In molti sono convinti che una comunicazione interna efficace sia un aspetto di cui debbano occuparsi solo le grandi aziende, con strategie e risorse dedicate. Ma perché non dovrebbe essere essenziale sviluppare un piano di comunicazione adeguato anche per le piccole-medie imprese, impegnate quotidianamente a fare crescere il proprio business?
Nell'articolo che segue, vedremo come la comunicazione interna sia in realtà una leva fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi.
Perché una comunicazione aziendale interna efficace favorisce il successo
Un piano adeguato di comunicazione aziendale interna fa in modo che tutti i collaboratori siano allineati nel raggiungimento di un traguardo condiviso. Per centrare gli obiettivi di business e fare in modo che ogni decisione vada in quella direzione, occorrono maggiore efficienza e produttività. Ciò vale per ogni tipo di organizzazione, a prescindere dalle sue dimensioni.
Spesso però, anche nelle piccole imprese con pochi dipendenti, comunicare e scambiarsi informazioni tra colleghi non è previsto nella routine quotidiana; ognuno si concentra sul proprio lavoro, sui modi per svolgerlo al meglio, senza pensare che lo scambio di idee possa essere davvero strategico.
Soprattutto nel caso delle imprese con volumi in continua crescita, è bene pensare a una strategia di comunicazione aziendale interna che coordini e renda coeso tutto il team, in ottica di successo a lungo termine.
Quali sono le basi per una comunicazione aziendale interna efficace?
Ecco alcune best practice, di seguito.
Avere obiettivi chiari e condivisi
In azienda, è importante che tutti abbiano ben chiari gli obiettivi a lungo termine e i traguardi da raggiungere. Questo è fondamentale non solo nella quotidianità, ma anche e soprattutto quando si viaggia per lavoro con un gruppo di colleghi.
Avere obiettivi delineati spronerà i collaboratori a fare del proprio meglio e a dare il massimo per realizzarli, migliorerà la collaborazione in trasferta e anche la soddisfazione finale. In quest’ottica, la comunicazione aziendale interna è il mezzo tramite cui gli obiettivi devono essere condivisi e concordati, prima della partenza.
Organizzare riunioni e incontri per incoraggiare l’espressione di opinioni e definire le aspettative rispetto al business travel è un modo efficace per fare in modo che tutti ne siano consapevoli.
Conoscere e rispettare le policy aziendali
Una comunicazione aziendale interna efficace non può non includere la conoscenza e il rispetto delle policy. Se sono previsti molti viaggi all'estero, in particolare, è necessario che tutti conoscano le regole da rispettare per garantire la propria sicurezza per non sforare il budget stabilito.
Il fatto che i colleghi siano consapevoli dell’esistenza delle travel policy e le rispettino fa parte di una comunicazione efficace. Può capitare però che i collaboratori non sappiano nemmeno dove trovare le procedure o siano poco sensibili alla loro importanza.
Anche in questo caso, partecipare a sessioni di training e incontri ad hoc organizzati dal travel manager è molto utile per essere aggiornati riguardo alle travel policy che contengono tutte le informazioni su spese e rimborsi, polizze assicurative e modalità bleisure. Le procedure devono essere redatte in modo preciso e chiaro, per garantire una comunicazione efficace.
Non scordarsi della business etiquette
La comunicazione aziendale interna, così come tutte le interazioni che si vivono ogni giorno anche con partner e clienti esterni, dovrebbero basarsi su quella che viene definita business etiquette. Si tratta di una serie di conoscenze che i collaboratori dovrebbero acquisire affinché le relazioni - in azienda e fuori - siano efficaci.
Conoscere il galateo aziendale consente di collaborare in modo rispettoso e produttivo con i propri colleghi, ma anche di chiudere più facilmente accordi e partnership nel corso di un viaggio d’affari. Soprattutto se si viaggia all'estero, infatti, ci possono essere abitudini e usanze molto diverse dalle proprie che è indispensabile conoscere per fare una buona impressione.
Anche in azienda, però, applicare le regole base di business etiquette favorisce la comunicazione interna e permette di creare un ambiente positivo e piacevole. Presentarsi puntuali agli appuntamenti, dimostrare attenzione nei confronti dell’interlocutore senza interromperlo, mostrarsi flessibili e assertivi sono tutti atteggiamenti che dimostrano professionalità, favoriscono la collaborazione e permettono di raggiungere più facilmente gli obiettivi di business.
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