Fare una buona prima impressione e mostrarsi preparati durante un viaggio d’affari può avere risvolti positivi sull'intera immagine dell’impresa e sulla realizzazione di nuovi accordi commerciali e partnership durature. Ecco perché i traveller dovrebbero prestare attenzione a quello che viene definito galateo aziendale: uno strumento molto utile per la riuscita della trasferta e il raggiungimento degli obiettivi di business.
Vediamo perché, nell'articolo di oggi.
Il legame tra galateo aziendale e relazioni di business efficaci
Con l’espressione galateo aziendale si intendono tutte quelle regole e accorgimenti che determinano un comportamento rispettoso nei confronti di partner, colleghi e clienti, sia durante una normale giornata lavorativa, sia quando ci si trova all'estero in trasferta.
Queste norme possono variare molto in base alla tipologia di azienda e, soprattutto, in base al luogo di destinazione del viaggio d’affari.
Salutarsi con una stretta di mano, ad esempio, assolutamente comune in Europa, potrebbe essere considerato non del tutto appropriato in altri Stati. Ecco perché è importante informarsi riguardo alle usanze e alle tradizioni del Paese in cui ci si reca per lavoro: il giusto modo di agire e l’atteggiamento professionale dei collaboratori possono favorire la riuscita della trasferta e la firma di nuovi accordi.
Una celebre frase di Oscar Wild recita: “Non c'è una seconda occasione per fare una buona prima impressione.” Ed è proprio così: sapere come salutare e presentarsi, trasmettere una sensazione di affidabilità e mostrarsi professionali nei primi secondi dell’incontro è fondamentale per raggiungere i propri obiettivi di business, facendo in modo che l’interlocutore percepisca un’immagine positiva.
In questo modo, si potrà costruire un rapporto di fiducia fin da subito, creando basi solide per una partnership a lungo termine.
Spesso si sente parlare del famoso halo effect (effetto alone, in italiano), un fenomeno molto studiato in psicologia sociale e cognitiva, che può essere applicato anche al galateo aziendale nei viaggi di lavoro. Per definizione, l’alone è un effetto ottico che deriva dall'impressione che la luce di una fiamma illumini un’area maggiore rispetto a quella reale. Allo stesso modo, la percezione di un tratto di una persona viene utilizzato per esprimere una valutazione complessiva di quell'individuo; se questo primo tratto viene percepito in modo positivo, dunque, incide favorevolmente sulla valutazione degli altri tratti, anche se non collegati tra loro, influenzando così il giudizio finale.
Applicando l’halo effect al galateo aziendale, se un possibile partner o cliente valuta positivamente il modo di porsi dell’interlocutore fin dai primi istanti, questo potrà favorire un’impressione globale favorevole e quindi un giudizio complessivo positivo.
Tutto ciò è fondamentale per stabilire una relazione solida che duri nel tempo. I primi istanti di presentazione, quindi, rappresentano il momento più importante, quello in cui si ha davvero la possibilità di fare una buona impressione. Alcuni studi affermano che bastano solamente sette secondi per farsi un’idea del proprio interlocutore. Per quanto il numero di secondi non sia così rilevante, è utile per comprendere quanto sia importante porsi nel modo migliore quando si incontra qualcuno la prima volta.
Soprattutto se ci si trova all'estero, dove le usanze e le tradizioni sono molto diverse dalle proprie, può essere complicato capire come fare un’ottima prima impressione. È quindi sempre consigliabile seguire le regole basilari del galateo aziendale - come presentarsi puntuali all'appuntamento, vestirsi in modo adeguato e mostrarsi attenti e rispettosi – ma è anche bene pianificare la trasferta nei dettagli e informarsi sulle abitudini specifiche del Paese di destinazione.
In Giappone, ad esempio, è ritenuto un segno di rispetto ricevere il biglietto da visita offerto prendendolo con due mani, guardarlo attentamente ed evitare di riporlo immediatamente in tasca. In Russia, invece, viene data molta importanza a formalità e titoli professionali: sempre meglio fare attenzione ad utilizzare l’appellativo corretto. O ancora, in India, la forma di saluto ufficiale è il tradizionale namaste; anche se oggi spesso si utilizza una stretta di mano, bisogna ricordarsi che questo gesto non può avvenire tra un uomo e una donna.
Quelli che abbiamo visto sono solo alcuni esempi che dimostrano quanto possano essere differenti i modi di approcciarsi in Stati con culture e tradizioni diverse. Comportarsi in maniera corretta, informandosi prima di partire, dimostra agli interlocutori reale attenzione e rispetto nei loro confronti. Per fare affari all'estero, dunque, è indispensabile investire tempo per capire come relazionarsi con i colleghi stranieri, per creare un clima di collaborazione e di fiducia reciproca che favorisca la realizzazione di accordi di successo.
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