Oggi la figura del travel manager sta iniziando a consolidarsi non solo nelle grandi aziende, ma anche nelle realtà meno strutturate che riconoscono l’importanza dell’organizzazione precisa nel successo di un viaggio d’affari. Rimanere aggiornati sulle ultime tendenze, gli strumenti più innovativi e le novità del mercato è fondamentale per chi occupa questo ruolo in azienda.

In questo articolo, vogliamo fornire una panoramica dei principali corsi ed eventi del settore, ottime occasioni di networking e di crescita professionale per i travel manager.

Cosa significa occuparsi di business travel management oggi?

Organizzare un viaggio di lavoro per il titolare o per i dipendenti dell’azienda non è sempre facile, soprattutto se si viaggia molto al di fuori dell’Europa.

Se la trasferta ha come destinazione una città americana o asiatica, ad esempio, ci sono diversi aspetti da considerare oltre a voli e alloggi, come l’acquisto di una polizza assicurativa per l’assistenza sanitaria.

Da non sottovalutare anche gli aspetti legati alla cultura e alle tradizioni locali. Il business travel management comprende il controllo di tutti gli elementi della trasferta, in modo da trovare l’equilibrio perfetto tra budget a disposizione, benessere e soddisfazione dei viaggiatori, con l’obiettivo finale di un ritorno sull'investimento (ROI) positivo. Come si può immaginare, non è sempre facile.

La formazione del business travel manager

Il travel manager, occupandosi anche di aspetti economici e finanziari, generalmente ha una formazione di tipo economico. Non esistendo veri e propri corsi di laurea in business travel management, le competenze in ambito turistico e quelle più specifiche si possono acquisire tramite corsi di formazione, in aula o online, eventi del settore o master.

Vediamone alcuni dedicati a chi già opera in ambito turistico e di organizzazione dei viaggi aziendali:

• Formazioneturismo.com propone corsi e master per il business travel management che possono essere seguiti online oppure in aula in diverse città italiane. Sul sito si possono anche acquistare eBook specifici per il settore.
  
  
• Travel for business organizza un corso di formazione in Travel & Mobility Management, proprio per chi già svolge questa professione, ma vuole aggiornarsi scoprendo gli ultimi trend e gli strumenti più avanzati con lo scopo di ottimizzare i viaggi d’affari e la mobilità aziendale. Gli argomenti trattati variano dal contesto del mercato dei viaggi, alle policy aziendali, alla scelta dei partner, fino ad arrivare all'ambito della negoziazione e alla gestione delle spese.
  
  
• AITMM – Associazione Italiana Travel Management Mobility coordina periodicamente eventi e incontri specifici per chi lavora nel settore travel. Si tratta di un’associazione che offre supporto, occasioni di incontro professionale, informazioni e servizi formativi alle figure professionali del Corporate Travel Manager e del Mobility Manager.
  
  
• BizTravel Forum è un evento che si svolge con cadenza annuale a Milano (nel 2019 sarà il 19 e 20 novembre), descritto come catalizzatore della Business Travel Community italiana. Ogni anno le più importati aziende e gli operatori più famosi della mobility, degli eventi e del turismo si incontrano con l’obiettivo di confrontarsi e approfondire i temi legati al business travel management. Nei due giorni dell’evento è possibile partecipare a forum, seminari, workshop, tavole rotonde e alla BizArena, iniziative che vedono la partecipazione di esperti internazionali, professionisti del settore e manager di importanti aziende o multinazionali.
  
  
• GBTA – Global Business Travel Association organizza ogni anno a Monaco un importante evento a livello internazionale, con l’obiettivo di formare i travel manager del futuro, permettendo loro di incontrarsi con professionisti del settore e di partecipare a sessioni, incontri e conferenze per venire a conoscenza delle più recenti tecnologie, delle problematiche attuali e dei trend del momento.

Soprattutto in Italia, dove la figura del travel manager è ancora troppo spesso sottovalutata, risulta difficile trovare corsi di formazione specifici che trattino a 360 gradi tutti gli elementi essenziali per svolgere nel migliore dei modi questa professione.

Un aspetto fondamentale, su cui ci si dovrebbe focalizzare maggiormente e che necessita di conoscenze specifiche, è la gestione delle spese di viaggio. Riuscire a rispettare il budget, garantendo ai viaggiatori standard e livelli di servizio elevati, non è certamente facile. Ad esempio, durante la prenotazione dei voli, la classe di viaggio è poco considerata, sottovalutando l’impatto che può avere sulla soddisfazione finale del collaboratore in trasferta. Anche l’accesso alle lounge aeroportuali può essere un servizio indispensabile, soprattutto se il viaggio prevede lunghi scali in aeroporto.

Può essere utile sapere che le compagnie aeree propongono programmi fedeltà a iscrizione gratuita che permettono di ottenere sconti, premi, upgrade e vantaggi in cambio dei punti accumulati con ogni viaggio. Se l’azienda prevede molte trasferte durante l’anno, questo è un modo efficace per ottimizzare i costi e soddisfare i dipendenti.
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