Organizzare un viaggio d’affari non è sempre semplice, soprattutto se a dover partire è un gruppo di 3 o 4 colleghi. In questo caso, infatti, bisogna trovare il modo migliore per accontentare tutti, sempre rispettando il budget. A maggior ragione se si tratta di persone abituate a viaggiare da sole, può essere complicato andare incontro alle singole esigenze e far sì che ognuno riesca a trovare un equilibrio che permetta di condividere spazi e impegni. In questo articolo, 5 consigli di pianificazione viaggio.

Come cambia la pianificazione viaggio a partire sono 3 o 4 colleghi

Può capitare che in azienda sia necessario organizzare un business travel per 3 o 4 persone, nel caso in cui gli impegni a destinazione lo richiedano. Se i collaboratori provengono da diversi reparti e magari non sono particolarmente affiatati, non è così facile mettere tutti d’accordo e gestire le preferenze e le esigenze individuali.

Ecco 5 semplici strategie da proporre ai collaboratori in fase di pianificazione del viaggio, per migliorare l’esperienza ben prima della data di partenza.

1. Iniziare la programmazione in anticipo

Sia che in azienda sia presente un travel manager che si occupa della gestione del viaggio, sia che ci si interfacci direttamente con un’agenzia, bisogna assicurarsi che le figure delegate abbiano ben chiare le esigenze dei viaggiatori. Tra i fattori da considerare per una pianificazione del viaggio efficace ed efficiente, evitando che i collaboratori si ritrovino in situazioni scomode, ad esempio, nel gruppo ci sono persone con difficoltà fisiche o allergie? Qualcuno viaggia in orari diversi?
Programmare ogni minimo dettaglio non è necessario, ma avere un’idea generale di dove si trovano i luoghi degli appuntamenti, e quindi degli spostamenti, è certamente utile. I colleghi non dovranno necessariamente muoversi sempre in gruppo ma, se ci si reca nello stesso luogo, andarci insieme può essere un’occasione per conoscersi, definire gli ultimi dettagli dell’incontro e ottimizzare i costi.

2. Cercare di conoscersi meglio prima di partire

Se non si lavora nello stesso dipartimento o non si ha mai avuto l’occasione di collaborare a un progetto, in prospettiva del viaggio di lavoro, può essere utile trovare il modo di interagire, semplicemente facendo due chiacchiere e conoscersi un meglio. In questo modo, si creeranno spontaneamente argomenti di conversazione, anche durante il viaggio, e si potranno programmare attività da svolgere a destinazione tutti insieme.

3. Valutare soluzioni alternative agli hotel

Quando si deve organizzare un viaggio per un gruppo di 3 o 4 persone, si possono valutare soluzioni diverse dai classici alberghi, ad esempio un appartamento condiviso con camere separate. Nella pianificazione del viaggio, la sharing economy è un’opzione da considerare che potrebbe essere molto apprezzata dai viaggiatori, soprattutto dai più giovani. È una considerazione da fare caso per caso: se le età dei partecipanti fossero molto diverse, potrebbe non essere la soluzione ottimale. In ottica di ottimizzazione dei costi, è certamente un potenziale vantaggio.
La sharing economy è una realtà da non escludere anche per gli spostamenti a destinazione: noleggiare un’auto può essere più economico rispetto a un taxi e, in certe località, più comodo dei mezzi di trasporto pubblici.

4. Ritagliarsi degli spazi per sé stessi

Soprattutto se si decide di condividere un appartamento o una stanza con i colleghi, è bene definire da subito i momenti da trascorrere da soli. Dopo una giornata di incontri e conferenze, è giusto ritagliarsi un momento di relax, senza dovere necessariamente rimanere in gruppo. È bene chiarire anche questo aspetto nella pianificazione viaggio, per non generare incomprensioni in seguito.
Ciò non significa non farsi coinvolgere nelle attività collettive; al contrario, come è giusto prevedere qualche ora di decompressione, lo è altrettanto organizzare momenti da trascorrere insieme ai colleghi, per migliorare la collaborazione anche una volta tornati in ufficio.

5. Condividere, stabilendo gli adeguati confini

Nel corso di una trasferta la vicinanza tra i colleghi è sicuramente un aspetto positivo. Attenzione però a non esagerare e a rimanere entro i limiti. Soprattutto se ci si trova a cena insieme, meglio non eccedere in confidenze e pettegolezzi. Anche se si tratta di un’occasione di divertimento, è sempre meglio mantenere un atteggiamento professionale, per quanto possibile.

In conclusione, quando si viaggia con alcuni colleghi di lavoro, è importante trovare un equilibrio tra spazi condivisi e momenti per sé, tra lavoro e divertimento, senza mai esagerare e mantenendo al primo posto il raggiungimento degli obiettivi di business. Chi si occupa della pianificazione viaggio non deve dimenticare, dunque, la soddisfazione dei collaboratori rispetto all'esperienza di trasferta ne favorisce la riuscita. A questo proposito, perché non considerare i programmi di incentivazione gratuita delle compagnie aeree? PartnerPlusBenefit permette di migliorare la travel experience, ottimizzando i costi. Scopra di più cliccando qui!