Chi è e cosa fa il travel manager all'interno di un’azienda? Dire che si occupa dell’organizzazione delle trasferte è una risposta forse troppo semplicistica, perché non descrive appieno il ruolo di questa figura così importante nelle realtà aziendali odierne.

In questo articolo, vogliamo approfondire i compiti e le caratteristiche che contraddistinguono la professione del business travel manager, cercando di fare un po’ di chiarezza.

Organizzazione business travel: l’equilibrio tra budget e soddisfazione dei colleghi

Nelle imprese di oggi, i viaggi di lavoro sono sempre più frequenti e l’avere a disposizione una persona che si occupi dell’organizzazione business travel è un vantaggio enorme. Gestire i viaggi aziendali richiede tempo e impegno: non si tratta solo di acquistare i biglietti aerei e prenotare i relativi pernottamenti.
La più grande sfida del travel manager è garantire ai collaboratori un livello di comfort adeguato, nel rispetto delle policy e del budget. Come si può immaginare, sono necessarie le giuste competenze.

Vediamo di seguito quali sono le attività di cui si occupa il business travel manager (BTM).

• Stila la lista delle norme che regolano l’organizzazione business travel in azienda che comprendono gli standard relativi agli alloggi e alle classi di volo, ma anche la gestione della nota spese o della carta di credito corporate. Tutto ciò fa parte della travel policy aziendale: è compito del BTM fare in modo che questa venga rispettata anche dai dipendenti.
• Monitora tutte le spese, assicurandosi di essere sempre in linea con il budget. In genere, deve anche realizzare dei report periodici, in modo che tutti siano a conoscenza dell’andamento e degli obiettivi raggiunti o da raggiungere.
• Cerca soluzioni per contenere i costi della trasferta, individuando le aree in cui è possibile generare dei risparmi, pur rispettando gli standard qualitativi e le policy aziendali.
• Sceglie l’agenzia viaggi più in linea con le necessità dell’azienda, in grado di rispondere alle richieste sia in termini di qualità che di costi. Segue poi i rapporti con questo e altri eventuali fornitori.
• Negozia le tariffe con gli alberghi e valuta l’iscrizione a programmi fedeltà delle compagnie aeree per ottenere benefit e sconti.

Per poter svolgere tutte queste attività, sono necessarie competenze trasversali che riguardano la negoziazione, l’organizzazione, la gestione del budget e l’abilità di interfacciarsi con diversi interlocutori, sia esterni che interni all'azienda.
Nella maggior parte dei casi, il travel manager è una figura qualificata, con una laurea in discipline economiche. Non esistono percorsi di studio specifici per il business travel management, ma si possono trovare corsi di perfezionamento per approfondire le competenze in ambito turistico, ad esempio. A volte i responsabili dei viaggi aziendali provengono dall'area degli acquisti, proprio per l’esperienza nello stipulare i contratti con i fornitori e nelle analisi attente del mercato.

Il travel manager gestisce una certa quantità di dati, spesso utilizzando software e programmi specifici che rendono automatico il flusso di informazioni, per cui avere conoscenze informatiche di base ed essere in grado di imparare facilmente a utilizzare strumenti nuovi sono requisiti fondamentali.
L’aggiornamento continuo è indispensabile per svolgere questa professione: il travel manager deve essere sempre a conoscenza delle dinamiche dei mercati di riferimento, mantenendo viva la comunicazione. Solo in questo modo, infatti, potrà cogliere le opportunità nel momento in cui si presentano e decidere quale sia il modo migliore per spendere il budget previsto.

Il ruolo del travel manager è anche quello di analizzare il ROI del viaggio d’affari, ovvero quanto l’investimento abbia effettivamente inciso sulla produttività e sul business aziendale. Deve quindi capire il livello di soddisfazione dei viaggiatori, la loro motivazione, quanto l’intensità del viaggio abbia influito sulla riuscita, nonché ovviamente i risultati ottenuti. Analizzando questi aspetti potrà verificare l’effettivo successo della trasferta e capire cosa migliorare o modificare per il viaggio successivo.
È bene sottolineare che probabilmente in futuro i travel manager dovranno anche occuparsi di temi legati alla mobilità integrata, alla sostenibilità e all'impatto ambientale, che diventeranno argomenti sempre più centrali anche in ambito viaggi d’affari.

In Italia, la figura del travel manager si sta diffondendo sempre di più: prendendo come riferimento il modello anglosassone, dove questa figura professionale è ormai consolidata, anche nel Belpaese ci si sta rendendo conto dell’importanza di una gestione accorta del business travel.
Il travel manager deve avere conoscenze a 360 gradi e in ambiti molto diversi tra loro. Il suo obiettivo principale è quello di trovare un compromesso tra il budget e la soddisfazione e il comfort dei dipendenti in viaggio. Un primo passo verso questa direzione è l’iscrizione dell’azienda a programmi di incentivazione gratuita delle compagnie aeree. PartnerPlusBenefit del Gruppo Lufthansa, ad esempio, propone premi e benefit in cambio dei punti accumulati ad ogni viaggio. Clicchi qui per scoprire maggiori dettagli!