I viaggi d’affari sono un’occasione unica per i collaboratori di un’azienda e per gli stessi imprenditori. Dovrebbero essere un momento esaltante per incontrare colleghi e persone nuove, scambiare opinioni, imparare nuove competenze e allargare i propri orizzonti. Per questo, la gestione di ogni tipo di imprevisto dovrebbe essere il più possibile semplice e supportata.

In questo articolo vedremo allora quali sono le valutazioni da considerare nell'acquisto di un’assicurazione viaggi.

Perché acquistare un’assicurazione viaggi per le trasferte aziendali?

Gli imprevisti in viaggio possono capitare, anche ai più attenti e scrupolosi nell'organizzazione della trasferta e, proprio perché non possono essere anticipati, è fondamentale conoscere gli strumenti a disposizione per gestirli. L’assicurazione viaggi è uno dei più importanti perché è una fondamentale (per alcune destinazioni è addirittura obbligatoria) tutela nei confronti di eventuali problemi medici, malattie o infortuni ad esempio, overbooking del pernottamento, ritardi e cancellazioni del mezzo di trasporto prescelto e inconvenienti relativi ai bagagli.

Nelle prossime righe analizzeremo gli argomenti seguenti per aiutarla a scegliere l’assicurazione di viaggio più adatta alla sua situazione.

In quali Paesi è obbligatoria l’assicurazione viaggi?

Oltre all'obbligatorietà del visto (che deve essere valido per il periodo di soggiorno previsto e indicare il numero di ingressi che il viaggiatore realizzerà nel Paese), per viaggiare in Armenia, Azerbaigian, Bielorussia, Kazakistan, Kirghizistan, Moldavia, Russia, Tagikistan e Turkmenistan, l’assicurazione di viaggio deve prevedere una copertura medica che garantisca di fare fronte a qualsiasi emergenza, rimpatrio compreso.

Anche per l’ingresso sul suolo cubano è necessario avere un’assicurazione che preveda la copertura completa delle spese mediche, l’eventuale rimpatrio e un’assistenza H24. L’assistenza sanitaria riservata ai cittadini stranieri in possesso di visto (anche per questa destinazione obbligatorio) funziona in modo indipendente rispetto a quella offerta ai cittadini cubani.

È consigliabile includere nella polizza anche l’eventualità del furto dei bagagli.

Per viaggiare negli Stati Uniti, l’assicurazione sanitaria non è obbligatoria, ma caldamente consigliata, poiché in mancanza di un’assistenza pubblica, in caso di malattie o infortuni anche di lieve entità, i costi per visite e interventi possono risultare estremamente elevati e comportare conseguenze finanziarie importanti sul budget previsto per i viaggi.

Un’attenzione particolare va riservata, in caso di assicurazione viaggio per gli USA, ai massimali per le spese mediche (possibilmente superiore ai 500 mila Euro) e alla franchigia, meglio se a zero.

È importante evidenziare che per i cittadini dei Paesi che non fanno parte dell’area Schengen (che ricordiamo sono Austria, Belgio, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Islanda, Italia, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Paesi Bassi, Ungheria, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Slovacca, Spagna, Svezia e Svizzera), è obbligatoria l’assicurazione per ottenere il visto d’ingresso.

In seguito ad accordi internazionali, tuttavia, i cittadini di 43 Paesi extra UE non hanno bisogno del visto per viaggiare nell'area Schengen. L’elenco completo è consultabile sul sito del Ministero degli Esteri, ne ricordiamo alcuni: Stati Uniti, Canada, Messico, Giappone, Corea del Sud, Argentina, Cile, Venezuela, Brasile, Colombia, Australia e Nuova Zelanda.

L’assicurazione di Schengen deve soddisfare i seguenti requisiti minimi:

• Copertura delle spese di base (rimpatrio d’emergenza, assistenza legale e cure mediche per malattia e infortunio fino a 30 mila Euro)
• validità pari al periodo per cui viene richiesto e rilasciato il visto
• presenza di una sede in Europa della compagnia assicurativa

In alcuni Paesi è richiesta una lettera della compagnia assicurativa che certifichi la presenza delle condizioni elencate.

La invitiamo, in ogni caso, a verificare sempre prima di ogni viaggio la documentazione necessaria sui siti istituzionali, come quello già suggerito della Farnesina.

Restando in argomento, affrontiamo ora la questione di quali coperture è consigliabile includere nell'assicurazione di viaggio.

Quali coperture includere nella polizza?

L’assicurazione per i viaggi d’affari nasce con l’obiettivo specifico di proteggere le persone che si trovano in trasferta da ogni tipo di disagio che potrebbe interrompere un programma di impegni organizzato nel minimo dettaglio. Le coperture possono riguardare diversi elementi, a seconda delle polizze e dei livelli previsti, tuttavia ci sono dei consigli che riguardano nello specifico le aziende, ad esempio:

• includere una protezione per computer portatili e altri dispositivi aziendali
• copertura in caso di ritardo o cancellazione dei voli aerei
• protezione in caso di problemi con la prenotazione alberghiera

La polizza assicurativa di viaggio viene proposta anche nel sistema di prenotazione di Lufthansa, dove prima di completare l’operazione si ha la possibilità di aggiungere servizi al carrello, tra cui diversi pacchetti di assicurazione di viaggio.

In fase di prenotazione dei voli, è sempre bene controllare i termini di modifica e cancellazione previsti dalla classe di viaggio scelta.

