Secondo il “Nuovo osservatorio sui viaggi d’affari”, promosso da Lufthansa Group e realizzato dal Professor Guizzardi con il supporto del Centro di Studi Avanzati sul Turismo dell’Università di Bologna, nel 2016 i viaggi aziendali delle imprese italiane sono cresciuti del 2,3%, mentre in altre realtà europee mostrano un progresso più debole, dello 0,7%. Crescono, in particolare, le tratte intercontinentali (del 2,5%).
I dati parlano chiaro: il bisogno di spostarsi continuamente per lavoro c’è, ma a quale prezzo per le imprese?
In questo articolo vogliamo offrirle alcuni consigli che potranno aiutarla nell’organizzazione di un viaggio che, anche se pianificato a ridosso della partenza, non generi costi aggiuntivi imprevisti.
Spese viaggio estero: la situazione
Indubbiamente la digitalizzazione e le nuove tecnologie sono diventate una componente attiva all’interno delle strutture aziendali, rendendo sempre più smart la gestione del lavoro tra diverse sedi e a distanza.
Le riunioni con clienti o fornitori possono essere tenute anche da remoto, attraverso conference call o video e i corsi di formazione si svolgono anche online tramite le piattaforme de e-learning: le interazioni professionali virtuali sono ormai parte della routine quotidiana.
Allo stesso tempo, tuttavia, molte sono le situazioni che richiedono viaggi d’affari frequenti che nessun meeting online, pur perfettamente organizzato, potrà mai sostituire. L’interazione dal vivo tra le persone, soprattutto in casi di negoziazione di contratti o primi incontri tra clienti e fornitori, rimane ancora più che necessaria, così come, di conseguenza, una gestione più meticolosa delle spese per i viaggi.
Alcuni consigli per contenere le spese viaggio estero
Per le aziende che applicano strategie di controllo dei costi, il fatto che le trasferte siano diventate piuttosto frequenti, non può che costituire una sfida. Esistono però alcuni accorgimenti per ridurre le spese di viaggio aziendali che riguardano:
- Scelta e prenotazione dei voli
- Organizzazione dell’itinerario
Pianificare, scegliere e prenotare i giusti voli
Le trasferte aziendali devono essere pianificate con precisione, perché il tempo a disposizione è poco, gli impegni in ufficio attendono e si susseguono gli uni con gli altri.
Le prenotazioni anticipate dell’itinerario ricoprono un ruolo chiave nel conto finale delle spese di viaggio, ma non sempre le trasferte possono essere programmate. Se è necessario organizzarle all’ultimo momento, a causa di decisioni interne improvvise o impegni inderogabili che hanno causato dei ritardi, è molto facile che la scelta ricada su voli senza alcun tipo di benefit incluso che partono a orari scomodi o magari da aeroporti che richiedono la necessità di servirsi di ulteriori transfer a pagamento.Non sempre, quindi, a una tariffa low cost corrisponde un effettivo risparmio sulle spese di viaggio complessive, anzi comporta anche una serie di costi accessori invisibili perché non previsti o pianificabili al momento della prenotazione.
Si va dalla gestione di spostamenti scomodi alla necessità di aggiungere un bagaglio da stiva, dall’acquisto dei pasti laddove non siano compresi nella tariffa alle penalità elevate in caso si rendesse necessaria una piccola modifica sull’itinerario.
In fase di pianificazione di una trasferta lavorativa, occorre dunque prestare particolare attenzione a questi dettagli. Poiché recentemente l’offerta dei servizi travel è aumentata esponenzialmente, infatti, le integrazioni alle offerte base comportano costi aggiuntivi.
Un consiglio per le aziende, oltre alla pianificazione anticipata di tali impegni, è l’iscrizione ai programmi gratuiti di fidelizzazione che permettono di accedere a comfort e benefici esclusivi, tra cui l’upgrade della classe di viaggio e altri servizi graditi al viaggiatore.
Organizzazione dell’itinerario & spese viaggio estero
Per chi viaggia spesso per lavoro, viaggiare sicuri significa anche contare su una certa flessibilitĂ per gestire autonomamente eventuali cambi di orario o piccoli inconvenienti.
Sono innumerevoli gli impegni che possono attendere a destinazione: incontri commerciali con clienti e fornitori, fiere internazionali, riunioni presso la sede centrale dell’azienda multinazionale. Programmare l’itinerario di una trasferta lavorativa è un’attività che andrebbe sempre studiata ad hoc, soprattutto se ci sono più appuntamenti programmati.
Come comportarsi in caso di cancellazione o modifica di un appuntamento non piĂą previsto?
Comprendere nella travel policy aziendale alcuni benefit, tra i quali una maggiore flessibilità nella prenotazione di un volo, con la possibilità di modificare gli itinerari se necessario, avrà alla lunga un impatto positivo sui costi dei viaggi, soprattutto perché eviterà di gonfiare la nota spese. Contemporaneamente migliorerà l’efficienza del servizio offerto e la percezione di vicinanza dell’azienda nei confronti dei suoi collaboratori, incrementandone la soddisfazione, il benessere e la retention.
Il budget è il parametro principale nelle prenotazioni di viaggi aziendali, soprattutto nella scelta del vettore, degli orari, della classe di viaggio e dei benefit inclusi. Alcune comodità gradite a tutti possono essere aggiunte senza costi extra, come abbiamo detto, in cambio di punti dei programmi di fidelizzazione aziendali.
Per saperne di piĂą la invitiamo a cliccare qui sotto.
