegato per organizzarlo e le energie che il travel manager ha impiegato per gestire accordi e convenzioni da inserire nelle policy.

Più problematica è, invece, la definizione dei risultati del viaggio, perché ci sono diversi fattori da calcolare. Vediamoli di seguito.

Quali sono le componenti che definiscono il risultato del viaggio?

Per poter stabilire il successo del viaggio, bisogna innanzitutto fare una distinzione tra risultati diretti e indiretti. Quelli diretti sono strettamente collegati agli obiettivi della trasferta e sono più facili da misurare, in quanto si fa riferimento a un risultato numerico. Possono essere:

• il numero di vendite portate a termine
• il numero di nuovi clienti acquisti
• i nuovi contatti generati

I risultati indiretti, invece, non possono essere trasformati in numeri e i loro effetti spesso non sono visibili nell'immediato, quindi sono spesso trascurati, pur giocando un ruolo fondamentale nella valutazione positiva del viaggio. Qualche esempio:

• la soddisfazione del viaggiatore
• il miglioramento dei rapporti con partner e clienti
• il networking
• la condivisione di idee
• l’acquisizione di nuove conoscenze
• il consolidamento dell’immagine corporate

Ci si potrebbe affidare a sofisticati sistemi statistici ed econometrici per avere una valutazione che comprenda tutti questi elementi, ma nessuna azienda vorrebbe spendere risorse in questo genere di investimenti, quindi c’è bisogno di un metodo più semplice e immediato, in grado di misurare con una certa semplicità questi dati molto complessi.

Come definire un modello per l’azienda

Un modello di questo tipo deve poter essere integrato in tutti i sistemi statistici e analitici dell’azienda ma, almeno in un primo periodo, deve rimanerne indipendente, per evitare che, passato un certo tempo, venga abbandonato perché non in grado di supportare i cambiamenti dell’azienda.

Il sistema deve consentire la possibilità di produrre, in maniera trasparente e quindi spiegabile, una “clusterizzazione” che, dalle motivazioni del viaggio, metta in relazione obiettivo del viaggio, beneficio cercato o indotto, metriche da acquisire e monitorare.

Per essere funzionare, il modello deve includere alcuni fattori, che sono:

• la complessa realtà aziendale in cui l’impresa si colloca
• la differenza concettuale tra costi e investimenti
• i criteri per stabilire se il budget possa essere allocato in modo diverso secondo gli obiettivi del viaggio e i benefici derivanti
• la valutazione di ciò che è meglio fare e ciò che è meglio non fare, esaminando gli eventuali rischi
• l’identificazione e la scelta dei tempi di misurazione
• il cambiamento e l’evoluzione dell’azienda nel tempo
• l’identificazione e l’opinione delle diverse figure all'interno dell’azienda in base ai ruoli specifici
• la disponibilità di dati oggettivi

Quest’ultimo punto, in particolare, è molto importante, in quanto sono proprio i dati a determinare il T-ROI del viaggio. Per questo motivo, il travel manager, essendo responsabile di tutta l’organizzazione, deve assicurarsi che questi dati siano conservati e che non vadano persi o dimenticati. Come detto sopra, alcuni possono essere ricavati semplicemente, essendo costi e prezzi, altri invece devono basarsi su parametri di stima, visto che è difficile misurare precisamente le nuove conoscenze acquisite o il grado di felicità del viaggiatore. Per capire l’importanza di questi dati, si può cercare di rispondere a domande come:

• quanto può influire la soddisfazione del dipendente sul turnover aziendale e sui costi di recruitment derivanti?
• quanto può essere utile la condivisione di nuove idee per la creazione di progetti innovativi?
• che benefici possono derivare da una relazione di fiducia con i propri clienti?

Per una misurazione significativa, si può ad esempio valutare l’aumento della produttività mese su mese o una riduzione dei costi conseguente alla diminuzione del turnover. In ogni caso, sempre meglio partire dai dati e dalle metriche più semplici e immediate, per poi andare più in profondità, rendendo più complesse le formule e rappresentando sempre più nel dettaglio la realtà aziendale.

Il fatto di avere a disposizione un modello che permetta di monitorare il ROI del business travel può essere molto importante per gestire meglio l’organizzazione e la preparazione della trasferta, ma anche per monitorarne i risultati e, di conseguenza, massimizzarli, sia a livello di benefici che di aumento della redditività (o della diminuzione dei costi).

Sicuramente, in un’ottica di incremento e implementazione del ROI del business travel, ottimizzare i costi del viaggio d’affari rimane un vantaggio importante per le aziende. Perché, quindi, non sfruttare il programma gratuito PartnerPlusBenefit per approfittare di vantaggi, agevolazioni e di una reportistica avanzata a supporto del calcolo del ROI?

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