Tra i compiti svolti quotidianamente dalla segreteria generale c’è l’organizzazione delle trasferte del capo e dei collaboratori, attività che richiede un’attenzione mirata ai dettagli, nonché un controllo scrupoloso di tutte le fasi coinvolte.

A supporto delle funzioni gestionali esistono strumenti utili a pianificare i viaggi aziendali al meglio e raggiungere, così, gli obiettivi di contenimento dei costi e soddisfazione delle diverse esigenze. Ne parliamo nell'articolo che segue.

Come pianificare i viaggi aziendali non lasciando alcun dettaglio al caso

Organizzare un viaggio per i vertici aziendali comporta una gestione scrupolosa di tutte le attività.

Posto che il tempo a disposizione è uno dei fattori cruciali per definire al meglio i dettagli, non è sempre possibile pianificare i viaggi aziendali con largo anticipo; impegni posticipati, riunioni organizzate in breve tempo e progetti ongoing spesso rendono necessaria la prenotazione di voli, servizi e strutture nell'arco di pochi giorni.

Ovviamente, soprattutto in queste circostanze è fondamentale che l’assistente di direzione o la segreteria generale abbiano un quadro di riferimento dei compiti da portare a termine, affinché non si trascurino elementi importanti.

Nelle prossime righe vedremo quali sono gli aspetti da vagliare, con alcune indicazioni sui supporti ai quali affidarsi per rendere le attività più efficienti.

Individuare gli strumenti e i partner giusti

Ancora prima di pianificare i viaggi aziendali, occorre individuare strumenti e risorse utili alle fasi organizzative. Applicazioni, piattaforme per la prenotazione di strutture per il pernottamento, dispositivi portatili e servizi digitali evoluti come i chatbot stanno rivoluzionando la gestione delle trasferte rivelandosi alleati preziosi. Le tecnologie più innovative permettono di monitorare l’itinerario dei business traveller in tempo reale e apportare modifiche intervenendo direttamente sulla prenotazione. I dati forniti ai passeggeri sono informazioni fondamentali per garantire un’esperienza in viaggio ottimale, personalizzata e sicura.

E a sostegno del lavoro quotidiano dell’assistente di direzione? Avviare una partnership per delegare a terzi le attività organizzative è una scelta percorribile, soprattutto per le piccole o medie imprese in cui non esiste una figura dedicata che si occupi esclusivamente della gestione dei viaggi d’affari. Tra i fornitori di servizi outsourcing, emergono le agenzie viaggio che si distinguono per la professionalità e la scrupolosità con cui operano; tra i loro obiettivi prevale la ricerca di soluzioni che ottimizzino costi e tempi, garantendo supporto e assistenza anche in caso di imprevisti.

Allinearsi con i business traveller

Una volta selezionati i tool e le risorse ai quali affidare la gestione del viaggio d’affari è il momento di passare alla fase operativa dell’organizzazione del viaggio, confrontandosi con i business traveller circa i dettagli della trasferta.

I primi aspetti da definire sono le attività che attendono fuori sede: occorre concordare, ad esempio, il giorno di partenza e quello di rientro, prevedendo eventualmente su richiesta del collaboratore giorni extra di relax nel Paese di destinazione. È importante ricordare che, tra i compiti della segreteria generale, c’è il controllo e l’aggiornamento periodico dell’agenda dei vertici aziendali perché non si sovrappongano impegni o riunioni.

Ulteriori aspetti da non sottovalutare, in fase di valutazione e prenotazione di servizi, voli e pernottamenti sono le abitudini del capo e dei colleghi. Se da un lato pianificare i viaggi aziendali presuppone scelte oculate in merito alle opzioni di partenza e arrivo da determinati aeroporti o agli orari dei voli, altre si basano su preferenze ed esigenze espresse dai business traveller. Allergie, intolleranze e stili alimentari, fino alla prenotazione di un’auto a noleggio sono tra gli elementi da considerare durante la fase operativa dell’organizzazione.

Gestire efficientemente eventuali imprevisti

Una pianificazione ottimale ed efficiente di tutte le attività non può lasciare alcun dettaglio al caso. Il consiglio da seguire per tutelare i passeggeri da eventuali condizioni sfavorevoli? Stipulare un’assicurazione completa che preveda una copertura nel caso in cui si verifichi una situazione inattesa.

È sempre raccomandabile prevedere un’assicurazione sanitaria in territori extra UE, ma in linea generale quali altre coperture è opportuno prevedere? È consigliabile assicurare i dispositivi digitali con cui si viaggia, soprattutto se aziendali. Attivare una copertura che intervenga a tutela degli ospiti in caso di disguidi con i pernottamenti è un’altra opzione da valutare quando si organizza un viaggio d’affari aziendale.

Nell'articolo di oggi abbiamo evidenziato l’importanza di avere chiare le attività da portare a termine prima di pianificare i viaggi aziendali.

Impegni e riunioni, spesso indette all'ultimo momento, incidono sull'organizzazione della trasferta che deve essere definita in tutti i suoi dettagli in breve tempo.

Disporre di uno schema di attività da portare a termine permette di non lasciare nulla al caso, ma di ottimizzare le tempistiche a disposizione e garantire allo stesso modo un’esperienza di viaggio unica, orientata a risultati positivi.

Vuole sapere come contenere il budget dei viaggi aziendali senza che i colleghi in trasferta debbano rinunciare a benefit e comodità? Clicchi qui sotto e scopra come ottenere vantaggi con PartnerPlusBenefit!