A garanzia della sicurezza della trasferta, infatti, la consapevolezza di potere gestire con una certa elasticità eventuali inconvenienti contribuisce alla serenità del business traveler e lo lascia concentrato sugli impegni professionali previsti.

Tornando invece alla valutazione della polizza per i viaggi aziendali, questa può entrare a fare parte di un pacchetto di benefit offerti ai collaboratori in ottica di un miglioramento del clima e del benessere organizzativo, componenti sempre più significativi e oggetto di attenzione di studi in ambito HR perché determinanti per i livelli di motivazione (e di conseguenza di produttività) e di soddisfazione rispetto al proprio lavoro. 

Le aspettative dei viaggiatori, soprattutto tra le generazioni più giovani, comprendono infatti un supporto in tempo reale e in ogni momento della trasferta e in questo senso un’assicurazione può certamente essere la scelta più idonea.

Ogni tipo di inconveniente andrebbe preso in considerazione: a partire proprio dai dispositivi digitali maggiormente utilizzati anche per la gestione del viaggio stesso o gli oggetti personali di valore che potrebbero essere smarriti, fino ad arrivare alle eventuali indennità compensative da prevedere in caso di malattie o infortuni nel corso della trasferta.

Considerazioni preliminari all'acquisto di un’assicurazione di viaggio

Prima di entrare in contatto con una compagnia assicurativa o di acquistare direttamente la propria polizza, ci sono alcune riflessioni che le consigliamo di fare.

Innanzitutto, un’analisi della situazione aziendale: quante trasferte vengono effettuate? Da quanti collaboratori e con quale frequenza? Le destinazioni variano di volta in volta o vi sono delle tratte piuttosto regolari?

Ad esempio, se una società con sede in Italia ha un headquarter in California e le uniche trasferte sono verso quella destinazione, occorrerà prevedere una copertura diversa rispetto a un’impresa commerciale che frequenta abitualmente fiere di settore in tutto il mondo e magari prevede anche la visita ai singoli fornitori in altre zone e da parte di collaboratori diversi.

Oppure, se è solo il titolare a viaggiare, può non essere necessario che tutti i suoi dipendenti siano coperti da una polizza completa per i viaggi, ma se le trasferte cominciano ad aumentare per alcuni dipartimenti, diventa utile ragionare in ottica corporate e non più solo sulla singola copertura assicurativa. 

Assicurare ai collaboratori che il loro viaggio può proseguire facilmente anche in caso di imprevisti e che sarà possibile rispettare tutti gli appuntamenti è senza dubbio il primo passo per una partenza serena, sia che si tratti di una trasferta breve che di una permanenza per un periodo più lungo.

La presenza di strumenti digitali a supporto del viaggio di lavoro può rivelarsi estremamente utile nella gestione dei piccoli inconvenienti, soprattutto per evitare che questi generino delle spese extra non previste. Avere a portata di mano applicazioni o piattaforme in grado di rispondere a tutte le esigenze di chi si trova in trasferta, dagli spostamenti locali alla modifica dell’orario di un volo aereo, dal cambio di albergo scelto per il pernottamento in caso di overbooking alla possibilità di consultare le policy aziendali, diventa più che mai strategico.

Elementi a cui prestare attenzione in fase di acquisto

Anche per le assicurazioni legate al viaggio, come per quelle automobilistiche, sul web esistono piattaforme che confrontano le tariffe e propongono le soluzioni più economiche. Dietro a un prezzo più basso, tuttavia, potrebbe nascondersi una copertura debole o una franchigia elevata.

È comunque possibile ottenere un risparmio vantaggioso in alcuni casi:

• La polizza annuale “multi viaggio” copre tutte le trasferte effettuate da una persona nei 365 giorni successivi alla stipula, ma potrebbero esserci delle limitazioni sulla lunghezza del viaggio. La convenienza rispetto all’acquisto di una copertura assicurativa per ogni singola trasferta dipende in misura determinante dal numero di viaggi effettuati da lei o dai suoi collaboratori, tuttavia il vantaggio potrebbe essere garantito già in presenza di 3 o 4 viaggi programmati. A quella economica si aggiunge la comodità di non doversi preoccupare di acquistare un’assicurazione ogni volta che si organizza una trasferta di lavoro. Solitamente le compagnie che propongono questa opzione includono tutte le destinazioni, ma possono prevedere un pacchetto “mondo” che esclude Canada e Stati Uniti (o Canada, USA e Caraibi).
• Le assicurazioni di gruppo sono molto utili nel caso in cui il viaggio coinvolga più persone appartenenti allo stesso dipartimento oppure il nucleo familiare del collaboratore che sceglie di approfittare della trasferta per godersi qualche giorno in una destinazione e di farsi accompagnare da amici o parenti, in linea con la tendenza bleisure. Potrebbe essere più complicato individuarle, ma sono disponibili anche assicurazioni gestibili separatamente, nel caso in cui uno o più componenti del gruppo debbano effettuare tragitti diversi.

In conclusione, considerando l’importanza della gestione dei viaggi sia nella reputazione di un’azienda in fase di reclutamento dei talenti e nella retention dei dipendenti che nell'incremento della produttività e dei risultati, una gestione ottimizzata e accurata da parte della dirigenza diventa davvero indispensabile.

Prevedere una copertura assicurativa, includerla nelle travel policy e comunicarla in modo efficace permette di garantire il benessere e la serenità dei collaboratori e una gestione più efficiente da parte dell’organizzazione.