L’assistente di direzione porta a termine quotidianamente compiti di natura organizzativa ed esecutiva all'interno dell’azienda. Il suo ruolo decisivo è di supporto alle attività ordinarie dei vertici di dipartimento e dei team di area; tra le maggiori responsabilità affidate a un executive assistant figura la pianificazione dei viaggi di lavoro della dirigenza, dell’amministratore delegato o del titolare d’azienda.

Pensare di organizzare un viaggio d’affari per il capo può preoccupare, ma assicurarsi di avere sotto controllo ogni singolo aspetto della trasferta, permetterà ai business traveller di affrontare i propri impegni lavorativi senza distrazioni, focalizzandosi unicamente sugli obiettivi della trasferta, favorendo, così, il successo lavorativo personale e aziendale. A seguire le offriremo alcuni suggerimenti utili per organizzarla al meglio.

Alcuni suggerimenti utili per organizzare un viaggio d'affari per i vertici aziendali

Prima di procedere con la pianificazione di una trasferta aziendale per il proprio capo, occorre definire per tempo tutte le attività da programmare, in modo da non trascurare dettagli importanti e avere modo di vagliare le migliori opzioni in termini di volo, trasporti e hotel. 

Programmare un viaggio d'affari con anticipo non è sempre una scelta praticabile; molto spesso, infatti, le trasferte all'estero vengono organizzate nel giro di pochi giorni a causa di impegni maturati in breve tempo, riunioni non previste e progetti ongoing.

A fronte di quanto detto, risulta utile avere un quadro delle attività da avviare nel momento in cui si pianifica una trasferta, una to do list dei dettagli da non tralasciare fin dalla programmazione e che sono decisivi per il successo di un viaggio d’affari. 

Prenotazione dei voli

I biglietti aerei rientrano nelle spese più impattanti di un viaggio. Normalmente, le policy aziendali definiscono il tetto massimo di spesa consentiti dall'organizzazione, per cui il fattore tempo gioca un ruolo chiave nell'allineamento dei costi rispetto al budget disponibile. Non sempre, però, un prezzo agevole corrisponde ad un servizio altrettanto vantaggioso; spesso infatti, dietro a costi minimi si nascondono spese “invisibili”, generate dalla stessa natura del volo. Partenze previste in orari ostici o da aeroporti particolarmente lontani costringono il business traveller a levatacce che compromettono il buon riposo e il mantenimento della concentrazione o rendono necessaria la prenotazione di transfer da e per l’aeroporto piuttosto onerosi.

Se organizzare un viaggio d’affari è un’attività di routine, è auspicabile familiarizzare con la compagnia aerea più utilizzata, iscriversi a programmi di fidelizzazione e avere accesso, così, a servizi particolari dedicati ai clienti fedeli. Tra questi, le lounge aeroportuali messe a disposizione dalle stesse compagnie rappresentano uno dei servizi più apprezzati dai viaggiatori d’affari. Qui i business traveller possono riposare lontano dalla confusione delle sale aeroportuali, consumare un pasto in estrema tranquillità e navigare su internet per lavoro o piacere grazie ad una connessione wi-fi rapida. 

Se i voli prenotati prevedono scali, è possibile usufruire di servizi garantiti da alcune compagnie aree che segnalano in tempo reale al viaggiatore, tramite messaggio sul cellulare o email, il numero del gate previsto per l’arrivo e per la partenza del volo successivo.

Se desidera conoscere gli aspetti da conoscere relativamente all'acquisto dell’assicurazione di viaggio, la rimandiamo all'articolo dedicato.

Prenotazione degli hotel

Qui vige la stessa regola dei voli. Infatti, oltre al budget a disposizione, al momento della pianificazione, bisognerebbe considerare i servizi fondamentali affinché la permanenza in hotel risulti comoda, ma soprattutto all'altezza dell’esigenza degli ospiti. Quali sono gli elementi essenziali ricercati dai business traveler per la propria sistemazione? Sicuramente gioca un ruolo chiave la posizione dell’hotel, che deve essere strategica rispetto ai punti di interesse. La scelta della soluzione più adatta ricadrà su sistemazioni che prevedranno, all'interno della propria offerta, servizi considerati, ormai, necessari come la colazione inclusa nella prenotazione o una connessione wi-fi gratuita.

Tra gli elementi da verificare, in fase di prenotazione alberghiera, ci sono le modalità di cancellazione previste ed eventuali penali per l’annullamento. È desiderabile affidarsi a strutture che non prevedano penali, ma modalità di cancellazione gratuite entro un periodo di tempo prefissato, in modo da avere un margine di risparmio qualora il viaggio d’affari dovesse essere annullato o posticipato. 

Pianificazione delle attività previste

Una volta pensato alla parte organizzativa della trasferta, potrebbe essere utile procedere alla stesura del programma di viaggio dettagliato da condividere con il capo. In trasferta, infatti, l’accesso alla propria agenda digitale è meno frequente di quanto possa essere in ufficio, situazione in cui laptop e cellulare aziendali sono sempre accesi.

Per organizzare un viaggio d’affari al meglio, in previsione di molti appuntamenti già fissati e seminati tra le diverse giornate, è utile stilare e fare fede a una pianificazione precisa delle attività che preveda anche delle note con i dettagli importanti da non dimenticare. 

Prenotazione di transfer o auto a noleggio

Un aspetto molto importante della trasferta lavorativa riguarda i mezzi di trasporto con cui il business traveller dovrà recarsi in aeroporto, in hotel o ad appuntamenti pianificati. Potrebbe risultare complicato programmare tutti gli spostamenti delle giornate, ma alcuni andrebbero senza dubbio definiti con largo anticipo. Per ridurre il più possibile il rischio di inconvenienti e favorire una trasferta il più piacevole possibile, infatti, è utile prevedere un’auto che accompagni il capo all'aeroporto all'inizio e al termine della trasferta e in hotel non appena atterrato il volo. Una possibile alternativa è quella di noleggiare un’auto per il business traveller per tutta la durata del viaggio. Il vantaggio di questa scelta? Godere della massima libertà in termini di spostamenti, non vincolata da mezzi pubblici e costi extra.

Nell'articolo di oggi abbiamo esaminato le attività principali che un executive assistant dovrebbe pianificare nel dettaglio quando prenota un viaggio di lavoro per il proprio responsabile o per i dirigenti d’azienda.

Organizzare un viaggio d’affari ineccepibile influirà positivamente non solo sulla buona riuscita del viaggio, ma anche sui risultati aziendali e sul rapporto di stima tra boss e assistente.