Il travel management è una struttura organizzativa che può operare, internamente, a livello corporate o presso agenzie esterne. Il suo ruolo, specializzato nella gestione dei viaggi d’affari, è fondamentale nella definizione di KPI, del budget previsto e nell'attivazione di servizi dedicati al business traveller.
Ma non solo, il travel manager si distingue per la fermezza e decisione con le quali affronta imprevisti e situazioni critiche. Questo sarà l’argomento dell’articolo di oggi.
Come gestire le situazioni critiche? L'approccio al travel management
Un atteggiamento proattivo, analitico e razionale è sicuramente il fattore che determina una gestione ottimale delle situazioni critiche.
Posto che un’organizzazione minuziosa e dettagliata del viaggio aziendale riduce le probabilità che si verifichino problematiche in viaggio, non è possibile evitare l’insorgere di eventi imprevedibili.
Maltempo, ritardo o cancellazione di un volo, malattia o assenza di un collaboratore ad un meeting importante sono alcune delle situazioni che possono compromettere la serenità dei collaboratori in trasferta.
Il travel management è una struttura che opera per gestire e preventivare una serie di variabili. Oltre alla definizione del budget destinato a queste attività, del monitoraggio degli obiettivi aziendali prefissati e raggiunti e dei servizi offerti al business traveller, si occupa efficientemente di risolvere situazioni non preventivate.
Chiaramente, un atteggiamento positivo e proattivo sono i requisiti richiesti a questa figura manageriale che deve essere in grado di analizzare oggettivamente fatti, soluzioni e conseguenze. Come fare? Esistono una serie di considerazioni che è bene valutare, cominciamo dalla prima.
Allineare azienda e business traveller sull'andamento delle attività
Si tratta di una modalità di gestione ottimale delle procedure a prescindere dall'insorgere di problematiche o criticità. Informare i collaboratori in merito a costi e procedure, da un lato, assicura un allineamento a più livelli e, dall'altro, garantisce una conoscenza preliminare di elementi che, se gestiti autonomamente, limiteranno il verificarsi di incomprensioni e malintesi.
Conoscere l’impatto degli imprevisti
Il travel manager conosce l’impatto degli imprevisti sull'organizzazione e sui collaboratori coinvolti. Per questa ragione, la tendenza dell’organizzazione strutturale è quella di analizzare tempestivamente le condizioni del viaggio di lavoro e i risvolti per gli obiettivi aziendali, al fine di conoscere approfonditamente e anticipare le criticità, evitando così di rallentare le attività in corsa e gli stessi business traveller.
Attivare una strategia comunicativa efficace
Non solo giova all’operatività del travel management, ma alla stessa immagine aziendale. La comunicazione aziendale supporta l’organizzazione e dà vita a legami solidi e trasparenti, nel quale fiducia e chiarezza sono i capisaldi. Gli impegni di tutti i giorni richiedono informazione e allineamento, fondamentali per portare a termine efficientemente responsabilità e doveri. È semplice, quindi, comprendere l’importanza di una strategia comunicativa strutturata nel risolvimento di problematiche insorte.
Essere proattivi
Come anticipato nelle righe precedenti, un’organizzazione meticolosa di tutti i dettagli della trasferta riduce la possibilità che insorgano imprevisti. Ma lo stesso approccio positivo e razionale alle problematiche può rovesciare una situazione, risolvendola prima del previsto e con le minori conseguenze. Un comportamento proattivo anticipa avvenimenti e conseguenze, prevede possibili criticità e si basa sul confronto regolare con l’intera organizzazione.
Nell'articolo di oggi abbiamo affrontato un aspetto complementare del ruolo del travel management. Oltre all'importanza della sua figura per quanto concerne l’organizzazione del viaggio aziendale da un punto di vista analitico, si caratterizza per un approccio analitico e razionale con il quale gestisce quotidianamente le attività.
Il travel manager, grazie ad una solida esperienza sul campo, è in grado di esaminare anticipatamente problemi e criticità, allineando i team e offrendo soluzioni e misure concrete.
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