La mobilità internazionale ha radicalmente trasformato lo stile di vita dei collaboratori di un’azienda, rendendolo sempre più flessibile e itinerante. È ormai remota la convinzione che vede nettamente distinti i ruoli professionali con gli impiegati operativi in sede da un lato e dall'altro i trasfertisti. Oggi si parla sempre più spesso di business traveller e della tendenza a intraprendere regolarmente viaggi di lavoro, conciliandoli con gli impegni professionali programmati in ufficio.

Mediamente, si stima che una trasferta di lavoro duri dai 3 ai 5 giorni, motivo per cui risulta estremamente più efficiente per il viaggiatore utilizzare un bagaglio a mano per i propri spostamenti. In questa guida le offriremo alcuni suggerimenti per ottimizzare lo spazio a disposizione, prestando attenzione a eventuali ingombri e al peso.

Il trolley, un prezioso alleato nella trasferta di lavoro

Per prepararsi al meglio a un viaggio in un’altra città o all'estero per incontrare colleghi, prendere parte a un meeting in programma da tempo o a una riunione con nuovi partner e collaboratori dell’azienda, l’attenzione deve focalizzarsi totalmente sui propri obiettivi e impegni professionali. In ottica di una migliore performance e una concentrazione ottimale, ciò significa che l’organizzazione burocratica e gestionale della trasferta dovrebbe impattare in minima parte sullo stato d’animo del viaggiatore d’affari.

Le compagnie aeree conoscono le esigenze dei business traveller e, proprio in virtù di questa ragione, formulano soluzioni ad hoc e personalizzate per garantire a ognuno di loro un’esperienza in volo che sia il più rilassante e proficua possibile.

Una trasferta di lavoro di pochi giorni richiede spostamenti frequenti e spesso i business traveller per comodità prediligono l’utilizzo di un bagaglio a mano nel quale è possibile riporre in totale comodità tutto il necessario e averlo, così, sempre a propria disposizione. I modelli di ultima generazione, infatti, hanno uno scomparto dedicato per laptop, cellulari, agenda e caricatori dei dispositivi che ne rendendo l’estrazione, all'occorrenza, facile e comoda.

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Veniamo al punto cruciale, come preparare tutto l’occorrente per un viaggio di pochi giorni, avendo cura di non eccedere il limite di peso a disposizione ed evitando ingombri poco agevoli?

La maggior parte delle compagnie aeree consente il trasporto in cabina di un trolley, normalmente delle dimensioni di 55 x 40 x 23 cm, e di una borsa a spalla o una ventiquattrore extra. Questa soluzione permette di conservare al sicuro oggetti e documenti importanti: carta d’identità o passaporto, documenti d'imbarco, carte di credito o contanti e biglietti da visita.

Per quanto riguarda l’abbigliamento, è consigliabile valutare attentamente il numero dei ricambi necessari in viaggio, avendo cura di non dimenticare nulla tra abiti formali, casual, biancheria, indumenti per la notte, calze, scarpe e qualcosa di più comodo per la stanza d’albergo.

Occorrono una certa cura e attenzione quando si prepara la valigia per il viaggio di lavoro, soprattutto quando vi si ripongono gli abiti. Dover preoccuparsi di cercare una tintoria non appena arrivati a destinazione può ridurre il tempo a propria disposizione per prepararsi adeguatamente al meeting fissato. Allo stesso modo, presentarsi a un incontro di lavoro con un pantalone sgualcito o una camicia sciupata non è un buon biglietto da visita, soprattutto se si tratta del primo o di un’occasione particolarmente importante, per cui è doveroso essere impeccabili.

Le novità di ultima generazione introdotte sul mercato supportano gli spostamenti dei business traveller anche in queste situazioni, rendendo tutto più semplice. Oggi, infatti, è possibile trovare in commercio bagagli, a mano e da stiva, contenenti un comparto porta abiti con gruccia interna, apribili interamente con una zip.

Una volta preparati gli abiti necessari, è il momento del beauty case. Uomini e donne possono avere pareri contrastanti a riguardo, soprattutto a seconda delle loro normali abitudini, ma di certo non è sempre semplice adeguarsi ai limiti definiti dalle compagnie aeree.

Tra gli accessori è importante non dimenticarsi eventuali lenti a contatto, occhiali da vista e da sole, così come un buon libro da leggere nei momenti dedicati allo svago.

È prassi, ormai consolidata da alcuni anni, richiedere ai passeggeri di trasportare i liquidi all'interno di una busta di plastica trasparente, analizzata separatamente durante la fase di controllo aeroportuale. A questo proposito shampoo, balsami, bagnoschiuma, deodoranti, trucchi liquidi, creme, dentifrici e medicine (se in formato liquido) non devono eccedere i 100 ml. Occorre prestare attenzione, inoltre, agli oggetti affilati, vietati dalle normative aeroportuali: forbici, pinze, lamette (possono essere permesse quelle usa e getta, ma è sempre bene assicurarsene verificando le disposizioni dei diversi Paesi).

Un ultimo consiglio è quello di controllare sempre il tipo di presa elettrica presente nella destinazione che si sta per raggiungere e, se diverso da quello italiano, munirsi di un adattatore prima della partenza.

La preparazione adeguata a una trasferta di lavoro prevede la gestione celere e il più possibile semplice delle procedure, soprattutto quelle riguardano l’organizzazione e la prenotazione del viaggio o l'acquisto di un'assicurazione. Le novità in campo tecnologico supportano giorno dopo giorno i business traveller, agevolandoli su più fronti nel corso degli spostamenti da una città o da un Paese all'altro e garantendo loro la massima concentrazione necessaria al successo degli impegni professionali.

E per il bagaglio in stiva? Può essere utile riporre in valigia una piccola bilancia digitale in modo da evitare costi extra all'imbarco.

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