Quando si parla di definizione delle policy aziendali, il travel manager svolge un ruolo fondamentale nel trovare modi efficaci per incrementare l’efficienza, contenere e ottimizzare le spese e supportare i collaboratori in caso di necessità, con l’obiettivo finale di accrescere il business. Gestire attentamente il viaggio d’affari porta benefici non solo economici, ma anche professionali.

Ecco alcuni consigli, nell'articolo che segue.

Come far rispettare la travel policy aziendale ai colleghi?

Perché venga rispettata, la travel policy aziendale deve essere facilmente comprensibile da parte dei collaboratori che devono avere la possibilità di seguire le procedure di prenotazione e di rimborso senza perdere troppo tempo.

Il rischio, infatti, è quello che i collaboratori rimangano insoddisfatti dell’esperienza di viaggio, con conseguenze negative sulle performance individuali e sulla fidelizzazione. È importante definire una policy semplice da seguire, che vada incontro alle necessità dei dipendenti e che aiuti l’azienda a tenere sotto controllo i costi del viaggio.

La travel policy è utile perché:

• aiuta a velocizzare le prenotazioni
• ottimizza le procedure di modifica dell’itinerario
• permette di monitorare i costi della trasferta
• tutela i collaboratori con chiare misure di sicurezza in viaggio

Anche se le policy aziendali possono variare in base agli obiettivi, al budget, all'organizzazione interna e alla cultura dell’impresa, ci sono alcuni punti chiave fondamentali che è bene ricordare. Eccoli di seguito.

1. Assicurarsi che la travel policy aziendale sia chiara e trasparente

Il primo importante passo è verificare che la travel policy sia definita in modo chiaro e facile da capire. In particolare, la politica di rimborso o modifica dell’itinerario deve essere assolutamente precisa, per evitare ogni malinteso. Dopo aver eliminato eventuali ridondanze, è bene inviare una copia del documento per email e organizzare un incontro con i colleghi per dare loro l’opportunità di fare domande e chiarire ogni dubbio.

2. Prevedere programmi di incentivazione

Anche se il dipendente sa bene di non dovere superare il tetto di spesa prefissato, non è semplice fare in modo che si rimanga al di sotto del budget.

Possono essere incentivati attraverso un rimborso parziale del budget non speso, benefit o upgrade per i viaggi futuri o ancora premi a fine anno per chi ha risparmiato di più.

In quest’ottica, iscrivere l’azienda a un programma di incentivazione può aiutare: scopra di più!

3. Includere le informazioni relative alla sicurezza

Uno degli obiettivi fondamentali di ogni travel policy è garantire la sicurezza dei dipendenti.

Per il travel manager, è importante delineare ogni procedura, assicurandosi di:

• chiedere ai colleghi l’itinerario (laddove non ne abbia visibilità tramite sistema di self booking) in modo da sapere dove si trovano in ogni momento
• avere i recapiti di hotel e alloggi
• fornire ai collaboratori informazioni e numeri utili in caso di emergenza
• descrivere le polizze assicurative stipulate dall'azienda e i relativi massimali

Oggi sono molti gli strumenti che consentono di tracciare il percorso dei colleghi in trasferta e aiutano a localizzarli in caso di necessità.

4. Fare in modo che i rimborsi siano rapidi

Come l’azienda chiede ai collaboratori di compilare rapidamente la nota spese, allo stesso modo i rimborsi dovrebbero avvenire nel più breve tempo possibile. Per questo, è necessario assicurarsi che l’approvazione della nota spese e il conseguente rimborso si verifichino senza ritardi, evitando così malumori e diminuzione della motivazione. Uno dei metodi più efficaci per gestire le spese della trasferta è l’introduzione di una carta di credito aziendale, per avere un maggiore controllo sul budget e facilitare l’attività del traveller.

5. Aggiornarsi costantemente

È importante controllare regolarmente la travel policy aziendale e aggiornarla quando necessario. In questo modo, sarà possibile sfruttare le tecnologie a disposizione. Anche se il management non prende in considerazione opzioni di sharing economy come Uber o Airbnb, è comunque bene conoscerne i dettagli, per essere preparati nel momento in cui un collega abbia bisogno di informazioni a riguardo. La trasparenza è sempre la chiave.

6. Essere pronti all'ascolto

I feedback dei collaboratori, anche se negativi, offrono spunti utili per fare valutazioni oggettive e migliorarsi continuamente. Il consiglio è prevedere dei questionari a cui rispondere anonimamente al rientro dalla trasferta. Per favorire la motivazione, prevedere viaggi bleisure è una delle tendenze più efficaci. Significa permettere ai collaboratori di rimanere a destinazione qualche giorno in più, per godersi del tempo libero. A volte questo permette anche di risparmiare sul costo dei biglietti aerei, evitando orari e giorni di punta.

Iscrivere l’azienda ai programmi di incentivazione delle compagnie aeree è un ottimo metodo per ottimizzare le spese e favorire la soddisfazione del dipendente. PartnerPlusBenefit permette di accumulare punti a ogni viaggio, da utilizzare per ottenere premi, upgrade, accesso alle lounge aeroportuali, bonus e tanto altro. Scopra di più cliccando qui!