Oggi, nel mondo digitale, possiamo comunicare in tempo reale in tutto il mondo attraverso gli schermi dei nostri dispositivi, disponendo semplicemente di una connessione internet.

Quando si tratta di creare o rafforzare rapporti di lavoro, tuttavia, la comunicazione faccia a faccia continua a essere la più efficace.

Ecco perché il business travel è ritenuto ancora così importante. Vediamo, in questo articolo, i consigli per organizzarlo al meglio dal punto di vista dei frequent flyer.

Pianificazione del viaggio d’affari: le regole per non sbagliare

Pianificare una trasferta non è facile come sembra, soprattutto se non si è abituati a viaggiare di frequente per lavoro. I frequent flyer, infatti, ormai conoscono tutti i segreti per organizzare al meglio ogni momento e hanno sempre un’alternativa in caso di imprevisti. Questo permette loro di arrivare a destinazione rilassati e ben preparati, con maggiori possibilità di fare una buona impressione e di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Ecco quali sono i consigli dei viaggiatori esperti per un’ottimale pianificazione del viaggio d’affari.

1. Iniziare a organizzarsi il prima possibile

Per assicurarsi che non si verifichino imprevisti, o almeno per cercare di evitarli il più possibile, è bene cominciare a organizzarsi non appena si riceve la notizia della trasferta. Significa quindi iniziare a pensare alla pianificazione del viaggio almeno un mese in anticipo rispetto alla partenza, se possibile anche prima.

Innanzitutto, è necessario conoscere bene le travel policy aziendali, per rispettarle sempre. Le policy definiscono il tipo di strutture che è possibile prenotare e le compagnie aeree da scegliere (nel caso in cui non sia presente in azienda un travel manager che se ne occupi), ma anche come avviene la compilazione della nota spese e i relativi rimborsi e, molto importante, le polizze assicurative stipulate dall'azienda. Qualsiasi tipo di spesa deve essere in linea con le policy stabilite. Si può poi procedere con le prenotazioni e l’organizzazione degli spostamenti, considerando il tempo necessario per muoversi da un luogo all'altro e scegliendo gli alloggi più adatti.

2. Tracciare tutte le spese

Come accennato nel paragrafo precedente, le travel policy aziendali stabiliscono anche le regole relative alle spese in viaggio. Molte aziende rimborsano le spese comuni come i biglietti dei mezzi di trasporto, gli hotel, i costi del cibo e i taxi, ma è comunque meglio assicurarsene prima di partire. Tutti gli scontrini e le ricevute dovranno essere conservati per compilare la nota spese finale e ricevere il rimborso. Esistono anche alcune app che possono facilitare questo processo, spesso piuttosto noioso. È anche probabile che esistano delle partnership con catene di alberghi o di ristoranti per ridurre i costi. Spesso, inoltre, le aziende sono iscritte a programmi di incentivazione delle compagnie aeree, molto vantaggiose anche per i viaggiatori perché permettono di ricevere benefit e vantaggi (come un upgrade della classe di viaggio o l’accesso alle lounge aeroportuali) in base ai punti accumulati.

3. Organizzare gli incontri di lavoro e focalizzarsi sugli obiettivi

Non bisogna dimenticare, però, il vero obiettivo della trasferta: incontrare possibili clienti o attuali partner. Organizzare e incastrare tutti gli appuntamenti può essere davvero sfidante, per questo app come Google Calendar o altre simili possono essere molto d’aiuto per non dimenticarsi nulla. È molto importante avere ben chiari gli obiettivi di ogni incontro, per non perdere mai il focus. Appuntarsi quali sono i risultati sperati aiuterà a capire se i vari incontri hanno avuto successo, oppure no. La regola fondamentale è una: mai arrivare impreparati! È importante informarsi bene su tutto ciò che riguarda le persone da incontrare, ma anche il tipo di azienda o il luogo in cui si terrà l’incontro per capire come vestirsi, ad esempio.

4. Informarsi sulle usanze locali

Una volta fissati gli appuntamenti e organizzato il necessario, una buona pianificazione del viaggio dovrebbe prevedere anche un po’ di tempo per visitare il luogo di destinazione. Questo è utile non solo per rilassarsi e godersi del tempo libero durante il viaggio, ma anche per conoscere qualcosa in più sul Paese, soprattutto se ci si trova in un altro continente, con cultura e tradizioni molto diverse dalle proprie. È sempre una buona idea informarsi sulle abitudini degli interlocutori, per evitare banali scivoloni e brutte figure. In molti Paesi, comportamenti per noi normali possono essere considerati irrispettosi o maleducati, ecco perché è bene informarsi prima di partire! Imparare qualche parola in lingua locale (anche solo “buongiorno”, “arrivederci” e “grazie”) può contribuire a fare una buona impressione.

La pianificazione del viaggio riguarda molti aspetti diversi, sia lavorativi che non, ma spesso ciò che interessa di più all’azienda - oltre al raggiungimento degli obiettivi di business - è l’ottimizzazione dei costi, per non sforare il budget. Spesso si progettano strategie sofisticate per ridurre le spese, senza rendersi conto che a volte è sufficiente conoscere bene l’offerta dei diversi partner. Molte compagnie aeree, ad esempio, prevedono programmi di incentivazione gratuita che danno alle aziende la possibilità di ottenere a ogni viaggio punti da convertire in benefit, sconti e premi.

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