Oggi le email sono il mezzo di comunicazione più utilizzato nelle aziende di ogni dimensione; tuttavia spesso si sottovaluta l’importanza di scriverle nel modo giusto. Anche nella comunicazione digitale, infatti, esistono regole da rispettare per essere sempre professionali e fare una buona impressione.

Approfondiamo l’argomento nell'articolo che segue, dedicato alla cosiddetta netiquette.

Qual è il significato di netiquette? 

Il termine netiquette deriva dall'unione di network ed etiquette e indica l’insieme delle buone norme e dei comportamenti che un utente dovrebbe rispettare nella comunicazione sul web, soprattutto nel momento in cui si rapporta con gli interlocutori, ad esempio attraverso le email.

La mole di messaggi di posta elettronica ricevuti e inviati ogni giorno può portare gli utenti a scrivere in modo sbrigativo, magari senza prestare la giusta attenzione al tono e ai termini utilizzati, correndo il rischio di commettere errori facilmente evitabili. Vale quindi la pena dedicare qualche minuto alla lettura di queste semplici regole di netiquette, per capire a quali punti prestare maggiore attenzione nel momento in cui si scrive una email di lavoro.

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Le norme da seguire nelle aziende e non solo

Inserire un oggetto chiaro e diretto

L’oggetto è la variabile capace di convincere i destinatari ad aprire o meno l’email ricevuta. Tra le numerose comunicazioni che si ricevono quotidianamente, infatti, è importante attirare l’attenzione del proprio interlocutore attraverso l’oggetto che dovrebbe contenere un messaggio preciso e fare percepire l’importanza di aprire la email e leggere il resto.

Usare forme di saluto professionali

Esordire in modo troppo colloquiale non è una buona idea, in generale, anche se si tratta di una comunicazione informale. In una email di lavoro, è bene trovare l’equilibrio tra un’eccessiva formalità e il tono amichevole, usando sempre un tono adeguato e rispettoso nei confronti dell’interlocutore a cui ci si rivolge.

Prestare attenzione alle differenze culturali

Quando in azienda esiste una complessa rete di relazioni e rapporti internazionali che portano a doversi confrontare con colleghi di nazioni diverse, occorre essere particolarmente cauti e fare attenzione ai possibili fraintendimenti dovuti alle differenze culturali. È bene essere a conoscenza della etiquette appropriata quando si comunica con clienti e partner stranieri, per essere sempre rispettosi.

Non utilizzare punti esclamativi e non scrivere in maiuscolo

Potrebbe sembrare una banalità, ma scrivere in maiuscolo e concludere la frase con più di un punto esclamativo darà un’idea di scarsa maturità professionale a chi riceve la email, apparendo decisamente eccessivo.

Evitare sarcasmo e umorismo

L’utilizzo di frasi sarcastiche potrebbe essere male interpretato, dato che, trattandosi di una comunicazione scritta, vengono meno due componenti fondamentali per l’interpretazione del messaggio da parte del destinatario: il tono della voce e le espressioni del viso. In uno scambio di email di lavoro, meglio evitare l’umorismo, a meno che non si abbia un rapporto molto confidenziale con il proprio interlocutore.

Cercare di rispondere in tempi brevi

Per quanto possa risultare difficile rispondere repentinamente a tutte le email ricevute, bisognerebbe provare a farlo: la comunicazione via web ha la stessa importanza di una telefonata o di un incontro di persona. Secondo le regole di netiquette, è buona educazione rispondere anche alle email ricevute per errore, informando il mittente del disguido.

Rileggere attentamente il messaggio, prima di inviare

Quando si riceve un’email con errori grammaticali, difficilmente passano inosservati al destinatario che percepirà una scarsa attenzione e cura. Rileggere più volte il messaggio prima di inviarlo aiuta a mantenere sempre alto il livello di professionalità e accuratezza.

Aggiungere i destinatari solo alla fine

Anche ai più attenti e scrupolosi può capitare di cliccare accidentalmente il tasto “invio”, prima di aver terminato la scrittura. Anche nel momento in cui si sta rispondendo a un’email ricevuta, sarebbe meglio cancellare i destinatari e aggiungerli solo dopo aver concluso, facendo attenzione alla correttezza degli indirizzi inseriti.

Evitare di affrontare questioni delicate nelle email

Ci sono questioni particolarmente complesse per cui la posta elettronica andrebbe evitata, preferendo comunicazioni più dirette, come una telefonata o un incontro di persona, laddove possibile. Le email molto lunghe e complicate possono essere fraintese, male interpretate o non del tutto comprese, ecco perché è meglio prediligere comunicazioni più immediata.

Dimostrare attenzione e professionalità anche nello scambio di email con partner e colleghi è fondamentale per mantenere e costruire relazioni di business efficaci, anche al di fuori dell’azienda. Se si hanno comunicazioni frequenti con clienti o collaboratori che si trovano all'estero, è importante informarsi sulle regole e sulla cultura locale, per non trovarsi impreparati.