Con il termine corporate communication si fa riferimento a un insieme di attività strategiche che hanno l’obiettivo di dare vita ad un’immagine solida e positiva dell’organizzazione. È proprio a partire da questa idea che storia, valori e obiettivi di business prendono vita. 

Affinché tutto ciò si realizzi è fondamentale che si creino rapporti di fiducia e coesione all'interno dei team, tra i dipartimenti, ma soprattutto con i propri capi. 

L’articolo di oggi sarà dedicato alla comunicazione aziendale, analizzerà elementi e vantaggi di questo aspetto cruciale per le realtà organizzative, di cui spesso si sottovaluta l’importanza.

Come migliorare la comunicazione aziendale?

Assicurandosi che il clima aziendale positivo contribuisca a sviluppare idee creative e a stimolare la motivazione dei dipendenti. 

In questo senso, l’executive assistant ha un ruolo determinante. Come aiutare questa figura fondamentale a contribuire al miglioramento di tutte le relazioni interne?

Ecco i 10 consigli utili che svilupperemo nelle prossime righe.

La comunicazione interna ha un ruolo determinante per i processi aziendali, le strategie attive e l’operatività di tutti i giorni. Le relazioni all'interno dell’organizzazione sono fondamentali per dare vita a progetti di successo: opportunità di business, motivazione al lavoro e focus costante sono solo alcuni degli elementi che sono direttamente influenzati da relazioni solide e mature.

Passiamo ora all'analisi dei 10 suggerimenti utili a migliorare la comunicazione aziendale e creare un clima sereno e trasparente.

Conoscere i propri colleghi

Uno dei primi aspetti da monitorare nel momento in cui l’azienda assume una nuova figura è il suo corretto inserimento. Normalmente, la segreteria di direzione, accompagnata da un collega di dipartimento, si occupa di accogliere le nuove risorse e mostrare loro gli uffici, nonché sbrigare le prime pratiche, come la registrazione all'interno del sistema di ingresso e la consegna dei dispositivi aziendali. Buona norma è non dimenticarsi dei nuovi arrivati non appena si conclude il primo giorno di lavoro, ma assicurarsi che le prime settimane proseguano perfettamente, che non ci siano dubbi in merito a regolamenti e normative esposte ed eventualmente provvedere a chiarire qualsiasi domanda in merito.

Ma non è tutto, pranzare in gruppo, organizzare attività di team-building e dedicare qualche minuto, magari due volte al giorno ad una pausa caffè per spezzare i ritmi lavorativi sono alcuni consigli che è bene seguire per supportare l’integrazione e la conoscenza tra colleghi.

Essere proattivi

Al giorno d’oggi la proattività è una caratteristica fondamentale, ricercata da tutti i recruiter in fase di selezione del personale, un valore aggiunto per ogni progetto di successo. Pensare e agire anticipando i tempi da un lato ottimizza le risorse coinvolte permettendo di portare a termine i compiti entro le scadenze prefissate e, dall'altro, definisce soluzioni ad hoc e nel minor tempo possibile.

Un esempio concreto è la programmazione dei viaggi d’affari del capo e dei colleghi; in questo caso essere proattivi non solo favorisce un’organizzazione dei dettagli minuziosa e attenta, ma garantisce un’azione repentina in caso di necessità o all'insorgere di inconvenienti.

Il ruolo dell'executive assistant, in questi casi, è cruciale per pianificare al meglio le attività previste: a questo proposito è essenziale che si instaurino relazioni basate sul confronto continuo.

Approfondiamo questo aspetto nel prossimo paragrafo.

Attivare soluzioni idonee

Si tratta di un aspetto che si integra perfettamente a quanto discusso nei consigli precedenti. La proattività ha a che vedere con la realizzazione che una eventualità possa presentarsi.

Come inquadrare l’azione vera e propria in questo contesto? 

Prima di tutto, è necessario individuare la condizione che, molto spesso, ostacola la ricerca di soluzioni o risposte a problematiche note. La causa primaria è il timore di esporsi e incorrere in errori. Ancora una volta, una corretta interpretazione della comunicazione aziendale supporta questa eventualità, ricordando che se si instaura fin dal principio un clima sereno, in cui ognuno è invitato a prendere una posizione, esponendola con fermezza, allora si creeranno molte occasioni di sano confronto in futuro.

Essere trasparenti

La comunicazione in azienda deve fondarsi su pilastri chiave, come lealtà, genuinità e chiarezza o più semplicemente su un approccio trasparente. Questo punto è molto di più di un semplice suggerimento, è un elemento da integrare a 360 gradi all'interno della visione e dei valori aziendali.

Executive assistant, direzione e dipartimenti dovrebbero supportare appieno i concetti di lealtà e chiarezza, riconoscendo che un orientamento di questo tipo permette di stimolare la creatività delle risorse, ma non solo. Lavoro di squadra e rispetto reciproco assumono un ruolo decisivo nello sviluppo di progetti e nella crescita del business.

Scindere i rapporti personali da quelli professionali

Questo suggerimento non vuole essere un monito per tutti coloro che, in azienda, instaurano rapporti amichevoli. Come già anticipato in questo articolo, è importante approfondire le conoscenze sul luogo di lavoro, considerando anche il numero medio di ore trascorse in ufficio.

