Può capitare di dover partire per un viaggio d’affari all'estero e occuparsi dell’intera organizzazione del viaggio, anche in virtù dell’incremento della necessità negli ultimi anni di recarsi oltreoceano per incontrare partner e clienti.

Tenere sotto controllo ogni aspetto del viaggio e assicurarsi di non sforare il budget, tuttavia, non è sempre facile; ecco perché la figura del business travel manager è diventata strategica per sempre più imprese. Approfondiamo l’argomento nell'articolo che segue.

Business travel management e relazioni internazionali: il legame

I viaggi di lavoro oggi sono frequenti, anche grazie ai collegamenti aerei sempre più efficienti. Spesso i business traveller hanno bisogno di recarsi all'estero per partecipare a fiere ed eventi, per rafforzare i rapporti instaurati con partner e clienti, oppure per crearne di nuovi.

Le relazioni internazionali, infatti, sono uno dei cardini dello sviluppo commerciale a cui le imprese non possono rinunciare. Spesso però i limiti di budget sono piuttosto ristetti e, volendo comunque garantire un’esperienza eccellente per sé stessi e i colleghi in viaggio, è necessario trovare modi efficaci per ottimizzare i costi.

Affidare la gestione di ogni aspetto dei viaggi aziendali a un professionista può essere quindi la soluzione migliore. Nel prossimo paragrafo, vedremo perché è importante includere nella struttura un business travel management efficace, come il BTM riesce a mantenere un equilibrio tra costi e soddisfazione dei collaboratori e quali sono le competenze necessarie per ricoprire al meglio questo ruolo.

5 compiti fondamentali del business travel manager in azienda

Per raggiungere gli obiettivi di business, il ruolo del travel manager è fondamentale; senza un’organizzazione ottimale di tutti gli aspetti del viaggio d’affari sarà complesso garantire comfort e sicurezza ai collaboratori, rispettando il budget e tutte le procedure del caso.

Se chi si occupa della pianificazione della trasferta è il viaggiatore stesso, può capitare che qualcosa sfugga o non sia valutato con la dovuta attenzione, cosa che invece non accade quando esiste un dipartimento di business travel management dedicato.

Ecco di cosa si occupa il corporate travel manager nello specifico.

1. Creare travel policy efficaci

Definire e comunicare travel policy precise e dettagliate è fondamentale per ottimizzare le procedure e tenere sotto controllo le spese di viaggio. Si tratta, infatti, di un insieme di regole volte a definire le politiche di rimborso, le spese coperte dall'azienda, le prenotazioni e le polizze stipulate per garantire la sicurezza del collaboratore in viaggio.

Chi si occupa di travel management dovrebbe formulare policy chiare e comprensibili, assicurandosi che contengano tutte le informazioni necessarie ai colleghi, per evitare malintesi.

2. Aggiornare le policy e condividerle in azienda

Per fare in modo che le policy risultino efficaci, è necessario rivederle e aggiornarle costantemente, anche secondo le novità proposte dal mercato. Ad esempio, oggi molte includono le opzioni di sharing economy a disposizione del viaggiatore, strumenti molto utilizzati privatamente e per questo preferiti anche in trasferta.

Inoltre, il travel manager può organizzare momenti di formazione, per fare in modo che tutti i colleghi conoscano in dettaglio le policy e abbiano facile accesso in caso di necessità.

3. Tracciare le spese e monitorare il budget

Anche se il travel manager non si occupa direttamente delle prenotazioni di hotel e trasporti, il suo compito è di verificare che il budget sia rispettato, in particolar modo quando l’azienda prevede la componente bleisure.

Avere un controllo adeguato su tutte le spese è fondamentale per la riuscita della trasferta e per il raggiungimento degli obiettivi di business. Il travel manager, quindi, deve assicurarsi che i collaboratori rispettino le regole stabilite e che conservino scontrini e ricevute, a meno che utilizzino una carta di credito virtuale che può semplificare le operazioni.

4. Cercare soluzioni per ridurre le spese di viaggio

Il compito più difficile per il travel manager è forse quello di fare rispettare il budget, pur garantendo un’esperienza eccellente ai colleghi. Dovrà quindi cercare soluzioni efficaci per ottimizzare le spese, in modo da ridurre il costo totale della trasferta senza rinunciare a servizi e comfort.

Uno dei metodi più efficaci è l’iscrizione dell’azienda ai programmi di incentivazione proposti ad esempio dalle compagnie aeree. Questi piani a iscrizione gratuita permettono all'azienda di accumulare punti con ogni viaggio prenotato, da convertire in benefit e servizi utili anche ai collaboratori. Ad esempio, PartnerPlusBenefit del Gruppo Lufthansa prevede l’accumulo di Punti Benefit a ogni volo effettuato che possono essere utilizzati per ottenere upgrade della classe di viaggio, accesso alle Lounge, voucher per il bagaglio extra in stiva e tanti altri vantaggi. L’azienda potrà risparmiare, grazie ai vantaggi di cashback e altri premi, offrendo i migliori comfort ai collaboratori. Clicchi qui per maggiori dettagli!