Lo sviluppo di progetti ambiziosi, la nascita di nuove opportunità di business e il raggiungimento di obiettivi importanti richiede un focus attento agli impegni e alle responsabilità quotidiane.Ottimizzare il lavoro di risorse e team e supportare, così, le scelte strategiche dell’impresa è fondamentale per migliorare l’operato dell’ufficio.

Nell'articolo di oggi esaminiamo come coordinare la comunicazione interna e gli aspetti pratici in sede e all'estero.

Ottimizzare il lavoro delle risorse e migliorare le performance dell’organico

I compiti dell’executive assistant sono molti, tra questi emerge il suo contributo nello sviluppo di un ambiente di lavoro stimolante, che stimoli i dipendenti, assicurando le performance e la motivazione necessarie a portare a termine impegni in sede e all’estero.

Un coordinamento interno, un piano di comunicazione strategico e una policy aziendale aggiornata sono solo alcuni degli elementi da valorizzare per ottimizzare il lavoro delle risorse.

In questo articolo le forniremo 7 suggerimenti, utili per coordinare efficientemente le attività dei collaboratori e contribuire al successo e alla crescita dell’impresa.

• Pianificare accuratamente i viaggi d’affari

L’organizzazione e la gestione delle trasferte dei collaboratori merita una considerazione particolare. Oltre alle prenotazioni di voli e hotel e alla preparazione dei documenti necessari per il viaggio, è importante allinearsi con la dirigenza e i dipendenti per assicurare una pianificazione conforme alle necessità dei singoli e agli impegni che attendono a destinazione.

Coordinare insieme tutte le fasi è cruciale per permettere all'organico coinvolto di adempiere a tutti gli impegni programmati fuori sede; a questo proposito, è importante ricordare che spetta all'assistente di direzione rispettare budget e travel policy approvate dal corporate travel manager. In questo articolo è possibile approfondire il ruolo di questa figura all'interno delle aziende.

• Promuovere una gestione efficiente degli impegni

Ottimizzare il lavoro quotidiano delle risorse comporta un focus mirato alle attività ongoing. Ciò non implica concentrarsi unicamente su task e progetti in scadenza, ma valutare ogni singolo obiettivo, procedendo per priorità. Ancora una volta, una piano di coordinamento e comunicazione interna è la chiave per ottenere i migliori risultati e supportare il lavoro di squadra dei team.

• Dedicare tempo a se stessi

Sia che si tratti di lavorare in ufficio o di essere impegnati in una trasferta fuori sede, dedicare tempo a se stessi è fondamentale per salvaguardare il proprio benessere.

È cruciale non sottovalutare questo aspetto ma, al contrario, supportare uno stile di vita sano all’interno dell’organizzazione: concedersi una pausa caffè nel corso della mattinata o uscire a pranzo con i colleghi, non solo favorisce l’allentamento delle tensioni, ma permette di ritrovare le energie necessarie per portare a termine gli impegni previsti per la giornata.

• Pianificare attentamente le riunioni

Meeting di allineamento tra dipartimenti, riunioni con colleghi provenienti da altre sedi, incontri con i clienti e corsi di aggiornamento sono attività importanti per stimolare, da un lato, la crescita professionale delle risorse e, dall'altro, abbracciare nuove e vantaggiose opportunità di business. Per non inficiare il lavoro dei collaboratori, è opportuno che queste attività vengano organizzate, per quanto possibile, con anticipo per poter organizzare al meglio la giornata e dedicare il tempo necessario al lavoro in corso.

• Multitasking sì, ma non troppo

Al giorno d’oggi, essere multitasking è una caratteristica indispensabile, in ufficio, così come a casa. Basti pensare alle normali commissioni che, anche se abitudinarie, subentrano nello svolgimento delle attività quotidiane, talvolta causando preoccupazioni e tensioni.

Saper scindere l’aspetto lavorativo da quello privato non è tutto; come già anticipato tra le righe precedenti, occorre riconoscere priorità e scadenze e concentrarsi su queste, così da aumentare la produttività e ottimizzare il proprio lavoro.

• Organizzare attività di team building

La segreteria di direzione ha un ruolo cruciale nella promozione di queste attività; il team building favorisce lo sviluppo di relazioni solide e durature tra colleghi. Rappresenta un’ottima occasione di confronto, dialogo e scambio di idee su temi normalmente poco trattati e danno uno spunto concreto sull'approccio lavorativo da adottare.

Instaurare buone relazioni con le risorse permette di vivere in un ambiente di lavoro sereno e collaborare in funzione di obiettivi comuni.

• Prevedere servizi e benefit per i dipendenti

Piani di welfare, soluzioni personalizzate, così come servizi e benefit in viaggio sono misure adottate per favorire il benessere in azienda e incrementare motivazione e produttività.

Supportare l’organico attraverso strumenti pensati per favorire il work-life balance e la serenità dei collaboratori è fondamentale per fidelizzarli e valorizzare la propria brand image. Attrarre talenti incuriositi da un’immagine aziendale solida e all'avanguardia è un aspetto alla base dell'incremento delle opportunità di business.

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