La figura del travel manager è ancora poco diffusa all'interno delle aziende medio-piccole, sia per ragioni di budget che di risorse presenti in azienda, nonostante il suo ruolo sia di fondamentale importanza quando si tratta dell’organizzazione e della pianificazione dei viaggi d’affari. Spesso, quindi, le sue mansioni vengono delegate ad altre persone, anche se non hanno specifiche competenze in questo ambito.

La conseguenza, però, può essere una certa insoddisfazione da parte di chi si deve occupare di tali attività, ma anche di chi lo fa come mansione principale, perché non si sente valorizzato a dovere. Vediamo, nell'articolo che segue, come si può favorire la soddisfazione di queste persone così strategiche per l’azienda.

Chi è il travel manager?

È un professionista a 360 gradi che, oltre ad avere una conoscenza approfondita delle norme e delle esigenze dell’impresa e dei suoi dipendenti, deve essere dotato di competenze trasversali:

• comunicazione
• gestione di processi integrati
• acquisti
• aspetti finanziari
• conoscenze legali
• amministrazione
• gestionali digitali

Le statistiche, inoltre, stimano che i viaggi di lavoro continueranno ad aumentare, portando sempre più a galla la centralità e la necessità di questa figura professionale.

Il Nuovo Osservatorio sui Viaggi d'Affari (disponibile qui) ha messo in luce alcuni aspetti riguardanti la soddisfazione del travel manager, differenziando coloro che si occupano di viaggi come mansione principale, da chi se ne occupa come mansione accessoria. Le valutazioni riguardo all'ambiente di lavoro sono positive e in media certificano che esistono le condizioni per fare bene il proprio lavoro.

Tuttavia, il supporto dell’alta dirigenza, la qualità della travel policy e l’accesso alle nuove tecnologie rappresentano potenziali criticità. I rapporti personali con fornitori e viaggiatori sono invece giudicati ottimi. Ciò che è emerso maggiormente è il fatto che chi ha la gestione di viaggi aziendali come mansione principale è generalmente meno soddisfatto rispetto agli altri.

Vediamo nel dettaglio le differenze, a livello di elementi di soddisfazione e non, delle diverse figure professionali.

Chi si occupa di viaggi d’affari come mansione accessoria ritiene elementi di soddisfazione i seguenti punti:

• non avere troppi problemi e questioni da risolvere
• non essere reperibile fuori orario di lavoro
• avere un ufficio viaggi con strumenti, procedure e rapporti collaudati
• essere supportato dalla dirigenza
• avere altri obiettivi oltre al risparmio di costi
• occuparsi di viaggi lunghi

Chi ha il travel come mansione accessoria, quindi, ritiene di primaria importanza il risparmio di tempo. Questo è sicuramente dovuto al fatto che questi professionisti hanno un’altra attività principale di cui occuparsi, quindi sono più soddisfatti se non devono togliere troppo tempo. 

Per quanto riguarda coloro che si occupano principalmente di business travel, invece, gli elementi di soddisfazione sono:

• essere supportati dalla dirigenza
• avere il risparmio come obiettivo principale
• gestire viaggi lunghi
• potere supportare i viaggiatori
• fare ampio uso delle nuove tecnologie

Come si può comprendere, le due figure hanno alcuni elementi in comune, ma chi deve gestire i viaggi come mansione principale preferisce un maggiore coinvolgimento personale. Essendo i viaggi aziendali la principale attività, il supporto ai colleghi in trasferta è un forte elemento di soddisfazione, così come il fatto di dover risparmiare non è percepito come un peso, ma come una sfida ambiziosa.

La chiave di lettura, in questo caso, è il come le aziende misurano il ROI dei viaggi di lavoro. Spesso, per mancanza di tempo o di risorse, il risparmio è l’unico elemento di giudizio positivo o negativo di un viaggio d’affari. Questo ostacola molto la formazione di una professionalità specifica, in quanto il lavoro del travel manager viene percepito come un qualcosa che chiunque può fare.

La felicità del viaggiatore e il raggiungimento degli obiettivi, come la firma di un nuovo contratto o la riuscita di un evento internazionale, sono gli aspetti che dovrebbero essere considerati per giudicare se un viaggio è stato positivo o meno, non solamente l’aspetto economico. Questo permetterebbe sia un maggiore impegno da parte dei responsabili, sia una maggiore soddisfazione degli stessi, perché si sentirebbero valutati per tutto ciò che fanno - che va ben oltre il semplice risparmio sul budget - valorizzando quindi le loro competenze e il loro lavoro.

È dunque necessario comprendere quali siano le reali esigenze dei travel manager e cercare di valorizzare sempre di più questa figura professionale, garantendo una formazione adeguata e le risorse necessarie per svolgere al meglio i propri compiti. Essere soddisfatti del lavoro e dell’ambiente dove questo si svolge sono elementi significativi per ogni professione, ma soprattutto del travel manager, figura ancora troppo poco valorizzata.

Scopra come ottimizzare i costi di trasferta senza incidere sul budget aziendale, grazie al programma gratuito PartnerPlusBenefit. Clicchi per scoprire tutti i vantaggi e per iscrivere subito la sua azienda!