Tra gli impegni professionali dei collaboratori, i viaggi di lavoro si confermano la propria tendenza in positivo. Complice l’impatto sul miglioramento dei risultati aziendali e delle possibilità di crescita dei business traveller, la trasferta è considerata una delle leve per il successo di un’impresa.

Oggi, a supporto dell’affermazione e dell’aumento di questo trend, le tecnologie e i servizi digitali danno un contributo attivo all'organizzazione del viaggio d’affari. 

Nell'articolo di oggi vedremo le 6 applicazioni che accompagnano business traveller in trasferta, rispondendo alle loro esigenze e ottimizzando la gestione delle attività programmate.

Le 6 applicazioni a supporto dei viaggi di lavoro

Le novità in campo digitale hanno rivoluzionato anche la sfera professionale, migliorando il coordinamento delle attività quotidiane e supportando formalità e procedure burocratiche tipiche degli impegni in sede e in trasferta. 

L’obiettivo primario dello sviluppo di applicazioni, tool e servizi digitali è migliorare l’esperienza in viaggio dei collaboratori, assicurando loro un supporto tecnologico importante in fase di pianificazione e organizzazione della trasferta. Tutti questi elementi, infatti, si sono dimostrati fondamentali per i business traveller che, affrontando regolarmente doveri e responsabilità fuori sede, necessitano di soluzioni che ottimizzino il tempo a disposizione e semplifichino tutte le attività; dalle riunioni con i partner stranieri, ai meeting presso l'headquarter e agli incontri con i clienti programmati da tempo in agenda.

La maggior parte dei trasfertisti, tra i device normalmente a disposizione, predilige l’utilizzo di smartphone durante il viaggio d’affari, in modo da far fronte comodamente a spostamenti continui e giornate frenetiche. Si rende necessario, quindi, l’utilizzo di applicazioni scaricabili sul proprio dispositivo che permettano il coordinamento da remoto di attività rilevanti ai fini della buona riuscita dei viaggi di lavoro.

Di seguito, dunque, un elenco delle app più utili ai business traveller di oggi.

PackPoint

PackPoint è un’applicazione gratuita che, grazie a un’interfaccia particolarmente intuitiva, in pochi secondi permette di passare in rassegna tutti i dettagli del proprio viaggio: dalla destinazione agli impegni in programma, fino alle date previste per la partenza e per il ritorno. Una volta tracciate le informazioni necessarie, le attività previste a destinazione e le condizioni meteo, l’applicazione genera una lista di oggetti indispensabili da riporre in valigia, così da avere la certezza di non aver trascurato alcun dettaglio alla vigilia della partenza.

Evernote

Uno strumento gratuito, nato per semplificare la gestione di appunti e note, ottimizzando la produttività lavorativa in trasferta. Soprattutto in viaggio, non è sempre essere possibile avere a disposizione, in qualunque momento, il proprio taccuino o agenda, motivo per cui Evernote permette di scrivere e sincronizzare appunti, successivamente disponibili e accessibili dai device provvisti dell'app, PC compresi.

Todoist

Un’applicazione funzionale ed efficiente che traccia impegni e appuntamenti quotidiani e supporta, così, l’organizzazione dell’agenda fuori sede. Dotata di un’interfaccia grafica semplice, l'app permette di evidenziare o suddividere in gruppi gli appuntamenti inseriti, aggiungendo all'occorrenza tag e note.

Slack

Si tratta di un servizio di messaggistica che offre la possibilità di mantenersi in contatto con i colleghi in tempo reale e da qualsiasi dispositivo. Una volta registrato l’account, i componenti del team possono comunicare attraverso le singole finestre di chat o adottare l’utilizzo dei canali telematici, veri e propri gruppi di lavoro. La particolarità di questo strumento, infatti, è la possibilità di utilizzare hashtag per creare specifici sotto-domini ed includervi, così, i team di dipartimento o di progetto. Un’idea intuitiva, utile per scambiare informazioni tra colleghi e ridurre il peso del traffico email.

Live Expenses

Durante i viaggi di lavoro, ai fini della corretta compilazione della nota spese al proprio rientro, è importante conservare scontrini e ricevute. Live Expenses permette di inserire all'interno del sistema i movimenti, allegando una relativa documentazione grafica, ad esempio la fotografia della ricevuta da dichiarare. Al termine dell’immissione di tutti i dati necessari, è possibile inviare le spese tracciate tramite email in formato HTML o CSV. In questo modo è possibile disporre di una bozza di nota spese precompilata, direttamente in trasferta.

CamCard

Uno strumento semplice che offre la possibilità di conservare digitalmente i biglietti da visita di partner e collaboratori. È sufficiente scattare una foto della business card dal proprio smartphone e l’applicazione riconoscerà immediatamente i dati personali, trascrivendoli all'interno della rubrica del sistema. A questo punto sarà possibile gestire comodamente le informazioni a disposizione.

Nell'articolo di oggi abbiamo identificato le migliori applicazioni a supporto dei viaggi di lavoro dei business traveller. L’obiettivo di questi strumenti è definire con cura e attenzione ogni singolo dettaglio della trasferta, permettendo così ai collaboratori di concentrarsi sui propri impegni, ottimizzando al meglio la gestione delle restanti attività.

Tra gli elementi da monitorare e gestire da remoto durante una trasferta di lavoro, è opportuno non dimenticarsi delle agevolazioni e dei vantaggi dei programmi di fidelizzazione. A questo proposito, sono nate applicazioni, come quella di Miles & More, che permettono di verificare in qualunque momento le informazioni aggiornate in tempo reale: dal proprio saldo punti e miglia raccolte a seguito di un volo effettuato, all'accesso esclusivo a premi dedicati.

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