Viaggiare per lavoro permette di accrescere il proprio know-how sul campo e di mettere in pratica strategie sviluppate e pianificate da tempo: un’opportunità di crescita professionale e personale unica. Oltre ad approfondire gli aspetti più operativi delle trasferte, che sicuramente ricoprono un ruolo chiave nel supporto di progetti aziendali ambiziosi, è utile trattare di un tema più pratico: come viaggiare informati?

Nell'articolo di oggi evidenzieremo le aree che meritano un’analisi accurata per preparare al meglio i business traveller alle responsabilità fuori sede.

Come viaggiare informati ed evitare l’insorgere di imprevisti

Le trasferte hanno un ruolo cruciale nella vita dei collaboratori in azienda. Oltre a incoraggiarli con attività nuove e stimolanti, contribuiscono al miglioramento delle performance e della soddisfazione.

Esistono, però, aspetti che esulano dalle motivazioni del viaggio e che è bene conoscere per mantenere il focus e la concentrazione unicamente sui propri obiettivi. Nell'articolo di oggi viene evidenziata l’importanza delle procedure incluse nelle travel policy aziendali e di quelle previste nel Paese di destinazione. Gli argomenti trattati sono cliccabili direttamente nella tabella seguente.

Non solo obiettivi da portare a termine. I viaggi d’affari supportano la strategia aziendale e offrono l’opportunità unica di approcciarsi ad altre realtà, conoscere abitudini, ritmi e culture diverse e, di conseguenza, modellare il business sulla base delle richieste degli specifici mercati.

 Risulta fondamentale, quindi, conoscere gli aspetti peculiari del Paese di destinazione al fine di adattarsi al meglio durante il periodo di permanenza, da un lato e concludere senza imprevisti progetti e accordi pianificati da tempo, dall'altro.

La gestione delle attività finalizzate a salvaguardare la sicurezza dei business traveller in trasferta prende il nome di travel risk management e include al suo interno la valutazione delle situazioni rischiose e gli strumenti che offrono la dovuta assistenza con il supporto delle tecnologie digitali più innovative.

Integrare una travel policy che, tra le normali procedure, preveda di occuparsi dell’organizzazione degli spostamenti da un punto di vista precauzionale è senza dubbio propedeutico a qualsiasi progetto fuori sede.

Nei prossimi paragrafi, un approfondimento dei temi per i quali è opportuno partire preparati, onde evitare difficoltà nella gestione di problemi o imprevisti. Cominciamo dal primo suggerimento.

La salute dei collaboratori in viaggio

Il benessere psico-fisico è uno degli aspetti più importanti da tutelare in previsione di una trasferta.

Quando si parla di attenzione alla salute, in tema di viaggi aziendali, si fa riferimento alle sane abitudini quotidiane da mantenere per preservare la forma fisica e alla possibilità di accedere a cure e assistenza mediche nel Paese di destinazione.

Per quanto riguarda lo stile di vita è importante riconoscere che, soprattutto in viaggio, fisico e mente necessitano di un riguardo particolare. Durante gli spostamenti, infatti, l’equilibrio psicofisico è esposto a cambiamenti in termini di orario, alimentazione e attività. I ritmi serrati impongono una rivalutazione delle priorità e molto spesso a risentirne è il proprio benessere.

È opportuno seguire alcuni suggerimenti utili per la cura della persona: eccoli di seguito.

• Adottare una corretta alimentazione è fondamentale per mantenersi in salute. Per questo motivo, tra le considerazioni da fare quando si pianifica un viaggio d’affari si dovrebbe prevedere una colazione ricca e variegata da includere nella tariffa del soggiorno. È bene ricordarsi di consumare cibi nutrienti e salutari ed evitare snack confezionati e ricchi di conservanti, sali o grassi aggiunti. Allo stesso modo, bere almeno 1,5 litri di acqua al giorno mantiene inalterata l’idratazione del corpo e contribuisce a eliminare l’accumularsi delle tossine dannose.

• L’attività fisica è un altro aspetto da non sottovalutare per gli enormi benefici che apporta, dalla riduzione dello stress alla prevenzione di malattie. Concedersi qualche minuto per una corsa all'aria aperta o, dove possibile, in palestra contribuisce a trovare la giusta tranquillità, a sentirsi più in forma e a conciliare il sonno.

• A proposito di sonno, dormire almeno 8 ore al giorno risulta vitale per assicurare il dovuto riposo e affrontare gli impegni previsti il giorno seguente, concentrando l’attenzione sulle attività in agenda senza alcuna distrazione e senza accusare la stanchezza.

Fino a qui, le misure attivabili dai collaboratori al fine di garantire al proprio fisico il sostegno necessario per mantenersi sani e in forma.

E per quanto riguarda l’accesso alle cure in caso di bisogno nel Paese di destinazione?

Ovviamente, la valutazione è specifica per singolo caso, ma in linea generale sarebbe opportuno adeguarsi a indicazioni e consigli forniti dai Ministeri della Salute e degli Esteri in tema di eventuali vaccinazioni a cui sottoporre i dipendenti e informare gli stessi delle linee guida da rispettare, in caso di necessità.

In territorio extra UE, inoltre, è doveroso prevedere delle coperture assicurative che garantiscano la dovuta e tempestiva assistenza medica, le cure e ulteriori servizi, quali ricoveri in strutture ospedaliere o rimpatri.

La sicurezza dei dipendenti

La trasferta di lavoro è un’attività stimolante, apprezzata dalla maggior parte dei collaboratori coinvolti. Sono soprattutto i millennial a considerare queste occasioni come uniche per la propria crescita professionale, nonché una delle principali ragioni che li motiva e li fidelizza all'azienda.

