Nelle piccole medie imprese può capitare di non avere una travel policy strutturata che regoli i viaggi di lavoro. In realtà, anche nelle aziende in cui le trasferte all'estero non sono così frequenti, avere una regolamentazione ben delineata previene possibili incomprensioni da parte dei collaboratori, rendendo molto più facili le operazioni di pianificazione viaggio.

Ne parliamo nell'articolo di oggi, con un focus sugli elementi da includere nella policy perché sia efficace per l’azienda.

Migliorare la pianificazione viaggio iniziando dalle policy

La soddisfazione dei collaboratori per la trasferta di lavoro dovrebbe essere uno degli obiettivi principali di chi si occupa di pianificazione viaggio. il fatto che il traveller ritorni in ufficio felice e soddisfatto, infatti, avrà conseguenze positive anche sul raggiungimento degli obiettivi di business. Sono diversi gli elementi che concorrono alla riuscita della trasferta: oltre ai risultati in termini lavorativi, sempre in primo piano, anche l’organizzazione stessa favorisce di gran lunga la percezione dell’esperienza.

Per coordinare tutti gli elementi del viaggio, spesso in azienda esistono gli uffici viaggi con figure specializzate a 360 gradi, ma capita anche che siano le assistenti di direzione a farsi carico di questi aspetti gestionali. L’obiettivo è garantire un’esperienza positiva a colleghi e responsabili, fornendo loro tutti i servizi di cui hanno bisogno, cercando il più possibile di ottimizzare i costi per contenere il budget.

A prescindere da chi si occupa delle prenotazioni di voli, strutture e trasporti a terra, senza una travel policy risulta complesso gestire tutti i costi legati al viaggio d’affari.

Sono da considerare anche le spese per i pasti e le eventuali assicurazioni. E se l’azienda permette al collaboratore di prolungare la trasferta per visitare la città, come avviene la gestione di questa parte del viaggio?

I vantaggi dell’avere a disposizione una travel policy chiara e trasparente è che tutti questi aspetti sono stabiliti a priori e il collega in partenza sarà più consapevole di come avvenga la gestione dei rimborsi spesa.

In particolare, la policy aziendale è fondamentale in fase di pianificazione viaggio perché:

• permette agli addetti alle prenotazioni di avere una chiara visione di tutto il processo, in modo sistematico e organizzato
• chiarisce al collaboratore quali spese siano rimborsabili dall'azienda e quali no, spiegando anche la procedura di gestione delle note spese
• ottimizza i costi grazie a una serie di convenzioni e alla comunicazione dei massimali che il collega dovrà rispettare
• garantisce una maggiore protezione, tramite chiare procedure e polizze relative alla sicurezza

Il contenuto delle travel policy può variare, in base agli obiettivi, alle dimensioni dell’azienda e al budget, ma ci sono alcuni elementi imprescindibili per garantire che siano efficaci. Eccoli di seguito.

1. Le spese previste dall'azienda

Si tratta delle spese che l’azienda rimborsa o che consente al collaboratore di effettuare tramite la carta aziendale, nel corso della trasferta. Devono essere ben chiare le eventuali restrizioni e linee guida per le prenotazioni.

2. Le spese non coperte dall'azienda

Una buona travel policy riporta chiaramente anche le voci per le quali l’azienda non prevede un rimborso. In fase di pianificazione viaggio, sarà fondamentale avere ben chiaro questo aspetto.

3. Istruzioni per la compilazione della nota spese e procedure per il rimborso

Anche se utilizzare una carta di credito aziendale è un metodo pratico e sicuro sia per l’impresa che per i dipendenti in viaggio, in moltissimi casi succede ancora di dovere conservare ogni scontrino e fattura, per compilare la nota spese al rientro. In questa sezione delle policy, va specificato quali documenti siano necessari, entro quanto tempo consegnarli, le tempistiche per ottenere il rimborso e i contatti a cui rivolgersi in caso di necessità.
Con una carta, anche virtuale, i collaboratori non devono anticipare denaro, né perdere tempo a compilare moduli, dall'altro lato, l’impresa ha un maggior controllo sul rispetto dei limiti di spesa.

4. Informazioni relative alla sicurezza

Garantire la totale sicurezza dei collaboratori in viaggio di lavoro è fondamentale e disporre di procedure ben delineate, in caso di emergenze o imprevisti, aiuta a raggiungere l’obiettivo. Stipulare polizze assicurative è sicuramente un valido supporto, l’ufficio viaggi dovrebbe però essere sempre a conoscenza degli spostamenti dei colleghi, dei contatti dei loro alloggi e dei referenti sul posto. 

Le travel policy sono uno strumento indispensabile per la pianificazione del viaggio di lavoro, soprattutto oggi, con spostamenti all'estero sempre più frequenti. Un altro modo efficace per ottimizzare le procedure è l’adesione ai programmi di incentivazione delle compagnie aeree. Iscrivendosi gratuitamente, le aziende possono accumulare punti a ogni viaggio, da utilizzare per ottenere servizi, benefit e tanti vantaggi, anche per migliorare l’esperienza di trasferta. Se vuole saperne di più, clicchi qui e scopra PartnerPlusBenefit!