Spesso, i viaggi d’affari sono necessari per partecipare a eventi o conferenze importanti, oppure per incontrare clienti e finalizzare accordi. Sono quindi certamente utili per la crescita del business aziendale, ma ciò non toglie che l’organizzazione richieda tempo e attenzione.

Nelle piccole realtà, capita che siano la segretaria o lo stesso titolare a dover organizzare le trasferte aziendali per i dipendenti, cosa che si aggiunge alle già numerose attività di routine.

In questo articolo, vogliamo proporre alcuni consigli per permettere di ottimizzare i tempi, pianificando il viaggio in breve tempo.

I consigli per chi deve organizzare le trasferte aziendali

Se in azienda non è presente una persona interamente dedicata al travel management, organizzare autonomamente le proprie trasferte o quelle dei dipendenti può essere un’attività che necessita di parecchio tempo e impegno. Prenotare i biglietti aerei, gli alloggi e i trasporti a destinazione sono solo alcuni degli aspetti a cui pensare.

A seguito dell'emergenza sanitaria causata da Covid-19, si sono aggiunti altri aspetti fondamentali a cui bisogna prestare attenzione, tra cui:

• le procedure di igiene e sicurezza attivate dalle compagnie aeree
• le politiche riguardo ai rimborsi in caso di imprevisti
• le regole legate all'ingresso nei diversi Paesi del mondo
• eventuali assicurazioni di viaggio aggiuntive per i collaboratori

Di seguito, alcuni consigli per velocizzare il processo organizzativo e per evitare di dimenticare qualche punto importante.

1. Stabilire un budget indicativo

Decidere il limite massimo che si è disposti a spendere per un viaggio d’affari è sicuramente un buon modo per iniziare la pianificazione. Potrebbe essere utile abbozzare un piano ideale e calcolare il budget realistico basato sui prezzi dei voli, sugli alloggi e i trasporti, indicando anche il costo ipotetico di pranzi e cene. In questo modo, si può avere un’idea generale di quello che si andrà a spendere e si potrà facilmente stabilire il budget e ottimizzare le spese.

2. Acquistare i biglietti aerei in anticipo

Quello del biglietto è solo uno dei costi che incidono sulle spese legate alle trasferte aziendali. Se dopo aver definito il budget si attende troppo tempo prima di effettuare l’acquisto dei voli, è probabile che il prezzo aumenti e che sia necessario aggiustare il budget pianificato. Inoltre, un consiglio utile è quello selezionare i posti e la classe di viaggio adeguati, per sé e per i propri dipendenti, per assicurarsi un viaggio piacevole e confortevole. Non bisogna dimenticare che molte compagnie prevedono programmi di incentivazione gratuita che permettono di ottenere, in cambio di punti, upgrade della classe di viaggio e altri servizi che sicuramente possono contribuire a migliorare l’esperienza di volo. Facendo tutto di fretta, si rischia di non valutare adeguatamente queste possibilità, che invece è bene sfruttare!
Iniziare l’organizzazione del viaggio proprio dall'acquisto dei biglietti aerei è la soluzione migliore perché, oltre a un risparmio economico, permetterà di essere tranquilli e di programmare tutto il resto di conseguenza.

3. Prenotare l’albergo il prima possibile

Se l’obiettivo della trasferta è quello di partecipare a una conferenza o evento importante, anche a livello internazionale, è bene prenotare l’alloggio il prima possibile. Aspettando troppo, infatti, il rischio è di doversi accontentare di un hotel più distante, perché i più vicini al luogo dell’evento potrebbero essere già stati prenotati. Se si trova in centro città, può essere vantaggioso cercare hotel più lontani per risparmiare in termini economici; bisogna però valutare il prezzo del taxi per l’eventuale trasporto e il tempo da prevedere per gli spostamenti. Non sempre il rapporto tra costi e benefici risulta positivo! Sicuramente, potersi recare a piedi in poco tempo alla conferenza o all'incontro permetterà a tutti di essere più energici e attivi, ma mentalmente rilassati.
Se si viaggia insieme ai propri dipendenti, è bene assicurarsi di aver prenotato abbastanza camere per tutti e che l’hotel fornisca la rete Wi-Fi gratuita e la possibilità di late check-in.

4. Prevedere un’alternativa in caso di imprevisti

Anche nel corso di un viaggio perfettamente organizzato possono capitare degli imprevisti. È sempre bene avere un’alternativa, ad esempio nel caso in cui si perda un volo. In questo caso si può valutare l’opzione dell’ingresso alle lounge aeroportuali per trascorrere l’attesa in un luogo confortevole e rilassante, dove eventualmente è anche possibile lavorare in tutta tranquillità. A volte, gli imprevisti possono essere positivi, ad esempio quando un incontro molto produttivo si prolunga, per finalizzare una trattativa o un accordo commerciale.

5. Spedire le eventuali attrezzature necessarie

Può capitare che il titolare e i commerciali dell’azienda debbano tenere una presentazione nel corso dell’evento o della riunione a cui partecipano. In questo caso, meglio ricordarsi di spedire tutto il materiale necessario in anticipo, soprattutto se pesante e ingombrante. Meglio, quindi, prevedere e prenotare il servizio per tempo, facendo recapitare il materiale al proprio albergo o direttamente al luogo della conferenza. In alternativa, si possono valutare dei punti di ritiro nella zona, come gli uffici postali. Se si tratta di materiali preziosi o trasportabili in valigia, è possibile anche richiedere un voucher eccedenza bagaglio tramite programma di fidelizzazione, come PartnerPlusBenefit.

Le trasferte aziendali sono un elemento essenziale del business, ma anche della crescita personale e professionale dei propri dipendenti. Non solo: permettere loro di partecipare a un viaggio è sicuramente un modo per incentivarli a dare il massimo e accrescere la motivazione. È chiaro però che bisogna garantire un'esperienza piacevole, pur rispettando il budget prefissato.

In quest’ottica, può essere utile valutare di iscrivere l’azienda a un programma fedeltà come PartnerPlusBenefit che permette di convertire i punti accumulati a ogni viaggio con premi, accesso alle lounge, upgrade della classe e tanti altri vantaggi che non faranno che migliorare l’esperienza di trasferta. Scopra tutti i dettagli cliccando qui!