Quando in un’impresa sono diversi i collaboratori abituati a viaggiare nelle mete più disparate, l’idea di contenere il budget per le trasferte può sembrare una missione impossibile. Tuttavia, esistono dei piccoli accorgimenti che possono aiutare a ridurre i costi senza compromettere il comfort e la sicurezza dei dipendenti.

Con la progettazione e la condivisione di procedure efficienti, si possono ottenere risultati concreti.

Abbiamo individuato 10 consigli che possono essere utili alle aziende in cerca di soluzioni per ridurre le spese di trasferta.

Ridurre le spese di trasferta: è possibile?

In un mercato che è sempre più globale, pensare di limitare la possibilità di viaggiare significa chiudere la porta a opportunità di sviluppo del business e, al giorno d’oggi, nessuna impresa si può permettere di isolarsi.

Per questa ragione, occorre individuare delle soluzioni da implementare per cercare di contenere il budget dedicato ai viaggi di lavoro.

Ecco i 10 consigli per ottimizzare le spese e continuare a offrire ai dipendenti delle esperienze di viaggio gratificanti.

1. Definire una policy di viaggio 

Ogni attività e relativa spesa riguardante la trasferta dovrebbe essere regolata da una procedura aziendale. Il che non significa creare una burocrazia impossibile da gestire, ma anzi, consiste in offrire delle linee guida chiare per potere affrontare al meglio i viaggi d’affari.

La struttura della policy deve comprendere un processo di approvazione (sia della trasferta che delle note spese), delle regole circa le prenotazioni di voli, trasferimenti e hotel, l’impostazione di massimali si spesa per i pasti.

2. Delineare una procedura di approvazione

Per provare a contenere le spese di trasferta, il primo passo è evitare di incorrere in costi extra. Ad esempio, se un viaggio viene prenotato senza approvazione e poi deve essere cancellato, a meno che si tratti di una tariffa flessibile, non è automatico ottenere un rimborso totale. Per questo motivo una procedura di approvazione che preceda la prenotazione è fondamentale, soprattutto in contesti in cui sono diversi i dipendenti alle prese con viaggi frequenti.

Molti strumenti di prenotazione online possono integrare il processo di approvazione, con l’invio automatico di notifiche al responsabile che può così autorizzare la trasferta e i relativi costi.

3. Attenzione alle spese per i voli aerei

All'interno delle policy, è buona regola includere la specifica della classe di viaggio consentita nei voli aerei. Ad esempio, oltre un certo numero di chilometri può essere prevista la prenotazione in Business Class. Non è scontato, inoltre, che una tariffa low-cost o particolarmente scontata si riveli la più conveniente per l’azienda. Occorre prestare una particolare attenzione ai costi nascosti che possono avere un impatto sul calcolo finale delle spese di trasferta.

4. Spese per il pernottamento

Che si tratti di una prenotazione di hotel o di una sistemazione alternativa, come un appartamento in affitto per breve periodo, prestando attenzione si possono ottenere risparmi considerevoli per l’azienda. La policy di viaggio può limitare la scelta a un determinato numero di sistemazioni alberghiere oppure indicare esclusivamente il tesso massimo consentito per la spesa del pernottamento; il consiglio è di specificare la gestione degli eventuali costi extra. Un esempio è il collegamento a internet: se il Wi-Fi non è incluso nella tariffa ma è necessario per potersi collegare, può essere inserito nella nota spese?

5. Pianificazione in anticipo

Forse la regola numero 1 quando si parla di ottimizzazione dei costi, in generale, pianificare con un certo anticipo le trasferte garantisce un risparmio e una maggiore possibilità di scelta: voli, pernottamenti, eventuali trasferimenti.

Un’organizzazione puntuale e precisa permette di affrontare il viaggio di lavoro con la tranquillità e la sicurezza necessarie a centrare gli obiettivi. Possono certamente capitare partenze richieste all'ultimo minuto, ma quando c’è una routine collaudata, sostenuta da policy robuste, anche questi imprevisti vengono vissuti al meglio.

6. Massimali di spesa

L’impostazione di un tetto massimo per le spese può riguardare sia i pasti (con un massimale giornaliero oppure suddiviso per colazione, pranzo e cena) sia gli eventuali trasporti da e per l’aeroporto.

Ad esempio, per tragitti più lunghi può essere preferibile un’auto a noleggio rispetto al taxi, ma se esistono delle convenzioni aziendali anche questo mezzo si rivela indicato per i transfer aeroportuali.

7. Produttività & ROI della trasferta

L’ottimizzazione delle procedure comporta una gestione più efficiente delle trasferte e dei costi ad esse collegate. Il che significa che i dipendenti in viaggio avranno più tempo ed energie da dedicare alle attività vere e proprio per le quali è previsto lo spostamento.

È dimostrato come il benessere sia alla base di un incremento delle performance e ciò vale sia per i collaboratori in ufficio sia per quelli che si trovano in viaggio.

Oltre a delimitare gli ambiti di spesa, quindi, una procedura efficiente lascia molto più tempo a disposizione per raggiungere gli obiettivi di business.

In un mercato sempre più orientato all’internazionalizzazione, la definizione di policy chiare permette di continuare a investire nella mobilità dei propri collaboratori, offrendo loro l’opportunità unica di accrescere il bagaglio di esperienze professionali e non solo, estendendo così anche il know-how dell’organizzazione.

Più che di ridurre le spese di trasferta, dunque, si tratta di individuare le strategie per ottimizzare i costi, ma di continuare a offrire benefit e comfort per migliorare l’esperienza.

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