Organizzare tutti i dettagli di un viaggio d’affari e tenerli sotto controllo non è facile come potrebbe sembrare. Ci sono aspetti che a volte vengono sottovalutati, pur essendo fondamentali per la riuscita della trasferta e la soddisfazione dei dipendenti in viaggio.

Una trasferta ben gestita può dare risultati sorprendenti per l’intero business. In questo articolo, proporremo 10 consigli da seguire per ottenere un ROI positivo.

Gestione trasferte aziendali: 10 consigli per ottenere risultati positivi

Se in azienda non è presente una figura che si occupi al 100% della gestione delle trasferte aziendali, può essere difficile organizzare tutto in maniera efficace. Nella maggior parte delle piccole-medie imprese è la segretaria o una persona dell’amministrazione, delle risorse umane o degli acquisti (se non lo stesso titolare) a doversi prendere cura di questa attività.

Soprattutto a seguito dell'emergenza sanitaria dovuta alla diffusione di Covid-19, è ancora più importante gestire le trasferte in modo ottimale, per non farsi cogliere impreparati. La pandemia, infatti, ha messo in luce la necessità di essere pronti a cambiare piani in ogni momento e a trovare soluzioni rapide ad eventuali imprevisti.

Ecco 10 consigli per affrontare al meglio la situazione.

1. Concedere autonomia ai collaboratori in viaggio

Lasciando che siano i dipendenti stessi a prenotare il loro viaggio, si otterrà un duplice vantaggio: la loro soddisfazione e il fatto di potersi liberare da questa incombenza. L’unica cosa che il responsabile viaggi dovrà fare sarà verificare che i collaboratori rispettino il budget e le policy aziendali.

2. Integrare le policy aziendali nel processo di prenotazione

Ricevere e inviare una catena infinita di email non è mai piacevole. Integrando la travel policy nel processo di prenotazione, si eviterà di perdersi in approvazioni per assicurare il rispetto delle policy. Applicare un sistema automatico permetterà di risparmiare una notevole quantità di tempo e di stabilire a priori eventuali restrizioni e accordi.

3. Adottare un metodo digitale per il controllo delle spese

Chiedere ai trasfertisti di conservare pile di ricevute e scontrini non è l’espressione di un’azienda digitalizzata. Con le tecnologie disponibili oggi, è davvero semplice introdurre un sistema informatico per gestire le spese della trasferta, ad esempio usando un software o semplicemente fornendo una carta di credito aziendale. Il rischio di smarrire scontrini e fatture cartacei è sicuramente maggiore e i tempi per il rimborso aumentano notevolmente.

4. Definire un metodo per raccogliere i dati e analizzarli

Per un’efficiente gestione delle trasferte aziendali, è necessario raccogliere più dati e informazioni possibili e averli sempre a portata di mano per procedere con analisi e report. Questo passaggio serve a identificare eventuali problemi, ottimizzare le policy, tracciare le spese e prendere decisioni efficaci nel corso dell’anno, con l’obiettivo di massimizzare la produttività e ridurre le frizioni.

5. Includere opzioni di alloggio alternative agli hotel

Gli alberghi non sono l’unica possibilità da considerare, quando si decide dove far alloggiare i collaboratori in viaggio d’affari. Includere anche appartamenti o case condivise può essere un modo alternativo per conoscere persone del luogo e risparmiare, quindi soprattutto chi viaggia da solo potrebbe apprezzarlo. Inserire anche questa possibilità nelle policy dimostra che l’azienda vuole stare al passo con i tempi e adattarsi alle esigenze personali.

6. Darei ai dipendenti maggiori possibilità di scelta

I collaboratori vogliono avere la possibilità di vedere tutte le opzioni a loro disposizione in una sola volta e prenotare la trasferta senza dover controllare diverse piattaforme o siti di comparazione dei prezzi. Avendo più opzioni a disposizione, c’è una maggiore possibilità di trovare orari convenienti e soluzioni confortevoli, che vadano incontro alle necessità dei viaggiatori.

7. Valutare attentamente costi e benefici

Una delle abilità più apprezzate in chi organizza viaggi d’affari è quella di riuscire a negoziare i prezzi e le tariffe più basse. Questo però deve essere fatto considerando il benessere e il comfort dei dipendenti, pur rispettando gli standard imposti dalle policy aziendali. Se prenotare un albergo o un volo aereo con un prezzo più basso significa costringere i viaggiatori a perdere tempo negli spostamenti, probabilmente il rapporto costi/benefici non è ottimale. Senza considerare il prezzo del taxi, se l’alloggio è molto lontano. Bisogna sempre valutare le esigenze dei colleghi in viaggio e gli eventuali costi nascosti.

8. Essere empatici

Il modo in cui avviene la gestione delle trasferte aziendali ha un forte impatto sui viaggiatori, sia a livello professionale che personale. Per questo, avere un’attitudine positiva e dimostrare di considerare le esigenze del trasfertista renderà sicuramente tutto più semplice.

9. Rimanere sempre aggiornati

Anche se il travel management spesso non è l’attività principale di chi se ne deve occupare in azienda, rimanere aggiornati è fondamentale per la riuscita delle trasferte. Il mondo dei viaggi d’affari è in continua evoluzione: nuove tendenze e strumenti possono aiutare a trovare metodi migliori per gestirli rispettando il budget.

10. Favorire la soddisfazione dei collaboratori

Quando si cerca di far rientrare tutti i punti precedenti nella strategia di organizzazione del viaggio, il risultato sarà un’esperienza positiva sia per l’azienda che per i dipendenti. Questo permetterà di accrescere la loro motivazione e produttività e avrà ripercussioni positive in termini di risultati, non solo nella trasferta, ma anche nelle attività quotidiane.

Per ottimizzare le spese del viaggio d’affari ci sono alcuni accorgimenti che spesso vengono sottovalutati, ma che possono realmente fare la differenza. Uno di questi è l’iscrizione dell’azienda ai programmi fedeltà delle compagnie aeree che permettono di ottenere vantaggi, bonus, upgrade e premi in cambio dei punti accumulati a seguito di ogni viaggio. Scopra PartnerPlusBenefit cliccando qui!