Il tema dell’organizzazione viaggi aziendali è piuttosto ampio e più complesso di quanto si possa immaginare.

Che si tratti della prenotazione per un collega o un manager oppure della sua trasferta imminente, viaggiare sicuri è certamente l’obiettivo numero uno, ma esistono molte variabili da considerare per ottimizzare ogni aspetto.

Ne parleremo in questo articolo nel quale le offriremo alcuni consigli esperti suddivisi per le diverse fasi dei viaggi d’affari:

• prenotazione
• preparazione della valigia
• trasferta

I consigli degli esperti per la prenotazione dei viaggi d’affari

Il primo consiglio che viene in mente a chi viaggi spesso per lavoro riguarda l’iscrizione a programmi frequent flyer (come Miles and More e MileagePlus giusto per citare 2 esempi): si tratta di piani di fidelizzazione che non costano nulla, ma che consentono di accumulare punti e guadagnare vantaggi esclusivi sia dalle compagnie aeree che dalle aziende partner.

Se desidera passare direttamente ai consigli sulla preparazione della valigia e sull'organizzazione del tempo a destinazione, può cliccare la voce nell'elenco sotto.

Collegamenti rapidi:

• preparazione della valigia
• organizzazione del tempo a destinazione

Per ottenere il massimo da un programma vale la pena limitare, per quanto possibile, le prenotazioni dei propri viaggi a uno, massimo 2 gruppi di compagnie aeree. Ovviamente ciò vale soprattutto se le sue trasferte riguardano sempre la medesima destinazione, ma a seconda della compagnia e degli aeroporti serviti non è difficile accumulare miglia dai propri viaggi d’affari.

Vuole scaricare la guida gratuita ai viaggi aziendali? Clicchi qui!

A proposito degli aeroporti serviti, sebbene le spese di viaggio estero siano una delle voci di costo da controllare e contenere in azienda, non sempre la convenienza apparente di una compagnia aerea corrisponde a un reale vantaggio economico. Il minor costo comunicato, infatti, nasconde spesso una mancanza di servizi ritenuti non solo graditi, ma indispensabili da chi viaggia per lavoro. Parliamo del bagaglio in stiva gratuito o dei pasti a bordo che molte compagnie aeree low cost non comprendono nella tariffa, ma anche della possibilità di effettuare un upgrade tramite miglia (ad esempio l’accesso a Lufthansa Business Class può essere gratuito da Premium Economy se decide di spendere le miglia accumulate per rendere più confortevole la sua trasferta).

A questo proposito, esistono numerose applicazioni per monitore il proprio conto miglia che si rivelano utilissime per sapere qual è il momento giusto per riscattarle, ottenendo vantaggi che vanno dall'upgrade della classe di viaggio, già citata, all'accesso alle lounge aeroportuali, fino a premi veri e propri da ricevere direttamente a casa. Le stesse applicazioni consentono di digitalizzare buona parte del viaggio, con la possibilità di effettuare il check-in e salvare la carta d’imbarco sullo smartphone, ma anche di avere a portata di mano i dati del proprio volo e il numero del Servizio Clienti.

In caso di cancellazioni o di necessità di cambiare volo, le sarà possibile ricevere assistenza immediata evitando code al banco in aeroporto.

Quello delle cancellazioni è un vero e proprio tasto dolente, perché, soprattutto quando si viaggia per lavoro, tutto è programmato alla perfezione e un solo intoppo potrebbe causare ritardi e disagi all’intera azienda.

Pensi a cosa potrebbe succedere se, viaggiando per raggiungere una fiera dall'altro capo del mondo, uno dei voli venisse cancellato o subisse un ritardo per qualunque motivo. La certezza di viaggiare sicuri deriva anche dalla consapevolezza di avere alle spalle una compagnia aerea con una rete di partner e una flotta sufficientemente corposa da potere garantire al viaggiatore di raggiungere la sua destinazione sia all'andata che al ritorno, ovviamente!  

