L’assistente in azienda è essenziale al mantenimento degli equilibri organizzativi 

Tra le competenze dell’assistente c’è quella di fornire supporto all'area esecutiva e di conseguenza a tutto il team di lavoro.

Fin dal suo primo giorno di attività, inizia a costruire il suo gruppo e lavora costantemente per mantenerlo in equilibrio e in efficiente armonia, per realizzare i risultati desiderati dai piani aziendali. Questo gruppo è composto dai suoi pari ruolo, ovvero gli altri assistenti sparsi per l’azienda. Infatti, se c’è qualcuno di più onnisciente di un assistente, è un intero team di assistenti, capaci di accumulare e condividere una conoscenza che riguarda ogni reparto aziendale.

La conoscenza dei ruoli

L’assistente riesce a memorizzare abbastanza rapidamente l’intero organigramma dell’azienda e a individuare chi occupa i ruoli principali e strategici, chi prende le decisioni e chi le influenza. Di solito, dovendo attraversare spesso i reparti e gli uffici per svolgere le sue mansioni, accumula rapidamente una vasta rete di conoscenze e contatti che possono risultare utili in molte occasioni. D’altra parte, normalmente l’assistente è una delle persone che rimane più a lungo in azienda: arriva presto al mattino ed esce tardi la sera, rispondendo a email e messaggi anche per conto del suo responsabile.

Una risorsa da non sottovalutare

Tra le doti dell’assistente c’è la proattività, ma anche l’essere collaborativo e intuitivo. Grazie a queste caratteristiche riesce a cogliere in anticipo possibili ostacoli e malfunzionamenti organizzativi in azienda, prima che abbiano conseguenze gravi.

Molte persone classificano gli assistenti come semplici esecutori e organizzatori di attività. Ma questo ruolo è molto più importante e va rispettato, senza limitare le iniziative o il talento di chi lo riveste, perché si rischia di sottovalutare la capacità di problem-solving anche in situazioni di forte stress che è parte delle sue skill personali.

Le qualità ricercate nell'assistente in azienda

In un recente annuncio di lavoro per la ricerca di un assistente esecutivo, per un marchio di abbigliamento, si trovano alcune caratteristiche identificate come ideali per chi occupa questo ruolo.

Eccole di seguito:

• Capacità di organizzare e tenere sotto controllo le tempistiche, coordinare il team di lavoro del suo dipartimento e allinearlo agli altri reparti aziendali.

• Accuratezza nel controllare le spese aziendali, analizzando le uscite, il pagamento delle fatture e tenendo aggiornati gli scadenziari.

• Organizzazione nel gestire la posta in arrivo e i documenti digitali, mantenendo un sistema di archiviazione snello e intuitivo per tutti.

• Capacità di preparazione dei documenti per la firma dei responsabili e dei manager coinvolti.

• Predisposizione nell'offrire supporto e garanzia di confidenzialità, con la consapevolezza dell’importanza della riservatezza per alcune informazioni.

• Abilità nell'assumere incarichi speciali in caso di necessità, con una flessibilità richiesta a pochi altri ruoli: l’assistente si rivela anche in questo senso una delle figure più importanti nell'azienda.

A proposito di incarichi che richiedono un'attenzione particolare, nel prossimo paragrafo parliamo del ruolo dell'assistente nella pianificazione dei viaggi aziendali.

Il ruolo nell'organizzazione dei viaggi

Come si può intuire dalla varietà di caratteristiche desiderate in un assistente, questo ruolo oggi è sempre più trasversale, perché le aziende stesse sono soggette a frequenti cambiamenti organizzativi e hanno bisogno di persone flessibili. Si moltiplicano le sedi internazionali e i rapporti con l’estero, dunque le trasferte e il numero di professionisti coinvolti.

Anche in questo ambito l’assistente ha un compito fondamentale: abituato a sostenere un calendario intenso di attività, questa figura fa da punto di contatto per le richieste interne ed esterne e aiuta nell'organizzazione del viaggio, dalla definizione dell’itinerario e dei tempi di trasferta, alla collaborazione nella prenotazione di voli e sistemazioni alberghiere.

Durante la trasferta stessa, supporta dalla sede aziendale il business traveller in caso di inconvenienti o imprevisti nel calendario dei suoi impegni e coordina il suo lavoro con quello dei colleghi, trasferendo informazioni, documenti e materiali da una parte all'altra del mondo.

In conclusione, come le aziende oggi sono diventate flessibili, così sono diventate ancora più fondamentali quelle figure al loro interno più abituate a muoversi tra ruoli e responsabilità, come gli assistenti. Spesso in seconda linea, nascosti da professionalità in apparenza più importanti, sono invece irrinunciabili risorse su cui l’azienda deve continuare a investire, puntando sul loro aggiornamento e sulla formazione continua.

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