Attivare misure che tutelino la sicurezza dei collaboratori, al giorno d’oggi, è d’obbligo. Il tema della sicurezza in viaggio coinvolge tutti coloro che per brevi o lunghi periodi si spostano per lavoro. Anche in questo caso, viaggiare informati si rivela la soluzione adeguata a rispondere a un tema tanto attuale quanto fortemente sentito.

Posto che l’insorgere di circostanze impreviste e l’allerta che riguarda la sicurezza nel mondo possono preoccupare i business traveller, come comportarsi per infondere tranquillità e supportare uno stile di vita itinerante limitando, per quanto possibile, le preoccupazioni? Il ruolo dell’assistente di direzione (o dell’ufficio viaggi) è fondamentale per garantire un’organizzazione efficiente delle trasferte e assicurare che le misure da attivare per la salvaguardia della sicurezza dei collaboratori siano tra le priorità in agenda.

Ma non solo, a supporto di una pianificazione ottimale degli impegni e delle procedure burocratiche, ci sono strumenti e sistemi di sicurezza innovativi a disposizione dei collaboratori che permettono di ottenere informazioni in tempo reale sugli spostamenti in corso: un’ulteriore misura che valorizza il privilegio di viaggiare per lavoro, mettendone in luce benefici e vantaggi. Ne parliamo nel prossimo paragrafo.

Strumenti a supporto degli spostamenti

L’organizzazione degli spostamenti in trasferta, in primo luogo presuppone l’espletamento delle pratiche finalizzate alla partenza e, in secondo luogo, la gestione delle giornate in viaggio.

Una delle molte responsabilità dell’assistente di direzione è incentrata sulla procedura di prenotazione dei voli e hotel relativi alla trasferta di lavoro, considerando attentamente le esigenze dei business traveller. A questo proposito, oltre al budget previsto, è utile valutare accuratamente i voli a disposizione per evitare situazioni poco piacevoli. Un esempio? Partenze o arrivi in fasce orarie scomode o da aeroporti lontani dalla destinazione che rendono necessaria la prenotazione di trasporti aggiuntivi, come transfer o taxi.

Allo stesso tempo, è fondamentale verificare che all'interno della tariffa del volo aereo selezionato sia compreso il pasto, soprattutto se i dipendenti viaggeranno per molte ore.

E una volta arrivati? Anche in questo caso occorre informare i collaboratori delle opzioni tra cui scegliere, per evitare che perdano tempo inutile alla ricerca di un taxi o di un’auto da noleggiare in loco. In fase di pianificazione del viaggio d’affari, è utile confrontarsi regolarmente sulle modalità di spostamento preferite e procedere con le dovute conferme.

Una delle soluzioni maggiormente apprezzate in viaggio è la possibilità di noleggiare un’auto. Questa modalità garantisce una maggiore libertà negli spostamenti, soprattutto tra un impegno e l’altro quando le circostanze, molto spesso a causa di orari stringenti, non permettono di perdere tempo alla ricerca di un taxi. Inoltre, con un’auto a disposizione è possibile godere del proprio tempo libero in completa autonomia.

Un’alternativa al noleggio auto è, ovviamente, il taxi. A questo proposito, è utile informare i dipendenti della possibilità di utilizzare applicazioni che semplificano le modalità di ricerca e prenotazione di un’auto libera. Le tecnologie più innovative permettono di tracciare il tragitto e consultare il preventivo di spesa ancora prima di confermare la corsa e l’integrazione con i sistemi aziendali consentono di eseguire il pagamento direttamente sulle carte virtuali così da snellire ulteriormente le procedure di controllo e rimborso selle spese di trasferta.

Cosa aspetta i viaggiatori a destinazione?

Uno dei molteplici aspetti positivi del viaggio d’affari è la possibilità di conoscere un luogo nuovo. Può trattarsi di una trasferta di routine e quindi di una meta già visitata o potrebbe essere la prima volta nella città o nel Paese di destinazione. In ogni caso, anche durante un viaggio di lavoro bisognerebbe lasciarsi guidare dalla curiosità e dalla sete di conoscenza per luoghi e culture nuove.

A supporto di questo suggerimento, sono emerse nuove tendenze che arricchiscono le trasferte di lavoro di aspetti, fino a poco tempo fa, completamente estranei a quello professionale. Un esempio è il bleisure, il trend che vede coniugare gli impegni professionali al tempo libero da dedicare al relax o ad attività culturali in loco.  

Ovviamente, molto dipende dalle politiche di viaggio applicate dall'azienda; se si supporta anche il work-life balance dei collaboratori, introducendo misure dedicate alle trasferte, potrebbe essere diffuso questo nuovo trend. La condizione fondamentale è informare l’organico delle novità introdotte e semplificare la consultazione delle travel policy.

Come abbiamo visto nell'articolo di oggi, viaggiare informati è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi pianificati dall'azienda. Assicurare che i propri collaboratori mantengano il focus su responsabilità e impegni influirà positivamente sulle performance e i risultati raggiunti. Per questa ragione, è fondamentale tenerli informati rispetto a quanto previsto dalle procedure. I temi trattati nell'articolo spaziano dall'attivazione di tutte le misure finalizzate alla salvaguardia della salute e della sicurezza dei dipendenti, alla finalizzazione delle procedure burocratiche da portare a termine prima di arrivare a destinazione. Infine, abbiamo approfondito uno degli ultimi trend in fatto di viaggio d’affari, il bleisure.

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