Per le aziende, la soddisfazione dei dipendenti assume un’importanza sempre più strategica. Per incrementarla, si cercano soluzioni per andare incontro alle esigenze dei collaboratori e i viaggi d’affari sono senza dubbio al centro dell’attenzione.

Poiché il supporto ricevuto da parte dell'impresa nell’organizzazione delle trasferte ha un impatto reale sulla soddisfazione dei collaboratori che viaggiano per lavoro, oggi ci concentreremo su un aspetto in particolare: la prenotazione hotel per i dipendenti.

Prenotazione hotel per i dipendenti in trasferta & soddisfazione

L’attenzione dedicata alla soddisfazione dei dipendenti sta crescendo sempre più, partendo dall’ambito HR, da sempre driver per la diffusione del benessere organizzativo, arrivando fino alla gestione delle spese di viaggio.

Non si parla esclusivamente di comfort e benefit per il dipendente che si trova in trasferta, di sicuro strategici per attrarre talenti e mantenere alta la fedeltà all’azienda, ma anche di strumenti di prenotazione.

Storicamente le piattaforme per la prenotazione dei viaggi d’affari non erano disegnate sulle esigenze di chi poi effettivamente le doveva usare, ma dei travel manager o dell’ufficio preposto, infatti si trattava di strumenti complessi e poco intuitivi, con funzioni più utili all’amministrazione che al dipendente.

Oggi si cerca invece di fare combaciare, all’interno dello stesso sistema, le procedure aziendali, le preferenze e le esigenze specifiche dei viaggiatori, con piattaforme che consentono di ordinare i risultati delle ricerche in base a parametri personalizzabili.

Altro vantaggio derivante dall’uso di piattaforme è la possibilità di gestire direttamente i pagamenti, con un maggiore controllo sulle spese di trasferta e una riduzione dei costi extra. Ciò riguarda le prenotazioni dei voli, ma anche quelle alberghiere dove è altrettanto importante il rispetto delle policy e delle convenzioni stipulate dall’azienda.

L’ottimizzazione dei costi si concretizza dunque nel tempo che non deve più essere impiegato, ad esempio, per richiedere la fattura in reception al check-out, per compilare la nota spese (che deve poi essere controllata e approvata da un responsabile e rimborsata dall’amministrazione).

Quali sono le abitudini delle aziende quando si parla di prenotazione hotel per i dipendenti che devono intraprendere un viaggio d’affari?

Per rispondere a questa domanda ci affidiamo ai risultati del sondaggio realizzato da HRS in collaborazione con Secretary.it, la community online dedicata alle Executive Assistant.

Gli elementi più importanti nella scelta di un albergo sono la posizione, quindi la vicinanza ai luoghi della trasferta (gli uffici del cliente, del fornitore o dell’headquarter) e le modalità di cancellazione, con la presenza o meno di penali per l’annullamento della prenotazione.

Anche le tariffe e le eventuali percentuali di sconto hanno un’influenza sulla scelta dell’hotel, ma non sono prioritarie.

In merito ai servizi che vengono ricercati e considerati essenziali da chi prenota un viaggio di lavoro, la tendenza va verso una flessibilità e un’offerta che ritroviamo anche nella prenotazione dei voli. Sia gli uomini che le donne, infatti, premiano gli alberghi con wi-fi gratuito, ristorante interno e possibilità di cancellazione anche all’ultimo minuto.

Le differenze fra viaggiatori di sesso maschile e femminile si notano negli elementi considerati importanti ma non fondamentali: gli uomini preferiscono gli hotel che offrono la possibilità di late check-out e che velocizzano le operazioni di check-in/out; le donne apprezzano la presenza di palestre e spa, confermando la tendenza bleisure di cui abbiamo parlato qui.

Come abbiamo già avuto modo di evidenziare in merito alle nuove tecnologie per l’organizzazione dei viaggi, della digitalizzazione in azienda vengono apprezzati soprattutto i benefici che porta a livello della gestione quotidiana delle trasferte piuttosto che all'attività di programmazione e decisione strategica. Questo perché per chi si trova in trasferta è molto più utile avere un supporto per i pagamenti, l’inserimento delle spese o le modifiche all'itinerario.

Ciò non toglie che l’organizzazione, l’aspetto più legato al back-office di prenotazione nel rispetto delle procedure, resti di fondamentale importanza per continuare a svolgere le attività, ma snellendo, velocizzando e automatizzando le procedure di routine che possono essere demandate all'uso di strumenti digitali si guadagna molto tempo prezioso.