Per molte aziende, il budget destinato alle trasferte non è tanto un costo vivo, quanto forma di investimento, perché i viaggi dei collaboratori e dei manager contribuiscono a favorire il raggiungimento di obiettivi a medio e lungo termine.

Tuttavia, anche quando non sono previsti tagli alle spese di viaggio, la loro ottimizzazione è necessaria, prima di tutto per evitare sprechi e per garantire continuità e crescita alla mobilità dell’organico.

Tra le diverse misure a disposizione, nel seguente articolo analizzeremo la possibilità di iscrizione a un programma di incentivazione per aziende e tutti i vantaggi che ne derivano.

Cos'è un programma di incentivazione per aziende

Parlando con i viaggiatori più esperti, uno dei primi suggerimenti per l’ottimizzazione della trasferta di lavoro è sicuramente l’iscrizione ai programmi dedicati ai frequent flyer, come Miles and More o MileagePlus. Grazie alle tratte prenotate ed effettivamente volate, oltre agli acquisti presso aziende partner in altri settori del quotidiano, si accumulano miglia da utilizzare per ottenere voli premio, regali o buoni sconto.

Con la stessa logica, e in parallelo ai piani per i frequent flyer, le imprese possono iscriversi gratuitamente al programma di incentivazione per aziende PartnerPlusBenefit che permette di accumulare punti per ogni prenotazione di volo operato da Lufthansa e dalle compagnie aderenti all'iniziativa.

Così, mentre i collaboratori accumulano miglia da utilizzare come preferiscono, magari per la prenotazione di voli per i familiari che li raggiungono in trasferta, in linea con la tendenza dei viaggi bleisure, le aziende possono usufruire di importanti vantaggi. Tra questi troviamo:

• upgrade alla classe di viaggio superiore in cambio di punti
• accesso a una vasta gamma di premi, articoli esclusivi e servizi dedicati

I punti acquisiti hanno una validità di 3 anni e, come abbiamo detto, i viaggiatori iscritti a Miles & More, per esempio, possono accumulare miglia contemporaneamente ai punti del programma di incentivazione aziendale. Inoltre, l’impresa può coccolare il personale in trasferta offrendo benefit senza intaccare il loro conto miglia personale né sforare il budget previsto dalle policy di viaggio.

Ulteriori suggerimenti per l’ottimizzazione delle spese di viaggio

Le travel policy sono delle procedure aziendali che regolano le trasferte, ma perché siano davvero efficienti e applicabili nel quotidiano devono mantenere il focus su alcuni aspetti fondamentali.

Il primo elemento da non trascurare è la sicurezza dei collaboratori in viaggio che oggi può essere supportata dall'uso di piattaforme che, oltre a consentire la gestione delle prenotazioni online, aiutano a monitorare gli spostamenti e forniscono assistenza in caso di necessità. Attenzione, non parliamo solo di destinazioni rischiose, ma di sicurezza che vengano rispettati gli impegni, quindi di gestire inconvenienti quali ritardi, cancellazioni e cambiamenti last minute.

Come conseguenza della certezza di viaggiare sicuri, il secondo aspetto importante da includere nelle policy è la garanzia della produttività nel corso della trasferta. Ciò significa prenotare i voli e gli spostamenti a destinazione in modo da non costringere i dipendenti a orari impossibili oppure prevedere qualche ora libera per esplorare i dintorni oppure dei piccoli momenti di relax, come l’accesso alle lounge in aereoporto.

Oltre a incrementare le performance, il benessere in viaggio concorre a migliorare la soddisfazione rispetto ai risultati raggiunti. Ed è proprio la soddisfazione il terzo elemento da considerare all'interno delle policy aziendali. Avere un organico sereno e motivato è alla base dei successi di un’impresa, a maggior ragione se i viaggi ne costituiscono una leva per l’incremento del business.

Ovviamente, anche l’aspetto dei costi non può non rientrare nelle procedure, ad esempio, possono essere incluse nelle possibilità di prenotazione solo le compagnie aeree che includono nella tariffa dei servizi essenziali al viaggio di lavoro oppure quelle che aderiscono al programma di incentivazione per aziende e concorrono a incrementare il saldo punti. Anche i massimali relativi al pernottamento e ai pasti devono essere regolamentati e uno dei suggerimenti per farli rispettare è l’introduzione di applicazioni per la gestione delle spese in trasferta. I pagamenti virtuali sono un altro strumento a supporto dell’ottimizzazione dei costi aziendali, perché ogni transazione può essere monitorata, verificata e inserita nella corretta contabilità, riducendo notevolmente i tempi per la compilazione delle note spese.

Per risparmiare davvero sui costi di trasferta, pianificare con attenzione e con un certo anticipo è essenziale. Cercare esclusivamente il minor costo può compromettere il benessere dei collaboratori che avranno la sensazione di non potere gestire il proprio tempo al meglio.

Tra le opzioni che coniugano convenienza e benefit, un programma di incentivazione per aziende è certamente una scelta consigliata, soprattutto perché si tratta di una soluzione gratuita.

Quelli che abbiamo elencato nell'articolo di oggi sono solo alcuni degli accorgimenti da prevedere quando si organizzano i viaggi aziendali. Clicchi qui sotto per scaricare la guida completa con 38 consigli per rendere le trasferte di lavoro sempre più piacevoli!