Quando parliamo di mobilità internazionale, affrontiamo un tema attuale e sentito in modo particolare dalle piccole e medie imprese che, incrementando le proprie attività, gestiscono numeri sempre più in crescita.

Alla luce dei vantaggi e delle opportunità di business che le trasferte di lavoro generano, è fondamentale analizzare attentamente l’aspetto più pratico e operativo della gestione viaggi aziendali. Questo punto si rivela cruciale, soprattutto quando all'interno dell’impresa non esiste la figura del travel manager: in questi casi una delle soluzioni praticabili è la pianificazione in outsourcing. Ne parliamo nell'articolo di oggi.

I benefici di delegare la gestione viaggi aziendali a un fornitore di servizi

Affidare la pianificazione delle trasferte aziendali a un fornitore di servizi si può rivelare una scelta ottimale per diverse ragioni.

Le piccole e medie imprese difficilmente possono contare su una figura specializzata all'interno dell’azienda che si occupi esclusivamente della gestione viaggi aziendali. I numeri delle trasferte registrate da queste realtà, infatti, non sempre sono tali da giustificare l’inserimento di una persona in questa posizione. Di conseguenza, la prassi vede gestire la maggior parte delle attività da parte di un executive assistant o, più ampiamente, della segreteria dell’azienda.

Tra i servizi a supporto dell’assistente esecutivo, in fase di pianificazione, esistono proposte in outsourcing, ovvero servizi professionali forniti da terzi per la gestione delle pratiche alla base dell’organizzazione di una trasferta. Queste possono includere la stipula di convenzioni con strutture alberghiere, la prenotazione di auto a noleggio o il supporto in fase di compilazione delle note spesa.

Tra i fornitori di servizi outsourcing, le agenzie di viaggio sono figure ideali e complete per le PMI che richiedono un supporto attivo e, allo stesso tempo, non possono contare su una presenza interna consultiva e manageriale in tema di business travel.

In che modo l’agenzia si rivela un partner valido per chi si occupa di organizzare un viaggio d’affari?

Per rispondere a questa domanda è fondamentale vagliare attentamente compiti e responsabilità degli operatori turistici, in particolare:

• L’esperienza e la professionalità con le quali gestiscono le pianificazioni
• L’attenzione e la sicurezza garantite
• La gestione efficace del tempo a disposizione

L’esperienza delle agenzie ha permesso loro di acquisire competenze importanti sul campo, in tutte le fasi di gestione, in primo luogo la prenotazione di voli e hotel.

Questo aspetto è cruciale per un viaggio d’affari, perché influisce direttamente sulle attività dei business traveller. Per tale ragione è consigliato consultarsi con gli operatori turistici circa le disponibilità delle compagnie aeree da o per specifici aeroporti, informarsi circa gli orari dei voli, segnalare eventuali allergie o prenotare servizi aggiuntivi, come il wi-fi a bordo.

Il controllo delle spese fuori sede è un valore aggiunto da non sottovalutare quando si vagliano possibili partner oustourcing per la propria azienda. I travel manager dedicano alla pianificazione delle trasferte lo sviluppo di strategie di ottimizzazione dei costi, individuando e limitando quelli superflui, riorganizzando l’itinerario sulla base del massimale a disposizione.

Un altro elemento che mette in evidenza i vantaggi di una gestione viaggi aziendali in outsourcing è la sicurezza e l’attenzione con le quali operano i fornitori. Durante un viaggio d’affari è fondamentale attivare tutte le misure necessarie a salvaguardare la serenità e l’incolumità dei trasfertisti. In qualunque situazione, soprattutto all'estero, è possibile incorrere in inconvenienti e imprevisti, ma poter contare su un supporto fidato, in grado di rispondere celermente a qualunque problematica, fa la differenza.

Tra i servizi forniti, è possibile richiedere una consulenza in merito a documenti e pratiche di viaggio necessarie come l’eventuale stipulazione di un’assicurazione viaggi o informarsi circa misure sanitarie preventive.

Infine, delegare attività a professionisti del settore permette di ottimizzare i tempi interni dedicati alla pianificazione del viaggio d’affari, ridurre le possibilità di incorrere in errore, vista la mole quotidiana di lavoro da portare a termine e di garantire una gestione degli spostamenti ottimale in tutte le sue fasi.

Valutare l’itinerario più semplice, prenotare voli, verificare la disponibilità degli hotel e, infine, allinearsi al budget previsto sono compiti svolti egregiamente dalle agenzie travel, indirizzate a confrontarsi regolarmente con l’impresa in fase di valutazione, controllo e approvazione.

Nell'articolo di oggi abbiamo approfondito l’importanza della gestione viaggi aziendali in outsourcing, soprattutto per le piccole e medie imprese. Queste realtà, normalmente, non prevedono la presenza di un travel manager interno, piuttosto di un assistente di direzione che supporta il capo e i trasfertisti durante le fasi cruciali della pianificazione del viaggio d’affari.

Come abbiamo evidenziato oggi, i servizi outsourcing nel campo delle trasferte aziendali sono forniti da terzi e nascono per rispondere alla necessità di un supporto nell'adempimento di compiti fondamentali.

La prenotazione di voli, hotel, auto a noleggio e la verifica di misure necessarie, come l’assicurazione viaggio o sanitaria sono solo alcuni dei compiti svolti regolarmente da realtà esterne. 

Si pone, ancora una volta, il focus sull'importanza di affidarsi a operatori turistici che coadiuvino i compiti interni, permettendo all'azienda di ottimizzare i tempi a disposizione e focalizzarsi sui propri obiettivi.

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