A fronte di una spesa aziendale in aumento e incrementi non previsti, è abbastanza naturale pensare di rivalutare il budget dedicato ai viaggi d’affari e adattarsi alla necessità di tagliare i costi.

Le conseguenze di queste politiche si riflettono però sull’operatività quotidiana: con disponibilità economiche ridotte e una diminuzione delle trasferte, il rischio è quello di avere sempre meno occasioni, impegni e attività fuori sede che sono vitali per la crescita commerciale di ogni tipo di organizzazione.

Nell'articolo di oggi approfondiremo 3 strategie di ottimizzazione dei costi per non intervenire drasticamente sul budget dedicato alle trasferte:

• Analizzare le condizioni delle policy aziendali
• Pianificare i programmi dell’organico con anticipo
• Stipulare assicurazioni di viaggio

3 motivazioni per mantenere il budget dedicato al business travel

In un mondo sempre più connesso e globalizzato, i viaggi aziendali rappresentano un’occasione di crescita unica per i propri dipendenti, determinandone talvolta il successo professionale. Molte ricerche si sono dedicate al tema, evidenziando gli aspetti positivi delle organizzazioni che coinvolgono abitualmente i propri collaboratori in trasferte all'estero, stimolandoli a mettersi alla prova fuori dai confini abituali. 

Ridurre il budget dedicato al business travel rischia, però, di far scemare l’opportunità per azienda e collaboratori di sviluppare relazioni con partner e clienti stranieri, di prendere parte a riunioni con colleghi di altre sedi e sviluppare progetti commerciali importanti.

La soluzione? Rivedere i processi aziendali già definiti in materia di viaggi aziendali è il primo passo per apportare sostanziali riduzioni ai costi eccedenti senza dover procedere con tagli sul budget aziendale dedicato. 

Nelle prossime righe i motivi per cui ridurre il budget aziendale destinato al business travel non è la scelta più appropriata e vedremo invece 3 accorgimenti mirati che possono aiutare a contenere notevolmente i costi extra sia nelle note spese dei collaboratori che nei servizi a loro dedicati.

Analizzare in via preliminare le policy aziendali stipulate

Prima ancora di pensare all'organizzazione di trasferte o riunioni aziendali fuori sede è il caso di eseguire un’analisi approfondita delle condizioni previste dalle policy aziendali in materia di business travel.

Occorre rivedere e definire in modo accurato tutti i fattori che incidono sulla regolamentazione del viaggio:

• i massimali per la prenotazione dei voli e degli hotel
• il budget giornaliero spendibile dai trasfertisti per i pasti o per servizi aggiuntivi
• i benefit inclusi
• gli spostamenti da e per l’aeroporto
• l’upgrade a classi di viaggio superiori
• la possibilità di usufruire di lounge aeroportuali in attesa del proprio volo

Ottimizzare in primo luogo i costi relativi a ciascuna di queste voci, incrementando la qualità dei servizi necessari senza incidere sul budget, è fondamentale per evitare di rivederlo in una fase successiva.

Pianificare le trasferte in anticipo favorisce il contenimento del budget dedicato

Un elemento decisivo e impattante sulle spese extra non pianificate è il tempo. I viaggi organizzati con poco preavviso sono spesso i principali colpevoli della generazione di costi che condizionano l’intero budget stimato per la trasferta. Il fattore puntualità è forse il più critico da gestire e tenere sotto controllo, proprio perché le attività aziendali in programma sono spesso soggette a cambi e revisioni.

Dove è possibile, però, occorre prenotare con largo anticipo, valutare le diverse opzioni e le tariffe di viaggio disponibili sia per quanto riguarda i voli che i pernottamenti, così da potere continuare a offrire ai propri collaboratori i benefit che assicurano il loro benessere nel corso delle trasferte.

Stipulare assicurazioni di viaggio per garantire un risparmio sugli imprevisti

Prevedere all'interno della policy dell’azienda la possibilità di stipulare un’assicurazione di viaggio garantisce maggiori tutele per il dipendente che si trovi a gestire inconvenienti non pianificati.

Tra gli imprevisti più comuni, spesso facilmente risolvibili prenotando tariffe flessibili con la compagnia aerea, troviamo le eventuali cancellazioni o i ritardi dei voli, la perdita di coincidenze durante gli scali o la necessità di modificare l’itinerario di viaggio.

Durante una qualunque di queste circostanze, per salvaguardare la puntualità negli appuntamenti e riunioni fissati da tempo e quindi la credibilità dell’azienda, ma anche il benessere del dipendente, la certezza di viaggiare sicuri grazie al supporto di una policy chiara è fondamentale.

Dedicare il budget adatto al business travel è importante per l’azienda quanto per i suoi collaboratori; il viaggio è un’opportunità insostituibile che nessuno strumento digitale potrà mai sostituire. Avere la possibilità di incontrare partner stranieri, stipulare contratti commerciali con clienti all'estero e allargare il proprio network di relazioni senza l’imposizione di limiti fisici sono solo alcuni dei vantaggi innegabili delle trasferte di lavoro.

Occorre procedere con accorgimenti mirati a ogni singola condizione stipulata e servizio previsto, per ottimizzarli al meglio senza intervenire con riduzioni consistenti che rischierebbero di danneggiare attività indispensabili per la crescita dell’organizzazione.