L’organizzazione di un viaggio d’affari richiede molte attività, alcune delle quali fanno capo a persone e dipartimenti distaccati, tra cui il travel management.

Nell'articolo di oggi spiegheremo l’importanza di integrare in un’unica gestione più aspetti della trasferta, così da ottimizzare, da un lato, i processi e trovare.l al contempo, soluzioni ideali per i business traveller.

Il supporto del travel management nella gestione dei meeting fuori sede

Prima di approfondire il ruolo del travel management nella gestione del viaggio e, in particolare, degli appuntamenti all'estero dei dipendenti, è importante delineare ruoli e figure coinvolte nelle fasi dell’organizzazione.

La segreteria di direzione o, più nello specifico, l’executive assistant hanno un ruolo chiave nella programmazione delle attività previste a destinazione.

Grazie alla meticolosa attenzione con cui gestiscono tutte le procedure, rispondendo alle necessità di capi e collaboratori coinvolti in progetti fuori sede, offrono un’esperienza di viaggio positiva; il loro ruolo è significativo e di supporto agli obiettivi prefissati.

Vediamo nelle prossime righe di cosa si occupa la segreteria di direzione durante una normale pianificazione di attività fuori sede e come è possibile integrare i compiti del travel manager nella gestione quotidiana.

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Il corporate travel manager ha un ruolo ancora poco definito nelle realtà medio-piccole. All'interno di imprese più strutturate, al contrario, la sua figura sta crescendo e acquisendo sempre più responsabilità; grazie alle competenze maturate nella gestione delle spese e dei costi aziendali, così come nella valutazione e nel monitoraggio dei KPI, si occupa di revisionare, modificare e aggiornare le travel policy. Tra i compiti a lui riservati, c’è la definizione del budget previsto per le trasferte e per i business traveller.

A partire dalle indicazioni del corporate travel management, agenzie di viaggio e assistente di direzione si allineano per trovare la soluzione ideale, che risponda alle necessità e esigenze dei collaboratori fuori sede.

È possibile coinvolgere le due figure nella definizione delle medesime attività e integrare le analisi dell’uno nell'operatività dell’altro? La gestione degli appuntamenti è un valido esempio per comprendere come fare.

L’executive assistant nel momento in cui pianifica riunioni, appuntamenti e meeting all'estero rispetta le indicazioni fornite dai collaboratori, responsabili di allinearla sui dettagli da considerare per ottimizzare l’esperienza in viaggio delle persone coinvolte. Allo stesso modo, il travel manager può guidare la gestione pratica dell’appuntamento con analisi e valutazioni volte a rispettare il budget previsto. Ecco una serie di situazioni pratiche che possono chiarire questo concetto.

Il business traveller incontra colleghi o clienti per cena, in un ristorante; la normale procedura prevedrebbe che, nel momento di saldare il conto, la fattura venga inserita in nota spese e calcolata dall'azienda tra le spese sostenute dal collaboratore. Il travel manager, costatando attraverso report e analisi che cene e pranzi con clienti, colleghi e partner avvengono con frequenza, potrebbe prevedere un budget dedicato per questo costo “fisso” e scorporarlo dalle spese del collaboratore, modificando anche la procedura di compilazione e revisione delle note spese.

Nel momento in cui, al contrario, risultino frequenti gli incontri fuori sede, il travel manager potrebbe fornire indicazioni interessanti alla segreteria di direzione e vagliare le opzioni a disposizione per evidenziare quella più opportuna. Un esempio di valutazione delle scelte potrebbe essere questo: a parità di costi e vantaggi per il viaggiatore d’affari, conviene alloggiare in centro e in una zona più servita oppure in periferia approfittando della vicinanza con l’aeroporto?

Questi esempi dimostrano che è possibile allineare l’operatività di due figure, apparentemente poco aggiornate l'una sugli obiettivi dell'altra, per gestire ottimamente una serie di attività. Appuntamenti, meeting e riunioni sono parte integrante del viaggio di lavoro, meritano attenzione e cura dei dettagli, così da non inficiare sulle performance delle risorse e sui risultati dei progetti.

Nell’articolo di oggi abbiamo approfondito le attività del travel management, impegnato nell’analisi e nella revisione del budget aziendale dedicato ai viaggi fuori sede. Considerando come le sue valutazioni risultino cruciali per l’ottimizzazione di travel policy, spesso antiquate e poco conformi alle attuali necessità delle risorse, un confronto diretto e continuo con chi organizza le attività fuori sede non è solo importante, ma si rivela vitale.