Una delle attività previste nell'organizzazione dei viaggi d’affari è la prenotazione delle strutture per il pernottamento.

Accanto alla proposta degli hotel, che sta andando sempre più nella direzione del bleisure, con servizi aggiuntivi ed esperienze per scoprire meglio la destinazione della trasferta, anche le piattaforme per l'affitto di appartamenti stanno consolidando la propria offerta business. Ne parliamo nelle prossime righe, con gli esempi di Airbnb e MagisStay.

Il pernottamento nei viaggi d’affari: una scelta strategica

Quando in azienda è l’assistente o l’addetta all'ufficio viaggi a pianificare le trasferte del capo e dei colleghi, uno degli elementi che incide maggiormente sulla loro soddisfazione è la scelta della struttura per il pernottamento.

Soprattutto quando si hanno un volo intercontinentale alle spalle e degli impegni molto importanti per il business davanti, il giusto riposo nella massima tranquillità possibile è un’esigenza comune a tutti i business traveller.

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Un’altra caratteristica ormai essenziale che deve avere la sistemazione è la connettività. Un collegamento wifi veloce, stabile e sicuro, fa in modo che ogni attività lavorativa sia svolta con il giusto supporto e anche le eventuali comunicazioni con la famiglia a casa, tramite video-chiamata ad esempio, non subiscano interruzioni a causa della scarsa qualità della banda.

Nella scelta della soluzione per il pernottamento, da qualche anno, oltre alle strutture alberghiere, è comparsa con forza una nova modalità: l’affitto di appartamenti. Se nei primi momenti dopo l’arrivo sul mercato di Airbnb, la clientela di questo tipo di piattaforme di prenotazione era dominata da persone in viaggio di piacere, ultimamente sta crescendo molto anche il segmento business.

Perché affittare un appartamento per il viaggio d’affari?

Oltre a garantire maggiore indipendenza e riservatezza, l’affitto di un appartamento per le trasferte di lavoro spesso si rivela più comodo, sia per i soggiorni brevi che per quelli medio-lunghi. La disponibilità di un intero alloggio, con tutti i servizi inclusi tra cui lavatrice (ed eventualmente asciugatrice), una cucina e magari più stanze per condividere l’affitto con i colleghi, spesso fa propendere i business traveller per questa soluzione.

Secondo i dati diffusi da Airbnb, infatti, una quota sempre più crescente delle prenotazioni globali tramite la piattaforma deriva proprio dal segmento business.

Se Airbnb ha creato un portale dedicato esclusivamente alle esigenze dei viaggiatori d’affari e delle aziende, con un’offerta che comprende solo intere case e appartamenti con wi-fi e non le singole stanze, Magic Stay è una piattaforma totalmente dedicata al viaggio di lavoro. Gli alloggi sono selezionati per incontrare la soddisfazione dei professionisti in trasferta, con un’offerta di 130 mila strutture, dai monolocali alle ville per viaggiare con altri colleghi o con la famiglia, in caso di prolungamento del viaggio bleisure.

Sia Airbnb che Magic Stay hanno sviluppato delle applicazioni per la gestione delle spese di viaggio.

• TripLink è il plugin di Airbnb, realizzato in collaborazione con Concur, che consente di prenotare il viaggio e inserire automaticamente le note spese rispettando le policy dell’azienda, configurabili e personalizzabili. rimborso secondo i criteri della singola azienda.
• Weezard è invece lo strumento sviluppato da Magic Stay per la gestione centralizzata dei pagamenti, dei processi d’approvazione e di monitoraggio delle spese. La piattaforma prevede anche un’integrazione con le soluzioni di pagamento virtuale di American Express e AirPlus e può essere configurata su misura a seconda delle procedure di validazione e fatturazione aziendali.

Quella di affittare un appartamento per il viaggio di lavoro non è una scelta basata solo sul risparmio, sebbene il budget sia sempre sotto la lente d’ingrandimento nelle imprese che puntano sulle trasferte per la propria strategia di export o per consolidare le relazioni con i partner. Anche l’opportunità di avere a disposizione più spazio rispetto all'albergo e una cucina accessoriata, e non in condivisione, può determinare la preferenza di questo tipo di soluzioni per alcuni professionisti. Certamente altri continueranno a preferire le comodità di un hotel, sta alla persona addetta alle prenotazioni individuare la forma più adatta a ciascun collega.

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