Nel corso di un viaggio lavoro è bene cercare di fare una buona impressione sui potenziali partner, per stringere relazioni di business efficaci e profittevoli. A volte, bastano davvero pochi e semplici accorgimenti per mostrarsi rispettosi e instaurare un rapporto positivo fin dal principio.

In questo articolo, parleremo di business etiquette, ovvero le regole da conoscere e mettere in pratica in trasferta o quando ci si approccia a partner stranieri.

Business etiquette: qualche semplice suggerimento

Spesso si sente parlare di business etiquette o di galateo aziendale, ma di cosa si tratta? È quella serie di competenze che ogni collaboratore dovrebbe acquisire per comunicare nel migliore dei modi con partner e clienti, dimostrando professionalità e trasmettendo serietà e fiducia. Applicando correttamente l’etichetta anche alle relazioni internazionali, si moltiplicano le opportunità di chiudere nuovi accordi e collaborazioni. Anche se per certi aspetti possono esserci differenze tra un Paese e l’altro, esistono alcune regole di base che vanno oltre i confini geografici e le differenze culturali. Eccole di seguito.

Essere professionali in ogni occasione

Come contribuire a creare un ambiente di lavoro piacevole, produttivo e collaborativo con il proprio atteggiamento? Ecco alcuni comportamenti che dimostrano agli interlocutori di avere a che fare con una persona cordiale e competente:

• mantenendo la parola data
• presentandosi puntuali agli impegni
• evitando di alzare troppo il tono di voce
• rispettando i turni di parola
• accettando le critiche costruttive
• mostrandosi flessibili e diplomatici

Adottare una comunicazione adeguata

La maggior parte delle relazioni che si vivono ogni giorno, comprese quelle lavorative, si basano sulla comunicazione. Che avvenga di persona, tramite email, telefono o videoconferenza, esistono alcuni aspetti da non sottovalutare. Al telefono, ad esempio, è bene cercare di non parlare a voce troppo alta o bassa e di evitare chiamate in presenza di altri colleghi che potrebbero disturbare la comunicazione.

Di persona, è indispensabile mostrare interesse per quello che l’interlocutore sta dicendo, evitando i comportamenti che potrebbero apparire inadeguati. Anche per email, il modo di relazionarsi è importante: meglio rispondere entro pochi giorni e non usare troppi punti esclamativi o emoticon.

Organizzare al meglio incontri e riunioni

Gli appuntamenti sono frequenti nel corso delle trasferte: si tratta di occasioni decisive per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, per la condivisione di idee, strategie e progetti. Proprio per questo motivo, seguire la business etiquette è fondamentale. Innanzitutto, se ci si trova in diversi continenti e si opta per una videoconferenza, è necessario fare attenzione al fuso orario, per evitare orari scomodi a qualche partecipante. Che si tratti di incontri faccia a faccia o virtuali, è bene inviare a tutti un’agenda con gli argomenti che saranno trattati, in modo che ognuno possa prepararsi. Chi ospita l’incontro deve assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di esprimere la propria opinione, senza interruzioni.

Prestare attenzione anche a tavola

Quando ci si trova in trasferta di lavoro, capita che si organizzino pranzi o cene con clienti e colleghi. Ci sarebbero manuali interi da leggere in merito al galateo a tavola, ma anche solo qualche piccolo accorgimento può bastare per evitare imbarazzi. Ad esempio:

• appoggiare il tovagliolo sulle gambe prima di iniziare a mangiare
• scegliere piatti che abbiano un prezzo simile a quelli ordinati dai commensali
• non iniziare a mangiare prima che tutti abbiano ricevuto il piatto
• evitare di masticare rumorosamente
• non schioccare le dita per attirare l’attenzione del cameriere

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Vestirsi in modo appropriato

Anche se il modo di vestire può variare in base al tipo di azienda e al clima del luogo di destinazione, esistono alcune regole imprescindibili: camicie e abiti ben stirati e puliti, scarpe chiuse e tacchi non troppo alti. Sembrerà banale, ma una “caduta di stile” apparentemente innocua può trasmettere un’immagine di sé totalmente differente dalla realtà.

Mostrare interesse nei confronti dell’interlocutore

Mostrarsi interessati all'argomento in questione va oltre alla business etiquette, perché rientra nelle regole basilari dell’educazione, ma è sempre meglio ricordarlo. Quando si sta parlando con collaboratori e potenziali clienti, è obbligatorio evitare di guardare il computer o rispondere al cellulare. In questo modo, si crea una situazione piacevole e gli interlocutori si sentono a proprio agio, favorendo la creazione di un rapporto di fiducia. È consigliabile evitare argomenti potenzialmente controversi, come religione e politica.

Alla base di queste regole generali di business etiquette, troviamo il buon senso e la capacità di trasmettere stima e rispetto nei confronti di partner e collaboratori; è fondamentale non solo nei viaggi di lavoro, ma anche nella normale routine aziendale. All'estero, comunque, è bene prestare maggiore attenzione e informarsi in anticipo sulla cultura del luogo, per scoprire i comportamenti che sarebbe meglio evitare.

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