Relazioni di stima e fiducia reciproca sono importanti ai fini di una collaborazione solida e duratura; occorre, però, evidenziare alcune giuste considerazioni, che possono essere utili soprattutto alla segretaria di direzione, abituata a confrontarsi quotidianamente con molte persone. 

Instaurare buoni rapporti, frequentarsi al di fuori degli orari lavorativi, godere della pausa pranzo o caffè insieme non sono assolutamente atteggiamenti fuori luogo, anzi. Ciò a cui è bene fare attenzione è non confondere rapporti personali e professionali, soprattutto durante progetti in team che coinvolgono più persone, ma rispettare la parola e il pensiero di tutti allo stesso modo.

Dare feedback costruttivi 

Uno degli strumenti utilizzati dalla comunicazione moderna in azienda è il colloquio di feedback. Si tratta di un vero e proprio supporto alla consapevolezza, al miglioramento e all'ottimizzazione di comportamenti o modus operandi.

Se approfondite tutte le sue potenzialità, risultati e performance miglioreranno rapidamente.

Ecco qualche suggerimento utile per approcciarsi al meglio a questo strumento.

Prima di dare e ricevere un feedback è importante saperlo formulare e apprezzare. Chi è interessato a dare un riscontro in merito all'operato di qualcuno deve valutare attentamente come impostare il messaggio. Si tratta di un commento costruttivo? O piuttosto di una critica che poco aiuterà chi la riceverà?

Un altro aspetto fondamentale riguarda il momento in cui si riceve un feedback. Si è pronti per ascoltare ciò che qualcuno ha da dirci? O la dovuta riflessione lascia spazio alla delusione?

Per dare e ricevere feedback è essenziale conoscerne la natura, saper individuare e analizzare gli spunti costruttivi che hanno il solo obiettivo di ottimizzare aspetti lavorativi.

Valorizzare l’impegno degli altri 

Questa sfumatura si ricollega a quanto appena detto nel paragrafo precedente: l’impegno degli altri va premiato, sempre. In un momento di successo in cui un progetto o un contratto si è concluso nel migliore dei modi occorre riconoscere i meriti, ma attenzione ai lavori di squadra.

Gli aspetti basilari della corporate communication vogliono che il raggiungimento degli obiettivi sia condiviso tra tutti coloro che hanno contribuito al risultato.

Come comunicare un successo aziendale? Un brindisi tra colleghi, una riunione in cui si riassumono i punti chiave di un meeting o un pranzo tra membri del team sono occasioni di condivisione uniche che migliorano il benessere in azienda, distendono il clima dopo un periodo di duro lavoro e pressione e valorizzano l’impegno quotidiano dei collaboratori.

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Dimostrarsi affidabili e attenti

Svolgere i compiti con cura e attenzione è fondamentale, soprattutto se, in quanto executive assistant, si è responsabili di procedure organizzative e di controllo per il capo e i collaboratori.

Le normali attività quotidiane, infatti, presuppongono lo svolgimento di compiti e il rispetto di scadenze nei termini prestabiliti. Dimostrarsi attenti e precisi, in questa fase, contribuisce a rafforzare le relazioni professionali e incrementare fiducia e aspettative nel proprio operato.

Un esempio concreto che supporta questa tesi è il controllo del budget a disposizione e dei relativi costi per le trasferte fuori sede, un’attività che comporta la revisione costante delle procedure che, impattando sulle spese aziendali, hanno una valenza significativa.

Dare risposte tempestive

Chi meglio dell’assistente di direzione sa cosa vuol dire interfacciarsi con più figure nell'arco della propria giornata?

Oltre a riconoscere l’importanza di rapportarsi con le risorse in azienda, la segretaria di direzione impara a gestire fin dal principio priorità e impegni, rispettando minuziosamente l’agenda. Chiaramente, se alcune attività sono anteposte ad altre è fondamentale definire gli impegni per urgenze e necessità senza mai dimenticarsi di dare un riscontro a tutti.

Un atteggiamento di questo tipo, oltre a essere professionale e chiaro, influisce direttamente sulla comunicazione, sul clima e sulle relazioni in azienda che meritano allo stesso modo concentrazione e attenzione.

Promuovere l’organizzazione in cui si lavora

Un ultimo suggerimento è quello di valorizzare la propria realtà aziendale.

Cosa significa nello specifico? Riconoscere la mission, la storia, i valori e i successi è il primo passo per esserne i primissimi leader e saperne comunicare gli obiettivi all'esterno. Non si tratta unicamente di portare a termine compiti e doveri ma di riconoscere pienamente il proprio ruolo all'interno dell’organico, supportare la crescita e un percorso costruttivo per tutte le risorse.

L’articolo di oggi ha analizzato la comunicazione aziendale attraverso dieci suggerimenti utili a migliorarla. È a partire da questo aspetto, infatti, che si dà vita a relazioni professionali durature e solide, un elemento senza il quale sarebbe improbabile pensare di costruire rapporti di fiducia con partner e clienti.  Infatti, è a partire dal confronto continuo interno che si può imparare ad affrontare sfide ambiziose e a interfacciarsi con diversi attori in gioco. 

In questa pagina abbiamo sviluppato dieci tematiche dalle quali partire per stimolare relazioni chiare, trasparenti e dirette, perché non cominciare subito a implementarle?

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