Pianificare una trasferta aziendale per i collaboratori è un’attività tutt’altro che semplice che richiede tempo e risorse adeguate. Molto spesso i ritmi durante il viaggio d’affari sono serrati e nel giro di pochi giorni si devono fare combaciare impegni diversi. Per questa ragione, una programmazione scrupolosa delle prenotazioni, degli spostamenti, dei pernottamenti e degli impegni professionali a destinazione è fondamentale. 

Nell'articolo di oggi approfondiamo le 4 ragioni per cui il supporto di un’agenzia viaggi si rivela più che utile nella pianificazione di una trasferta di lavoro.

Perché affidare a un’agenzia l'organizzazione del viaggio d’affari

Mentre per quanto riguarda gli appuntamenti e le attività previste, è responsabilità dell’assistente di direzione occuparsi della stesura dell’agenda consultandosi regolarmente con il capo o con i colleghi, la gestione pratica della trasferta può essere coadiuvata da un’agenzia viaggi e da tour operator esperti e competenti. 

Il supporto di un partner è fondamentale in tutte le organizzazioni aziendali in cui le trasferte fanno parte delle attività quotidiane gestite regolarmente dall'organico. 

Ogni volta che si procede alla pianificazione delle attività fuori sede del proprio capo e dei collaboratori, il focus è indirizzato sugli impegni lavorativi nella città di destinazione, la concreta motivazione della trasferta.

Le priorità, quindi, indirizzano il personale amministrativo o l’assistente di direzione a rivolgersi a tour operator che provvedono a espletare le dovute procedure pratiche, occupandosi quindi di confrontare tariffe, organizzare gli spostamenti e prenotare gli hotel. 

Qual è l’obiettivo finale della partnership? Supportare a 360 gradi e in modo efficiente la gestione dei processi per non compromettere i risultati di business. 

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Approfondiamo nei prossimi paragrafi le 4 ragioni per cui affidare la gestione del viaggio d’affari ad un’agenzia si rivela la scelta giusta.

1. Ottimizzazione dei costi

La gamma di servizi delle compagnie aeree comprende le opzioni più disparate. L’errore più comune, in fase di prenotazione, è valutare esclusivamente soluzioni apparentemente vantaggiose dal punto di vista economico, senza considerare dettagli che incidono in modo significativo sulla trasferta di lavoro: 

• orari di partenza e di arrivo
• distanza dall’aeroporto
• necessità di un servizio transfer
• pasti da consumare

Se non tenuti in considerazione, questi aspetti possono dare luogo a spese impreviste che, inevitabilmente, saranno riportate in nota spese dai dipendenti. Affidare la gestione pratica degli itinerari alla valutazione di professionisti del settore, quindi, permette di assicurare ai business traveller le soluzioni più idonee alle proprie esigenze. 

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2. Gestione del tempo

Il tempo dedicato alla pianificazione dell’itinerario, alla prenotazione di voli e hotel e alla valutazione delle tariffe in linea alle direttive delle policy aziendali interne può influire sulle altre attività in corsa. L’assistente di direzione e il personale amministrativo sono coinvolti, oltre che nella gestione degli aspetti più burocratici, anche nella realizzazione dell’agenda di lavoro, attività che necessità una preparazione particolare.

Gli impegni previsti a destinazione sono il motore d’azione del viaggio d’affari e i risultati di business rispondono ad un’organizzazione meticolosa degli appuntamenti e all'ottimizzazione delle performance dei collaboratori in trasferta, focalizzati solo sulle proprie responsabilità.

3. Monitoraggio dei dati

Affidare la gestione delle prenotazioni ad un’agenzia viaggi permette all'azienda di monitorare dati fondamentali per revisionare e aggiornare le travel policy interne. Infatti, tenendo traccia delle statistiche relative a voli, sistemazioni, luoghi visitati e giornate medie in viaggio, è possibile disporre di report aggiornati sulla base dei quali definire nuovi regolamenti e riadattare budget e relativi massimali che coprano costi e servizi ritenuti necessari.

4. Garanzia di sicurezza

La sicurezza è un tema fortemente sentito tra i viaggiatori d’affari europei; è priorità aziendale garantire ai business traveller le misure idonee a salvaguardare la propria incolumità, limitando rischi, problematiche e inconvenienti. Il personale di un’agenzia, regolarmente informato su dinamiche e fattori non sempre generalmente conosciuti, è in grado di offrire la dovuta assistenza a chi si occupa di organizzare spostamenti fuori sede. Non solo sicurezza, però: ecco su quali informazioni è possibile confrontarsi con l’agenzia viaggi incaricata di supportare la pianificazione della trasferta di lavoro.

• Documenti necessari ed espletamento di pratiche (ad esempio i visti d’ingresso)
• Assistenza sanitaria e misure preventive
• Assicurazione viaggi

Nell'articolo di oggi abbiamo esaminato le 4 ragioni principali che spingono sempre più aziende a rivolgersi ad agenzie che supportino l’organizzazione e la pianificazione dei viaggi d’affari, agevolando così compiti e responsabilità dell’assistente di direzione o dell’ufficio preposto.

Le attività in cui è richiesto il sostegno maggiore riguardano l’aspetto più burocratico e procedurale delle trasferte, ovvero la valutazione di tariffe, servizi, orari di partenza e di arrivo e sistemazioni in hotel. Il ruolo dell’agenzia viaggi si rivela fondamentale per coadiuvare le mansioni interne aziendali e permettere all'Executive Assistant di focalizzarsi unicamente sulla definizione dell’agenda di viaggio e degli impegni in programma.