Al giorno d’oggi i viaggi d’affari sono un elemento integrato perfettamente nelle attività quotidiane di un’azienda. Sono molte le ragioni che spingono i business traveller a intraprendere una trasferta, dalle opportunità commerciali all'incontro con colleghi della sede centrale, fino alla partecipazione a corsi di formazione.

L’incremento del numero dei viaggi aziendali implica l’attivazione di travel policy e soluzioni aggiornate che supportino, da un lato, impegni e progetti fuori sede e dall'altro il benessere delle persone. In altre parole, si rende necessario definire un piano efficace, ma quali sono gli elementi da monitorare regolarmente? Scopriamolo nelle prossime righe.

Viaggi d’affari più efficienti con un piano smart

Uno dei temi attuali più affrontati dai travel manager e dai dipartimenti amministrativi è la gestione efficiente del viaggio aziendale. Impegni, riunioni e corsi di formazione fuori sede sono opportunità di business uniche per azienda e collaboratori. Acquisire importanti contatti commerciali, finalizzare una trattativa o inserirsi in un mercato strategico sono solo alcune delle ragioni che motivano sempre più organizzazioni a investire risorse per i viaggi d’affari.

Affinché la gestione delle trasferte risponda a criteri in grado di bilanciare il budget a disposizione e gli strumenti attivabili, è fondamentale prevedere nelle travel policy tre misure specifiche:

• Una pianificazione strategica del viaggio
• L’attivazione di polizze integrative
• L’utilizzo di tool innovativi

Analizziamoli nel dettaglio.

Pianificare strategicamente il viaggio d’affari

Una gestione efficiente della trasferta si misura a partire dalla pianificazione dei dettagli organizzativi. In questa fase è fondamentale che le risorse coinvolte si allineino regolarmente con la segreteria di direzione o con l’agenzia viaggi convenzionata. Oltre a verificare le date del viaggio, ci sono una serie di elementi da smarcare quanto prima, come l’aeroporto di partenza e di arrivo, i servizi da includere nella tariffa da acquistare, come wi-fi a bordo, accesso alla lounge, eventuali allergie da segnalare e preferenze per il pernottamento.

Tutto ciò può sembrare scontato, ma viste le tempistiche ristrette con le quali normalmente si procede all'organizzazione di un viaggio di lavoro, è opportuno conoscere preventivamente tutti gli elementi da vagliare, onde evitare di dimenticar o trascurare dei dettagli importanti.

Attivare polizze integrative

Sebbene le convenzioni con le agenzie viaggi possano prevedere polizze integrate, valutare l’acquisto di un’assicurazione viaggi è indispensabile per gestire imprevisti e inconvenienti.

Molto spesso infatti, in fase organizzativa, si pone il focus sugli impegni previsti a destinazione, l’allineamento tra budget e costi effettivi, la preparazione e la revisione di appunti, presentazioni e contratti. Il risultato è che nel momento in cui insorge un problema ci si trova completamente impreparati. Come evitare questa situazione? Per affrontare criticità inaspettate è bene tutelarsi. Ecco, alcune delle situazioni che è bene preventivare:

• Assicurazione sanitaria, soprattutto in territorio extra UE
• Copertura in caso di ritardi o cancellazioni dei voli
• Tutela in caso di inconvenienti con le prenotazioni alberghiere

È bene ricordare che anche viaggi d’affari attentamente organizzati possono incontrare imprevisti. La cosa importante è attivare strumenti opportuni in grado di supportare i collaboratori in viaggio e intervenire tempestivamente.

Utilizzare app e strumenti innovativi

App e tool digitali possono avere un impatto concreto sulle performance e sugli obiettivi aziendali. Semplificando molti aspetti della vita quotidiana, anche in trasferta permettono di concentrare gli sforzi unicamente sugli impegni che attendono a destinazione. È importante, quindi, supportare l’integrazione di strumenti innovativi che coordinino le attività e allo stesso tempo riducano il tempo dedicato allo smaltimento delle operazioni meramente burocratiche.

In questo articolo abbiamo identificato alcune tra le app maggiormente utilizzate dai collaboratori in viaggio. Qui di seguito, riportiamo alcuni esempi delle attività gestite:

• L’organizzazione del viaggio aziendale, attraverso la raccolta di dati e informazioni utili
• La revisione di appunti di lavoro
• La compilazione di note spese
• La conservazione in formato digitale di biglietti da visita di partner e colleghi

Nell'articolo di oggi abbiamo identificato le misure da implementare per rendere la pianificazione e gestione dei viaggi aziendali smart ed efficienti. Valutare attentamente l’integrazione di strumenti e misure ottimizzate permette di semplificare, da un lato, le procedure avviate e dall'altro di supportare i collaboratori durante i propri viaggi d’affari.

Tra le attività, abbiamo identificato in particolar modo la gestione ottimizzata delle fasi organizzative, la valutazione di polizze integrative e l’integrazione di strumenti innovativi.

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