Molte aziende oggi considerano il viaggio d’affari un costo evitabile, dato che le moderne tecnologie permettono interazioni a distanza impensabili prima. Le videoconferenze sono largamente utilizzate quando non è possibile recarsi fisicamente dal cliente o dal partner, ma sono davvero il metodo migliore quando si parla di business? Bisogna ammettere che nulla supera le comunicazioni di persona, soprattutto quando si tratta di questioni delicate o di instaurare un primo rapporto con l’interlocutore.

Vediamo 4 ragioni per cui il viaggio d’affari è indispensabile e permette di migliorare il business aziendale.

Le ragioni per investire nel viaggio d’affari

Perché è meglio preferire un incontro di persona, piuttosto che una comunicazione “mediata”?

Ecco, di seguito, i motivi per continuare a investire nei viaggi d’affari.

1. Favorire la fiducia dei nuovi clienti

Soprattutto quando bisogna incontrare un prospect o un nuovo cliente, l’incontro faccia a faccia è indispensabile per instaurare un rapporto di fiducia e di conoscenza reciproche. Le email, le chiamate, ma anche le video-chiamate, nonostante ci si possa vedere, non permetteranno mai lo stesso livello di interazione e di condivisione di un incontro di persona.

Una vera conversazione, infatti, permette di andare più in profondità, consentendo di capire meglio le esigenze, i bisogni e i dubbi dell’interlocutore. Il livello di empatia che si creerà in un incontro fisico sarà certamente maggiore, aumentando quindi la possibilità di chiudere una trattativa o di iniziare una collaborazione.
In più, la comunicazione faccia a faccia spesso evita possibili fraintendimenti (molto frequenti soprattutto nella sua forma scritta) e incoraggia un senso di unione tra le parti. Questo è uno dei pilastri della comunicazione aziendale, fondamentale per portare avanti progetti di successo. 

2. Rafforzare i rapporti con i clienti esistenti

L’importanza degli incontri di persona non vale solo per i nuovi clienti: è cruciale organizzare incontri faccia a faccia anche con i clienti già esistenti per rafforzare e riaffermare quella fiducia che è stata ottenuta e costruita con grande difficoltà, all'inizio della collaborazione.
Inoltre, organizzare un incontro dal vivo può essere un’opportunità per proporre una nuova offerta e per mostrare concretamente come questa può essere integrata nel business dell’interlocutore, cosa che non si può fare durante una video-chiamata.

3. Accrescere la rete di contatti

Stando in ufficio tutto il giorno, sicuramente le opportunità di accrescere il business non sono molto elevate. Nel corso del viaggio stesso - magari in attesa di imbarcarsi nella Lounge di un aeroporto o a bordo dell'aereo - c’è la possibilità di incontrare qualcuno che sia affine al business dell’azienda e con cui, perché no, è possibile instaurare un rapporto o un contatto utile.
Se poi il viaggio d’affari include anche una fiera o una conferenza, le opportunità si moltiplicano. Non bisogna mai sottostimare il valore e il potere della rete di contatti e conoscenze che si possono creare, perché possono dare origine a opportunità inimmaginabili e preziose.

4. Migliorare le competenze dei viaggiatori

Le opportunità che il viaggio di lavoro mette a disposizione non sono solamente commerciali, ma anche formative per i membri del team. Questi ultimi, infatti, hanno la possibilità di accrescere le loro competenze, mettersi in gioco, trovarsi in una situazione nuova e magari non abituale; ciò favorirà la loro capacità di collaborazione e di adattabilità, oltre al fatto che si sentiranno davvero parte del business aziendale, tutti elementi fondamentali per i dipendenti di ogni azienda. Ma non solo: può capitare che il viaggio d’affari sia organizzato proprio per scopi formativi. È vero che molti corsi sono disponibili online, tuttavia le conoscenze acquisite non possono essere paragonate alla formazione in aula, avendo la possibilità di fare domande, chiarire dubbi e interagire con i docenti.

Senza dubbio, quello per i viaggi è un costo da non sottovalutare per le imprese, tuttavia le possibilità di avere un ROI positivo sono elevate. Ottimizzando i costi di trasferta attraverso piccoli accorgimenti, si potranno evitare spese accessorie, quindi i vantaggi saranno ancora maggiori.

In quest’ottica, un travel manager può avere il ruolo strategico fondamentale di negoziare le migliori tariffe, definire le procedure per contenere le spese e informare i colleghi riguardo ai servizi inclusi o meno, sensibilizzandoli sull'importanza di osservare le travel policy. Riuscendo a gestire in maniera ottimale le spese di viaggio, è chiaro che il guadagno in termini di nuove opportunità e di crescita del business risulterà maggiore rispetto ai costi del viaggio stesso.

Nonostante la diffusione capillare di nuove tecnologie sempre più avanzate, quindi, è difficile ipotizzare che un mezzo di comunicazione possa sostituire l’esperienza diretta e la conversazione faccia a faccia con l’interlocutore, quale che sia lo scopo dell’incontro. Il viaggio d’affari permette, attraverso la relazione non mediata, di creare e consolidare un rapporto di fiducia, instaurare nuove partnership e accrescere il bagaglio culturale e le competenze del viaggiatore. È opportuno considerarlo, valutando attentamente gli obiettivi e il ROI. Se i presupposti positivi ci sono, non c’è motivo di ridurre il budget!

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