La trasferta di lavoro è un’esperienza che richiede certamente molte energie, ma è un’opportunità unica per incontrare nuovi contatti, stringere accordi, partecipare a eventi e conferenze e, perché no, visitare un luogo nuovo. Se si tratta del primo viaggio di lavoro che richiede l’incontro con un cliente o la presentazione di un progetto, è normale provare una leggera agitazione.

In questo articolo, alcuni consigli utili per una pianificazione viaggio impeccabile.

Pianificazione viaggio di lavoro: i consigli prima della partenza

Per una pianificazione ottimale del viaggio d’affari, uno degli aspetti più importanti è la preparazione prima della partenza. Non si tratta di una perdita di tempo, anzi, soprattutto se è la prima trasferta, è la chiave per il successo e per non avere alcun disguido una volta giunti a destinazione. Ecco come prepararsi qualche giorno prima della partenza.

Fare una check-list di viaggio con tutto il necessario

In particolar modo quando si viaggia all'estero, questo punto è fondamentale. Per avere tutto sotto controllo ed evitare dimenticanze, è bene fare una lista completa dei documenti necessari e ricontrollarla una volta preparata la valigia. Giungere all'altro capo del mondo e rendersi conto di aver scordato all'ingresso di casa o in ufficio un documento importante non è certamente una situazione piacevole!

Preparare il bagaglio con cura

Spostarsi con un solo bagaglio a mano piccolo, leggero e comodo da portare con sé è una delle scelte preferite dai frequent flyer, per le trasferte brevi.

Viaggiare per lavoro può significare anche camminare molto ed è bene considerare questo aspetto per non trovarsi a trascinare pesanti valigie per tutta la città. Se invece il viaggio prevede la partecipazione a una fiera e il trasporto di un campionario oppure la permanenza per diversi giorni, è consigliato il bagaglio da stivare.

Scegliere abiti adeguati

Anche se l’azienda non prevede particolari policy riguardanti l’abbigliamento in trasferta, portare un paio di abiti è l’opzione migliore per fare una buona prima impressione. In commercio si trovano facilmente anche trolley pensati appositamente per riporre gli abiti formali in modo che non si sciupino nel corso del viaggio. Anche i ferri da stiro, solitamente a disposizione nelle camere d’albergo e negli appartamenti in affitto, si rivelano molto utili in queste occasioni.

Portare scarpe comode

Come già accennato, viaggiare per lavoro implica di solito un gran numero di passi, soprattutto se ci si deve spostare da un luogo ad un altro per incontri e conferenze. Per questo motivo, è meglio avere con sé scarpe eleganti, ma il più possibile comode. In alternativa, trovare posto nel bagaglio anche a un paio di sneakers aiuta a mantenere l’abitudine di fare una corsa mattutina e mantenersi in forma.

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Preparare i biglietti da visita

Quando l’obiettivo principale della trasferta è la creazione di relazioni e contatti, in fase di pianificazione viaggio, è importante non trascurare l’aspetto dei biglietti da visita. Se non ne è ancora in possesso, è necessario chiedere di ordinarli qualche tempo prima della partenza.

Block notes: perché no?

Avere sempre con sé un blocco per gli appunti cartaceo è sempre utile: per quanto sembri old fashioned, annotarsi le informazioni sul cellulare o sul computer, mentre l’interlocutore sta parlando, può risultare inopportuno, ecco allora che la soluzione si trova nel tradizionale metodo carta e penna.

Scrivere una lista con le informazioni principali

Per una pianificazione viaggio efficace, è utile creare una lista che contenga gli orari dei voli, il nome e l’indirizzo dell’hotel, gli appuntamenti in programma e tutte le informazioni ritenute essenziali. Che venga stilata tramite una app o su un foglio di carta, l’importante è averla sempre con sé per ogni evenienza.

Arrivare in aeroporto in anticipo

Perdere il volo non è un buon inizio per la prima trasferta di lavoro: molto meglio arrivare in anticipo e ripassare gli appunti, per ingannare l’attesa. L’azienda può anche proporre al collaboratore l’accesso alle lounge aeroportuali, magari utilizzando i punti accumulati grazie all'iscrizione a un programma di incentivazione delle compagnie aeree. Il travel manager saprà sicuramente fornirle informazioni a riguardo.

La trasferta di lavoro è un’occasione di crescita personale e professionale senza pari; è importante imparare il più possibile, confrontarsi con i colleghi, fare nuove conoscenze e anche scoprire qualcosa in più sulle tradizioni e gli usi del luogo.

In fase di pianificazione viaggio d’affari, può essere utile informarsi circa i programmi di incentivazione delle compagnie aeree a cui è iscritta l’azienda. PartnerPlusBenefit del Gruppo Lufthansa, ad esempio, permette di guadagnare punti a ogni viaggio, da utilizzare per ottenere un upgrade della classe di viaggio, l’accesso alle lounge e tanti altri vantaggi e premi che possono contribuire a rendere l’esperienza ancora più piacevole. Scopra di più cliccando qui!