Le nuove tecnologie per la gestione dei viaggi di lavoro in Italia sono apprezzate soprattutto per i benefici che portano all'operatività quotidiana.

L’introduzione e la diffusione del digitale nel settore del travel management sono state oggetto di studio nel “Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari” promosso da Lufthansa Group e realizzato dal Professor Andrea Guizzardi con il supporto del Centro di Studi Avanzati sul Turismo dell’Università di Bologna.

Ne parliamo in questo articolo approfondendo nello specifico:

• La situazione italiana
• Soddisfazione degli utenti
• Impatto economico

La situazione italiana delle tecnologie digitali applicate ai viaggi di lavoro

Sono soprattutto i travel manager ad avere una buona predisposizione per l’uso delle nuove tecnologie digitali. In particolare, i dati del Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari vedono un’attitudine più alta nelle imprese del settore dei servizi, soprattutto in presenza di capitale estero la valutazione dell’utilità del digitale subisce un incremento.

I benefici maggiori derivanti dall'introduzione di nuovi sistemi tecnologici sono attesi nelle fasi che precedono e seguono il viaggio.

Si registra un impatto positivo quando il travel manager promuove l’uso del digitale ma è sostenuto da una travel policy che ne incentivi chiaramente l’utilizzo. La produttività dell’ufficio viaggi è infatti direttamente condizionata dal supporto dell’azienda all’utilizzo delle tecnologie nell’attività di routine.

Emerge dunque che il principale fattore limitante per la diffusione delle nuove tecnologie è lo scarso sostegno da parte dall’azienda. Il motivo può trovarsi probabilmente nel posizionamento nell’organigramma aziendale dei travel manager italiani che quindi non sono sufficientemente considerati né coinvolti al momento dell’introduzione di sistemi gestionali.

Le passate edizioni dell’Osservatorio hanno mostrato che la crisi economica ha determinato una riduzione del personale degli uffici viaggi, con l’unica importante eccezione dei travel manager “puri”. Molte aziende hanno anche attuato il decentramento di alcune mansioni tecniche a responsabili locali o di funzione e in alcuni casi direttamente ai viaggiatori, rafforzando la richiesta di supervisione e controllo dell’ufficio viaggi. Con i tagli, si sono rivisti gli strumenti, le norme e le procedure per la gestione dei processi autorizzativi alla trasferta e per la scelta dei fornitori e le nuove tecnologie hanno assunto un ruolo centrale.

Negli anni successivi alla crisi hanno ritrovato spazio temi come: la sicurezza del viaggio, la sua sostenibilità, la soddisfazione dei viaggiatori.

I sistemi informatici, i software, gli strumenti online e mobile hanno acquisito ulteriore interesse risultando sempre più facili da utilizzare, sicuri e personalizzati lungo tutta la filiera aziendale interessata ai viaggi d’affari, dagli Acquisti alle Risorse Umane, dal Finance al Marketing fino alla Direzione Generale.

Soddisfazione degli utenti

L’attenzione alla soddisfazione degli utenti finali è strategica perché sono proprio questi ultimi spesso a farsi promotori dell’introduzione di una nuova tecnologia digitale e ne determinano il successo con l’uso che ne fanno.

È bene sottolineare come l’introduzione degli strumenti digitali in una realtà complessa come quella degli uffici viaggi, a prescindere dalle caratteristiche e dalle prestazioni, implica sempre nuovi elementi di tipo organizzativo che non sempre sono compresi dall’utilizzatore.

La soddisfazione dell’utilizzatore finale dipende da 3 elementi principali:

• i benefici attesi in ambito lavorativo
• le competenze dell’utilizzatore
• il sostegno dell’organizzazione

I risultati pubblicati nel Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari riportano una generale soddisfazione dei travel manager rispetto all’utilizzo delle nuove tecnologie. Ciò che secondo loro potrebbe ancora migliorare riguarda:

• il coinvolgimento nelle fasi di sviluppo e roll-out delle piattaforme
• l’applicazione dei supporti digitali a tutte le attività quotidiane
• maggiori investimenti da parte dell’azienda per personalizzare gli strumenti
• l’inclusione dell’uso delle piattaforme nelle policy di viaggio

Negli uffici viaggi delle aziende italiane vi è ulteriore spazio per introdurre nuove tecnologie. Infatti, pur essendo abbastanza utilizzate, l’indagine rileva che chi gestisce le trasferte spera di potere aumentarne l’utilizzo. Il dato è leggermente superiore per le aziende di servizi, dove il maggior numero di trasferte (a minore raggio) determina una maggiore frequenza di utilizzo delle tecnologie.

L’impatto economico delle tecnologie digitali per la gestione dei viaggi di lavoro

L’impatto economico delle tecnologie digitali può essere misurato sulla base di variazioni di produttività degli uffici viaggi.

Il fattore più importante per spiegare le dinamiche di produttività è la capacità dei nuovi strumenti di facilitare e velocizzare l’attività di routine. Esiste dunque una connessione tra la produttività (i costi diretti) e la riduzione dei costi indiretti implicata dall’utilizzo delle tecnologie per l’attività quotidiana. La relazione può essere motivata con l’elevata volatilità dei prezzi e delle condizioni di accesso ai servizi travel che premia chi, grazie alle nuove piattaforme, ha più tempo per gestire le fasi di acquisto e analisi dei dati e lo sfrutta in modo più efficiente.

Per aumentare la produttività, quindi, è di vitale importanza il sostegno da parte dell’azienda alla diffusione e all’uso delle tecnologie digitali, sia con il loro inserimento nella travel policy, sia coinvolgendo l’ufficio viaggi nelle decisioni strategiche e nello sviluppo e nella personalizzazione delle piattaforme.