La gestione dei viaggi d’affari si è evoluta fino a includere strumenti e soluzioni sempre più innovative. Tra i supporti utilizzati, emergono i self-booking tool, vere e proprie agenzie viaggio digitali che offrono, tra i servizi, flessibilità in termini di prenotazione e un monitoraggio completo in tempo reale.
Come introdurre la novità in azienda? Ne parliamo nell'articolo di oggi.
Perché utilizzare i self-booking tool per pianificare i viaggi d’affari?
Gli strumenti di self-booking nascono dalla necessità di offrire ai business traveller strumenti di viaggio sempre più flessibili e allineati alle loro esigenze.
Oggi è fondamentale garantire ai collaboratori piena libertà di scelta, anche quando si tratta di rispettare gli impegni di lavoro fuori sede. Le persone riconoscono l’importanza di equilibrare la sfera professionale con quella privata e le aziende valorizzano, sempre più, questo elemento per attrarre giovani e promettenti talenti, ma non solo.
I collaboratori soddisfatti della propria posizione lavorativa, delle esperienze maturate e delle possibilità di crescita saranno più motivati a incrementare le performance in funzione di obiettivi personali e aziendali.
Ecco, quindi, che si rende necessario valutare strumenti e soluzioni innovative, per gratificare i dipendenti e riconoscerne il buon operato. Oltre ai benefit offerti per migliorare l’esperienza in viaggio, emergono altre considerazioni che impattano sul risultato di un progetto: la piena flessibilità in fase di organizzazione è una di queste.
I self-booking tool si sviluppano a partire dall'esigenza di combinare soluzioni di viaggio complete e che rispondano a qualunque necessità, alla gestione della trasferta in totale autonomia.
Il portale si serve di un GDS, l’acronimo di Global Distribution System, una rete informatica per la gestione delle prenotazioni. Per essere completo, deve poter includere tutti i servizi di un’agenzia viaggi, quindi la consultazione di orari, prezzi e disponibilità di voli, treni, hotel, transfer e auto a noleggio.
È fondamentale sottolineare che l’attivazione di questo strumento in azienda non è destinato a sostituire l’operato delle agenzie viaggio partner che hanno un ruolo determinante nella pianificazione delle attività e nell'ottimizzazione dei costi di viaggio. Si tratta piuttosto di tecnologie a supporto della figura del travel manager, le cui responsabilità sono cruciali per definire il budget e gli investimenti previsti e in seguito monitorare il ROI dei singoli progetti fuori sede.
È chiaro, quindi, che l’allineamento delle risorse e degli strumenti a disposizione risulta determinante per una pianificazione accurata e dettagliata di tutti gli aspetti del viaggio di lavoro.
I vantaggi che derivano dall'integrazione di self-booking tool tra i servizi in azienda
- I collaboratori hanno accesso in qualunque momento alle informazioni del viaggio: dalla data di prenotazione al costo della trasferta. In questo modo si ottimizzano i controlli e si velocizzano le modifiche.
- È possibile prenotare in completa autonomia, così come vagliare le soluzioni di viaggio preferite. Anche in questo caso i benefici sono diversi, oltre ad avere un resoconto completo delle prenotazioni effettuate, è possibile valutare l’integrazione di qualche giorno di vacanza al termine degli impegni previsti a destinazione.
- All'interno dei portali è possibile gestire il profilo dei business traveller e accedere a informazioni dettagliate, come quelle relative all'iscrizione a programmi fedeltà; in questo articolo potrà approfondire i vantaggi anche per le aziende.
- In qualunque momento, previa consultazione delle condizioni di prenotazione e delle travel policy aziendali, è possibile modificare, cancellare o posticipare un viaggio, verificando immediatamente le disponibilità.
Quanto approfondito nei paragrafi precedenti pone un focus su un altro aspetto fortemente in crescita, soprattutto tra i giovani talenti.
La sharing economy ha arricchito le soluzioni a disposizione dei collaboratori in viaggio, offrendo un nuovo volto delle trasferte aziendali. Questo modello permette di utilizzare e condividere beni, competenze, servizi e tecnologie, di fatto allineandosi e rispecchiandosi alle tendenze di oggi.
Le esigenze cambiano e l’offerta del mercato risponde prontamente per garantire servizi su misura che guidino gli user verso la medesima direzione.
Nell'articolo di oggi abbiamo esaminato gli aspetti più significativi dei self-booking tool, le piattaforme di prenotazione che si stanno integrando nella gestione quotidiana degli affari fuori sede. Come abbiamo visto, l’adozione di nuove tecnologie dovrebbe essere concepita nell'ottica di un sistema integrato di strumenti e attività, nel quale ognuno è responsabile di attività e obiettivi precisi.
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