Viaggiare per lavoro è un’opportunità accolta sempre con grande entusiasmo dai collaboratori aziendali, un’occasione per mettersi in gioco e arricchire l’esperienza professionale di nuove responsabilità. 

Gli obiettivi di una trasferta possono essere tra i più disparati, la chiusura di un contratto con un cliente importante, una riunione pianificata da tempo, un corso di aggiornamento presso il quartier generale o, ancora, un incontro commerciale. Qualsiasi sia l’impegno che attende a destinazione, è fondamentale conoscere le situazioni in cui può incorrere il business traveler per non trovarsi, così, impreparati. 

Nell'articolo di oggi approfondiamo le sfide dei collaboratori fuori sede, in particolare: 

• La gestione della trasferta
• La stipula di polizze di viaggio
• La valutazione di un’assicurazione sanitaria

Alcuni consigli rivolti ai business traveler per affrontare impegni e sfide quotidiane in viaggio

Affrontare con totale serenità una trasferta di lavoro implica concentrarsi sulle proprie responsabilità, evitando che le situazioni o le circostanze esterne ne condizionino la buona riuscita. 

La serenità dei collaboratori, infatti, è determinante per l’andamento delle performance e il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Occorre, quindi, sapere come gestire gli avvenimenti, gli imprevisti e accogliere le sfide con un atteggiamento propositivo e costruttivo. 

Nei prossimi paragrafi approfondiremo gli aspetti cruciali alla base dell’organizzazione e della gestione di un viaggio di lavoro, elementi che è bene che i business traveler conoscano per essere sufficientemente preparati e mantenere il focus sui propri impegni. 

Il primo aspetto riguarda la gestione della trasferta.

Quando è il momento di programmare un viaggio di lavoro, dal punto di vista dell’azienda, i compiti da portare a termine sono molti. Accantonata per un momento la ragione per cui la trasferta risulta cruciale per l’organico, vogliamo porre il focus sulle sfide e sulle situazioni in cui il business traveller può incorrere.

Posto che normalmente, quando parliamo di gestione della trasferta, sono l’assistente di direzione o l’agenzia viaggi a occuparsi di dettagli burocratici e procedurali, quali la prenotazione di voli, hotel, transfer e il noleggio di un’automobile in loco a servizi dei collaboratori. Monitorare personalmente queste attività prima della partenza è fondamentale per avanzare in anticipo richieste specifiche, dalla preferenza a partire da un aeroporto alla segnalazione alla compagnia di eventuali allergie alimentari. Allo stesso modo, occorre conoscere le procedure in caso di imprevisti, quali cancellazione o ritardo di un volo, perdita del bagaglio da stiva o eventuali problematiche durante il check-in in hotel.

Buona norma sarebbe quella di informarsi in anticipo circa le procedure e le politiche di viaggio previste dalla compagnia, così da non trovarsi totalmente impreparati. Altro consiglio: meglio stampare i voucher di pernottamento in hotel e assicurarsi che siano riportate tutte le condizioni accettate in fase di prenotazione. 

A questo proposito, può essere utile stipulare delle polizze viaggio?

L’assicurazione viaggio è lo strumento più efficace per prevenire e ammortizzare eventuali contrattempi. Si rivela particolarmente importante in tutte le situazioni straordinarie non imputabili alla compagnia aerea o al viaggiatore che condizionano irrimediabilmente gli impegni fuori sede.

Un esempio? La modifica di una prenotazione dovuta ad un cambiamento imprevisto nella pianificazione come ad esempio condizioni meteo sfavorevoli oppure la necessità di cambiare camera d’hotel, non conforme alle aspettative. Il collaboratore fuori sede deve sapere cosa è previsto dagli obblighi sottoscritti in fase di stipulazione, per cui è necessario informarlo di tutti i dettagli, così da non lasciarsi sfuggire nulla in caso di necessità.

Per quanto riguarda, invece, la copertura sanitaria?

Prendersi cura di sé, soprattutto in viaggio, è cruciale. Fuso orario, ritmi serrati, poco movimento e un’alimentazione sregolata possono inficiare sulle performance e i risultati.

Anche quando tra i business traveler è buona abitudine seguire uno stile di vita corretto durante la trasferta, potrebbe essere necessario ricorrere ad una struttura ospedaliera o richiedere una visita medica. È imprescindibile, prima di una partenza, conoscere le procedure previste nel Paese di destinazione, a maggior ragione se in territorio extra UE, per il quale sarà necessario stipulare delle polizze sanitarie dedicate. Anche in questo caso, è fondamentale informare i dipendenti in partenza degli obblighi previsti all'interno del Paese.

Quando parliamo di viaggi d’affari è doveroso ricordare che, per affrontare impegni e responsabilità con la giusta concentrazione, gli aspetti burocratici e procedurali devono essere gestiti e controllati minuziosamente, sia dalle persone responsabili della prenotazione che dal trasfertista. Normalmente è l’assistente di direzione, supportata dall'agenzia viaggi, a occuparsi della prenotazione di voli, hotel, della stipula di polizze e assicurazioni aggiuntive, nonché della gestione di contrattempi prima della partenza. È opportuno, però, che durante tutte le fasi di pianificazione della trasferta, il business traveler sia a conoscenza dei dettagli delle prenotazioni, dagli obblighi sottoscritti alle policy previste da compagnie aeree e hotel, così da non lasciarsi sopraffare da imprevisti.

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