Sempre a proposito delle prenotazioni di viaggi d’affari, anche gli hotel possono entrare a fare parte della raccolta punti, infatti spesso i programmi delle grandi catene alberghiere prevedono delle partnership con quelli delle compagnie aeree. In questo caso, il consiglio per rimanere nel budget è duplice:

• in caso di fiere o eventi particolarmente frequentati, prenoti con largo anticipo, per evitare di soggiornare a chilometri di distanza o di spendere cifre eccessive;
• se possibile, provi a prenotare all’ultimo minuto e vedrà che spesso le camere migliori vengono proposte a tariffe scontate!

Un altro punto da tenere in considerazione è il piano telefonico per chiamare e accedere a internet: a seconda della destinazione, potrebbe essere necessario prevederne uno particolare per non avere brutte sorprese in bolletta il mese successivo. Ovviamente può essere utile anche che l’albergo prenotato offra la connessione wi-fi gratuita e che questa sia veloce per potere lavorare.

Molte compagnie oggi prevedono, tra gli altri, il servizio di wi-fi in aereo: si tratta di un extra che in alcuni casi può essere gratuitamente aggiunto alla propria prenotazione, sempre grazie alle miglia accumulate.

Preparazione della valigia

Uno dei segreti dei frequent flyer riguarda la capacità di viaggiare con solo un bagaglio a mano. Saperlo organizzare per ogni tipo di viaggio aziendale è una vera e propria maestria: che si tratti di una trasferta lunga o di una breve, il trolley da cabina può rivelarsi sufficiente, purché si sia efficienti con la preparazione.

Nella pellicola del 2009 Tra le Nuvole, il personaggio interpretato da George Clooney, Ryan Bingham mette in guardia la nuova collega Natalie, alla sua priam trasferta, sull’importanza della scelta del bagaglio. Per la giovane donna è solo un trolley e per lei va benissimo quello che ha, ma l’esperto Ryan ha una vera e propria filosofia riguardo al bagaglio: non deve ostacolare gli spostamenti, ma essere a mano, per un imbarco veloce. Alle rimostranze di Natalie, l’esperto collega risponde che stivare il bagaglio richiede circa 35 minuti a volo. Per una persona che, come lui, viaggia 270 giorni all’anno, si tratta di 157 ore. Sette giorni totali “sprecati” per non essere stati efficienti nella preparazione della valigia? Forse sono un po’ troppi.

Ecco una clip del film nella quale si vede il protagonista alle prese con la preparazione del trolley:

Di quanti oggetti pensa di avere bisogno? Ecco, provi a metterne in valigia qualcuno meno. Stili una lista e depenni alcuni elementi, probabilmente al ritorno si renderà conto che avrebbe potuto eliminarne anche di più. Anche se non si può raggiungere la perfezione di un personaggio cinematografico, e quindi di finzione, non è detto che non si possa imparare qualcosa sui viaggi di lavoro! 

Scarichi qui la guida gratuita per individuare il bagaglio a mano più adatto al suo viaggio di lavoro!

Se il suo viaggio di lavoro prevede la partecipazione a una fiera, può essere necessario portare con sé un campionario che, a seconda dei casi, è più o meno pesante. In queste situazioni occorre prestare attenzione al peso del bagaglio in stiva e può rivelarsi utile una piccola bilancia digitale pesa-bagaglio. Per evitare costi extra all'imbarco, però, esistono anche i voucher Eccedenza Bagaglio, dei veri e propri benefit aziendali ottenibili grazie alla partecipazione a programmi di fidelizzazione come questo.

Tenere una valigia sempre pronto all’uso, per ogni evenienza, è un altro consiglio da frequent flyer: se le dovesse capitare di partire con strettissimo preavviso per un incontro last-minute, avrà un bagaglio già preparato con l’essenziale. Almeno la busta con i liquidi dovrebbe essere sempre pronta, per evitare di dovere svuotare e riempire a ogni viaggio i contenitori.

Tornando al contenuto del bagaglio, alcuni suggerimenti utili possono arrivare direttamente dal controllo delle previsioni meteo: indossare l’abbigliamento più adatto all’occasione è fondamentale per sentirsi a proprio agio in qualsiasi clima: consigliati, ad esempio, il lino in estate e il cashmere in inverno. Sempre in un’ottica di comodità, un’attenzione particolare va prestata ad abiti e calzature adatti che si intendono indossare durante il viaggio. E a proposito di accessori, meglio non esagerare, scegliendone di abbinabili agli abiti in valigia. Non dimentichi la sciarpa! È utilissima anche in aereo.

