Le trasferte per motivi di lavoro sono sempre più frequenti: l'aumento dei rapporti con clienti e fornitori in tutto il mondo e il dislocamento di molte aziende in varie sedi, anche in diversi continenti, hanno reso necessario lo spostamento fisico più o meno frequente di una parte delle risorse umane. Per rendere più sereno possibile il viaggio di lavoro, è importante cercare di garantire al dipendente comfort e serenità massimi nel corso della trasferta: uno degli elementi indispensabili in tal senso è l'acquisto di un'assicurazione adeguata che metta al sicuro da ogni possibile imprevisto.

A seguire, alcuni consigli per fare la scelta giusta.

Quando è importante attivare l’assicurazione per i viaggi d'affari?

Durante la trasferta, il professionista potrebbe dover affrontare spese non previste, variazioni di programma dell'ultimo minuto e una serie di altre problematiche che normalmente in ufficio non incontrerebbe.

Esistono sul mercato molti tipi di assicurazione per i viaggi d'affari: per scegliere quella più idonea occorre valutare quali evenienze copre la polizza, se nei Paesi di destinazione è obbligatoria e le esigenze specifiche dell'azienda.

Vediamo i dettagli, nei prossimi paragrafi.

Le coperture utili nell'assicurazione

Nell'assicurazione di viaggio per le trasferte aziendali è importante che sia prevista una copertura per spese mediche, eventuali ricoveri ospedalieri o per un rientro d’emergenza nel Paese d’origine. Inoltre, una buona assicurazione dovrebbe prevedere rimborsi in caso di cancellazioni di un volo all'ultimo minuto, dovuti a motivi professionali o personali o a circostanze esterne, come condizioni meteo avverse, così che l’azienda non perda il prezzo dei biglietti acquistati in precedenza; da non sottovalutare anche la protezione in caso di problemi con la prenotazione alberghiera.

Un altro aspetto che dovrebbe essere incluso nell'assicurazione di viaggio è quello relativo alla perdita del bagaglio o di effetti personali. Spesso durante la trasferta occorre spostarsi nel giro di poco tempo tra più luoghi e impegni e può accadere di smarrire o danneggiare un dispositivo tecnologico, come pc o smartphone, con effetti negativi anche sull'operatività professionale. Se la polizza copre questo tipo di problematiche, il dipendente in trasferta può lavorare più serenamente e risolvere in modo più rapido eventuali inconvenienti.

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I Paesi in cui l’assicurazione è obbligatoria

In alcuni Paesi l'assicurazione per i viaggiatori in ingresso è un obbligo, specialmente per quanto riguarda la copertura in caso di eventuali emergenze mediche: Armenia, Azerbaigian, Cuba, Bielorussia, Kazakistan, Kirghizistan, Moldavia, Russia, Tagikistan e Turkmenistan sono alcuni dei Paesi che richiedono non solo il visto, ma anche una polizza medica che copra un rimpatrio d'urgenza. Negli USA l'assicurazione sanitaria per i viaggiatori in ingresso è consigliata, anche se non obbligatoria, perché in caso di necessità non c'è un servizio medico-ospedaliero pubblico.

Mentre per i viaggiatori che non appartengono all'area Schengen l'assicurazione è una condizione imprescindibile e necessaria per ottenere il visto di ingresso, a meno che si abbia la residenza in uno dei Paesi extra UE esonerati dal visto, tra cui Stati Uniti, Canada, Argentina, Brasile.

Valutazione delle esigenze aziendali per le trasferte

La scelta dell'assicurazione di viaggio ideale per la propria azienda dipende anche dalla specifica realtà. Deve essere valutato il numero di trasferte nell'anno, quante persone vengono coinvolte e quali sono le destinazioni più frequenti.

In alcuni casi, i viaggi potrebbero essere sempre verso un numero ristretto e fisso di Paesi, come avviene per quelle aziende che hanno seconde sedi all'estero. Mentre altre realtà, abituate a frequentare più mercati e continenti, in modo meno regolare, ma coprendo un numero più ampio di Paesi, avranno esigenze differenti.

Inoltre, deve essere valutata la tipologia di persone che partecipano alle trasferte: alcune imprese coinvolgono solo determinati professionisti, mentre in altre sono chiamati a viaggiare dipendenti sempre diversi. Se l'età media del personale in azienda è particolarmente giovane, occorre infine tenere conto delle abitudini all'uso della tecnologia e a ricevere risposte immediate: l'assicurazione ideale dovrebbe prevedere opzioni per la gestione in real time degli inconvenienti, nonché app e piattaforme web per tenere sempre sotto controllo tutti gli elementi del viaggio.

L'aspetto economico e il vantaggio dei pacchetti

Una volta tenute in considerazioni le variabili appena descritte, potranno essere confrontate le coperture assicurative offerte dalle varie compagnie. Il prezzo proposto va valutato attentamente: dietro a tariffe troppo basse a volte ci sono coperture non efficaci che non possono garantire un supporto adeguato in caso di necessità. Un modo per risparmiare ottenendo al tempo stesso polizze efficaci può essere quello di scegliere dei pacchetti: un'assicurazione collettiva può risultare vantaggiosa economicamente se lo spostamento riguarda un gruppo di dipendenti o se la famiglia del trasfertista partecipa al viaggio, approfittando del viaggio per trascorrere qualche giorno di vacanza nella meta di destinazione.

In conclusione, l'assicurazione per i viaggi d’affari non può dirsi un costo, bensì un investimento per l'impresa. I benefici di una buona polizza rendono irrinunciabile questo elemento per qualsiasi tipo di trasferta. La serenità e il supporto garantiti al dipendente sono benefit che aiutano a rendere il periodo fuori sede un'esperienza positiva, a tutto vantaggio della sua produttività lavorativa e quindi del business aziendale.

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