La figura del corporate travel manager è sempre più strategica per le imprese di oggi. Infatti, oltre a contribuire all'ottimizzazione delle attività fuori sede, il suo ruolo è cruciale per la definizione e il controllo dei KPI dei viaggi d’affari.

Tra gli elementi da monitorare costantemente, emerge l’utilizzo dei dati personali.

Come proteggerli per prevenire casi di violazione? Ne parliamo nell'articolo di oggi.

Il ruolo del corporate travel manager nella gestione dei dati di viaggio

Le trasferte di lavoro e i progetti fuori sede sono cruciali per le imprese, perché rappresentano opportunità uniche per sviluppare relazioni commerciali, approfondire nuove conoscenze e partnership significative. Incrementare le opportunità di business, coinvolgere i collaboratori in progetti nuovi e attrarre giovani talenti che aspirano a una forte crescita professionale sono solo alcuni dei vantaggi di una gestione ottimale dei viaggi d’affari.

La figura del corporate travel manager si sta gradualmente inserendo nell'organico delle imprese medio-grandi, complice il suo ruolo nella definizione e ottimizzazione dei KPI di viaggio. Lavora a stretto contatto con le agenzie travel e l’assistente di direzione per coordinare a 360 gradi tutti gli aspetti coinvolti. Mentre questi ultimi si occupano di verificare che le necessità dei collaboratori in viaggio siano accolte, gli spostamenti e i pernottamenti organizzati e gli impegni nel Paese di destinazione rispettati, il travel manager interviene sulle policy aziendali, proponendo lo stanziamento, la riduzione e la riallocazione del budget ai servizi e definendo, con cadenza regolare, la liquidità necessaria alle attività.

Oltre a prendere parte attivamente alle decisioni dirigenziali, il travel manager monitora e traccia i KPI di viaggio, con un focus attento alla protezione dei dati personali dei business traveller e alla gestione delle informazioni riservate dell’azienda.

I servizi digitali, l’intelligenza artificiale e le tecnologia più innovative hanno rivoluzionato le esperienze fuori sede, semplificando molti aspetti, dalla gestione delle pratiche al controllo in tempo reale di informazioni relative al viaggio. È chiaro, quindi, come la sicurezza dei dati, in un contesto fortemente vulnerabile come quello dell’era digitale, sia fondamentale per tutelare i business traveller.

Come prevedere il rischio di divulgazione di informazioni sensibili?

La prevenzione della violazione dei dati ha a che fare con una serie di comportamenti che quotidianamente tutelano gli interessati.

L’attenzione deve essere esercitata a tutti i livelli e in ogni attività dell’azienda, a partire dalla pianificazione del viaggio d’affari, la consultazione di siti e l’inserimento di dati sensibili all’interno di piattaforme.

In queste fasi, la condivisione di informazioni personali è necessaria per gestire efficientemente tutti i processi, ma è opportuno utilizzare dispositivi sicuri e controllati da una rete aziendale protetta che si affida a software che codificano i dati per impedire accessi inopportuni. I dispositivi digitali forniti alle imprese supportano il lavoro quotidiano delle risorse fuori sede, tuttavia è essenziale custodirli in luoghi protetti, spenti e accessibili da una password conosciuta unicamente dal titolare. L’eventuale smarrimento dei device deve essere prontamente comunicato alla sede centrale che provvederà alla eliminazione dei dati da remoto.

Quando si utilizza una rete Wi-fi in volo o nel Paese di destinazione, è opportuno attivare programmi antivirus, antimalware e firewall che scansionano i dispositivi e impediscono agli hacker di accedervi. Inoltre, è sempre consigliato verificare che le connessioni utilizzate per l’accesso siano VPN, specifiche per salvaguardare i contenuti. Per la stessa ragione, se si è intenzionati a noleggiare un’auto all’estero, è opportuno controllare che le informazioni inserite all’interno del sistema Bluetooth (come la cronologia del GPS, la rubrica dei contatti salvati sul dispositivo e il registro chiamate) siano cancellate prima di restituire la vettura.

È compito del corporate travel manager informare i collaboratori in sede e i business traveller dei rischi legati alla divulgazione di dati sensibili durante la pianificazione di un viaggio d’affari. Come già emerso, il controllo deve essere ampliato a tutti i processi gestionali coinvolti, per massimizzare la sicurezza aziendale. La sensibilizzazione delle risorse sui rischi legati alla violazione della privacy riguardo dati aziendali, proprietà intellettuale e informazioni personali deve coesistere con l’attivazione di misure di security policy, chiaramente comunicate e condivise.

Nell'articolo di oggi abbiamo evidenziato le responsabilità del dipartimento corporate travel nella prevenzione di eventuali violazioni della privacy. Come approfondito nei precedenti paragrafi, una corretta gestione delle informazioni e degli strumenti a disposizione ha un ruolo cruciale per la protezione di dati riservati, personali e aziendali.

Il travel manager, oltre a chiarire come attivare tutte le misure di sicurezza necessarie, deve monitorare che queste siano efficientemente implementate per tutelare, così, l’azienda e l’organico.

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