Per evitare che gli abiti si stropiccino in valigia, può essere utile lasciare le camicie nelle borse trasparenti della lavanderia. Se presentano comunque delle pieghe, si può usare il vapore: lasci l’abito per qualche momento vicino alla doccia calda e sarà come appena stirato!

Oltre al controllo degli adattatori elettrici per assicurarsi che siano corretti per il luogo di destinazione, è bene caricare i dispositivi elettronici la notte prima della partenza e posizionarli vicino alle chiavi per evitare di scordarli a casa.

Tra gli oggetti indispensabili e da ricordare sempre, arriviamo ai documenti di viaggio. 

Il passaporto, innanzitutto, da custodire possibilmente nello stesso luogo in casa, per non doverlo cercare freneticamente a pochi minuti dalla partenza. Attenzione anche alla sua scadenza, perché in Italia dura dieci anni, ma non può essere rinnovato, deve emesso come nuovo.

La carta d’imbarco, oggi, è ormai digitale e visualizzabile da dispositivi mobili, tramite le applicazioni wallet per smartphone e da quelle delle compagnie aeree. Il personaggio di Tra le Nuvole di cui abbiamo parlato poco fa avrebbe risparmiato ulteriore tempo prezioso: viaggiando con il solo bagaglio a mano, con il boarding pass elettronico, ci si può presentare direttamente ai controlli di sicurezza e al gate.

Ottimizzazione della trasferta

La scelta della fila ai controlli di sicurezza è un’arte, anch’essa descritta nel film con George Clooney. Gli elementi che possono indicare quale sia la fila da evitare sono, ad esempio, i viaggiatori con bagagli poco consoni (che verranno sicuramente ispezionati), le famiglie con tanti bambini e le persone poco avvezze ai viaggi che per qualche motivo rallenteranno la fila. Se si accoda a una colonna composta da altri viaggiatori d’affari, difficilmente perderà tempo.

Soprattutto per i voli particolarmente lunghi, prevedere una vera e propria routine è fondamentale a ottimizzare la trasferta di lavoro.

Si comincia dalla pianificazione dei pasti e delle ore di sonno. Se vuole dormire il più possibile, può mangiare prima ancora di imbarcarsi, approfittando dei ristoranti dopo i controlli di sicurezza (un’altra occasione per accumulare miglia, se convenzionati).

Tutte le attività pre-sonno possono essere anticipate: lavare i denti e indossare abiti comodi.

A bordo, quando si desidera essere serviti velocemente, il trucco degli esperti è richiedere un pasto speciale, perché questi solitamente vengono preparati con una certa priorità. Avrà tempo di gustarseli prima degli altri e dedicare il resto del volo alle attività preferite.

Se invece non prevede di dormire, perché all’arrivo a destinazione è notte e non vuole soffrire il jet lag,la routine può prevedere il posizionamento di libri o computer in una tasca separata del bagaglio a mano. Così facendo non perderà tempo frugando nella valigia per cercarli né ostacolerà il passaggio degli altri viaggiatori.

Se proprio non può fare a meno di lavorare, a bordo di molte compagnie aeree oggi è possibile anche telefonare e collegarsi a internet.

Nel corso di un lungo volo, cerchi di alzarsi e fare una piccola passeggiata ogni 90 minuti circa, faccia attenzione al consumo di alcolici e bevande zuccherate e lavi spesso le mani.

Una volta giunti a destinazione, gli esperti frequent flyer hanno alcuni consigli anche per gestire lo stress che la trasferta porta inevitabilmente con sé.

Dedichi qualche ora della sua agenda alla visita di luoghi nuovi o al semplice riposo. Non si tratta di vacanze, ma di viaggi d’affari, tuttavia del tempo libero per fare ciò che preferisce la farà tornare in ufficio con molta meno fatica accumulata!