Per molti collaboratori in azienda, viaggiare per lavoro fa parte della routine. Le trasferte sono infatti un mezzo molto utile per creare nuovi rapporti di lavoro e rafforzare le partnership esistenti, incontrando clienti e contatti. Qualunque sia il motivo della trasferta, esistono alcune regole di business etiquette che è consigliabile conoscere prima di partire.

Approfondiamo l’argomento in questo articolo.

Conoscere la business etiquette per avere relazioni di successo

L’etiquette è un argomento da non sottovalutare anche in ambito aziendale, le buone maniere sono essenziali, soprattutto quando ci si trova all'estero. A questo proposito, se si viaggia dall'altra parte del mondo, in Paesi con cultura e tradizioni molto diverse da quelle europee, potrebbero esserci divergenze su ciò che è considerato educato e non. Ecco perché è bene informarsi prima di partire.

Fare una buona impressione, in particolar modo nel corso del primo incontro, è cruciale per avere successo e raggiungere gli obiettivi di business. Oltre alle regole variabili da Paese a Paese, ne esistono altre sempre valide, ovunque si viaggi. Eccole di seguito.

Essere puntuali

Far sprecare tempo ai propri ospiti e interlocutori non è professionale, ovunque ci si trovi. Non importa se il motivo del viaggio è una riunione, un pranzo di lavoro, un evento o una conferenza: presentarsi in orario è sempre un segno di rispetto. È consigliabile arrivare con qualche minuto d’anticipo, per avere tempo di sistemarsi prima dell’incontro. Se esistono validi motivi a causa del ritardo, è meglio essere onesti, spiegare l’accaduto e scusarsi per l’inconveniente.

Adattarsi alle abitudini locali

Quando si viaggia in un luogo straniero si è sempre ospiti e, per questo, bisogna tentare di adattarsi il più possibile alle tradizioni locali. Anche ciò che non riguarda strettamente l’ambito lavorativo, come imparare qualche parola nella lingua locale o mostrarsi interessati alla cultura, sarà sicuramente apprezzato.

Mostrarsi professionali

Stringere la mano potrebbe sembrare il gesto universalmente più corretto per stabilire un accordo di business, ma in realtà non è considerato il più appropriato in ogni cultura. Fare una buona prima impressione inizia dalla conoscenza della giusta etiquette e dalla conseguente capacità di interfacciarsi con gli interlocutori nel modo giusto. Per questo, è bene informarsi prima di partire per il luogo di destinazione. Per esempio, in India la business etiquette prevede di porre le mani giunte e accennare un lieve inchino per scambiarsi i saluti.

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Infine, non bisognerebbe mai mostrarsi poco attenti nel corso di una discussione o un confronto e soprattutto rispondere al cellulare o alle mail.

Essere rispettosi

Essere rispettosi ed educati nei confronti dei propri interlocutori rende la discussione più piacevole, quindi potrà risultare più facile instaurare un rapporto di fiducia e stringere un accordo di collaborazione. Secondo la business etiquette, bisognerebbe sempre evitare di alzare troppo il tono di voce in un incontro di lavoro, mantenendo un tono neutrale. È preferibile anche non toccare argomenti potenzialmente controversi, come la religione e la politica, non lasciandosi sfuggire critiche o commenti sulle infrastrutture o la burocrazia locale. Ciò vale anche fuori ambientaliste di lavoro, ad esempio nel corso di una cena o un pranzo: è giusto cercare di entrare in confidenza con i colleghi, ma sempre mantenendo una certa professionalità.

Negoziare in modo smart

La business etiquette negli incontri di lavoro può variare a seconda del Paese in cui ci si trova e del settore di cui ci si occupa. In ogni caso, è fondamentale fare caso a come si comportano i colleghi e aggiustare il proprio approccio di conseguenza. Per essere assertivi, senza essere aggressivi, non si dovrebbe interrompere chi sta parlando, mostrandosi diplomatici, anche se ci si trova in disaccordo con l’interlocutore.

Rispettare sempre le travel policy aziendali

Molte aziende oggi dispongono di travel policy aggiornate che contengono le norme interne da rispettare in merito a prenotazioni di voli e hotel, rimborsi, polizze previste e spese coperte dall'azienda. È importante conoscere le policy e rispettarle, perché sono create principalmente per garantire la sicurezza dei collaboratori in trasferta. 

Se si è ospiti di un’azienda straniera per un certo periodo di tempo, è necessario informarsi sulle regole locali da rispettare, per evitare sviste e incomprensioni.

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