Gestire ogni aspetto del viaggio d’affari richiede impegno e preparazione, soprattutto se l’obiettivo è mantenere un equilibrio tra il budget, ottimizzando i costi, le policy aziendali e la soddisfazione dei collaboratori. E questi sono solo alcuni delle attività previste nel travel management all'interno delle aziende.

In questo articolo, vogliamo dare qualche consiglio a chi ha iniziato da poco o si sta approcciando per la prima volta a questo ambito professionale.

Travel management: cosa significa?

Con travel management non si intendono esclusivamente le prenotazioni di hotel, trasferimenti e voli aerei; si tratta di considerare le necessità dei colleghi e cercare di soddisfarle, nel rispetto delle policy aziendali, del budget stabilito e cercando di ottenere il meglio da partnership e convenzioni.

In breve, occuparsi di travel management significa:

• conoscere in modo approfondito le dinamiche aziendali interne e le relazioni con l’esterno
• contribuire a mantenere aggiornate le travel policy
• verificare il rispetto delle procedure di trasferta da parte dei collaboratori
• cercare di ottimizzare i costi del viaggio, per rimanere nei limiti di budget imposti
• stipulare accordi di partnership, collaborazioni e convenzioni con i player del mercato
• valutare l’iscrizione ai programmi di incentivazione delle compagnie aeree
• realizzare i punti elencati sopra garantendo il massimo comfort ai business traveller

Ecco, a seguire, alcuni consigli utili e facilmente applicabili per chi non ha mai svolto questa professione e deve iniziare a gestire questi aspetti per la prima volta.

• Provare a cambiare prospettiva: può capitare che la persona che inizia a occuparsi di travel management provenga da ambiti che magari hanno poco a che vedere con i viaggi. Pianificare le trasferte di lavoro è un compito particolare, perché include il confronto con una serie di sfumature e di aspetti che vanno al di là di dati e numeri, ed entrano nella sfera emotiva e relazionale. Ecco perché è utile assumere un punto di vista diverso rispetto a quello abituale, per capire meglio le esigenze dei colleghi e mantenere un atteggiamento empatico e collaborativo.

• Conoscere gli obiettivi aziendali: affinché il travel management sia efficace, è importante che gli obiettivi generali e quelli delle travel policy siano allineati, per procedere in parallelo. Chi si occupa della pianificazione dei viaggi di lavoro dovrebbe conoscere la mission dell’azienda, se siano previsti incrementi di organico con nuove assunzioni o nuovi accordi con partner internazionali, ad esempio. Solo in questo modo, infatti, le procedure rifletteranno gli obiettivi, a garanzia della massima efficienza, della tutela del benessere e della soddisfazione dei colleghi.

• Coinvolgere gli interlocutori: il travel management sfiora molti ambiti diversi del business, dunque è piuttosto importante che le persone interessate siano incluse nella definizione di procedure, accordi e strumenti di prenotazione. Il raggiungimento degli obiettivi delle trasferte contribuisce al successo di tutta l’azienda, migliorando il clima. In quest’ottica, è bene prevedere anche protocolli specifici per la sicurezza dei dipendenti in viaggio: non solo assicurazioni sanitarie, ma anche gestione e protezione dei pagamenti e degli strumenti di lavoro (pc e smartphone ad esempio), in collaborazione con i colleghi dei dipartimenti IT, HR, Legale e HSSE.

• Essere proattivi: anche nelle organizzazioni strutturate può essere che sia una persona sola a occuparsi di travel management, per cui potrebbe essere complicato avere consigli e supporto costanti. Ecco perché è importante anche la formazione al di fuori dell’azienda. Ad esempio, può essere utile partecipare a corsi ed eventi di settore, per essere sempre aggiornati sui nuovi trend e sugli sviluppi futuri, come quelli organizzati dalla Global Business Travel Association (GBTA) di cui abbiamo parlato anche in questo articolo.

• Se ci si affida al supporto di un’agenzia di viaggi, perché non approfittare della sua competenza in materia, leggendo le newsletter e gli approfondimenti che invia periodicamente alle aziende clienti e chiedendo una consulenza telefonica.

• Verificare il rispetto delle travel policy: le norme che regolano i viaggi d’affari dovrebbero includerne ogni aspetto, a partire dalla gestione delle spese e dei rimborsi da parte dell’azienda, fino alle polizze relative alla sicurezza delle persone. È fondamentale assicurarsi che tutti ne siano a conoscenza e non vi siano dubbi. Organizzare incontri ad hoc con i collaboratori, per chiarire eventuali perplessità, potrebbe essere una soluzione molto efficace sia per evitare incertezze, sia per mostrare ai colleghi il completo supporto da parte dell’azienda.

Se anche chi si occupa di travel management da tempo è in difficoltà nel trovare un equilibrio tra budget e benessere dei colleghi, un supporto in questa direzione può arrivare dai programmi di incentivazione delle compagnie aeree, a iscrizione gratuita. Grazie a questi programmi, le aziende accumulano punti con ogni viaggio e li possono utilizzare richiedendo l’accesso alle lounge aeroportuali, l’upgrade alla classe superiore e molti altri premi. PartnerPlusBenefit del Gruppo Lufthansa, ad esempio, prevede anche cashback e rimborsi per le aziende iscritte: scopra di più cliccando qui!