L’organizzazione di spostamenti e trasferte, sia che si tratti di una questione saltuaria, legata solo a un numero limitato di persone, sia che riguardi la quotidianità dell’azienda, implica infatti un dispendio di tempo e risorse che, se non viene opportunamente gestito, può diventare problematico.

In questo articolo parleremo della possibilità di farsi affiancare in queste attività da una Travel Management Company per ottenere:

• Maggiore controllo e metodo
• Risparmio per l’azienda
• Maggiore tranquillità per i dipendenti

Definizione di Travel Management Company - TMC

Per gli addetti del settore potrebbe sembrare scontato, tuttavia la maggior parte delle persone non sa di cosa si occupi esattamente una Travel Management Company. Per dare una prima definizione in breve, si tratta di un’attività B2B che offre soluzioni per la gestione dei viaggi alle imprese.

Anche se la tecnologia e il livello di digitalizzazione di gran parte degli utenti permette di prenotare e gestire in autonomia ogni aspetto delle trasferte professionali, affidarsi a una TMC può fare la differenza in positivo per un’impresa.

Vediamo in che modo, iniziando dal maggior controllo.

Maggiore controllo e metodo nella gestione dei viaggi

Un primo vantaggio di affidarsi a una Travel Management Company sta nella sicurezza di stabilire e rispettare la travel policy, adeguandola alle necessità aziendali.

Ad esempio, se c’è un regolamento per i viaggi interno all'impresa in cui si afferma in modo chiaro che non è permessa la prima classe, si ha maggior sicurezza che tale indicazione sia rispettata da tutti e che i costi vengano gestiti correttamente.

Non tutti conoscono i vantaggi dei programmi di incentivazione aziendale che consentono di accumulare punti per ogni viaggio e ottenere in cambio benefit preziosi, come anche l’upgrade alla classe di viaggio superiore. Le TMC sapranno consigliare in quest’ottica, assicurando pure il monitoraggio del saldo punti.

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Infine, spesso le TMC mettono a disposizione dei loro clienti sistemi online o telefonici di prenotazione, personalizzati sulle esigenze dell’azienda, per offrire supporto operativo nella gestione degli aspetti organizzativi, delle prenotazioni e di eventuali problematiche connesse ai viaggi. Nelle impostazioni possono essere configurate le preferenze (rispetto al posto a sedere o alla tipologia di camera d’albergo) e i numeri delle tessere fedeltà personali dei passeggeri.

Risparmio per l’azienda

Le Travel Management Company hanno un legame forte con i principali vettori aerei e con i fornitori di servizi legati ai viaggi. Per questa ragione, possono assicurare all'azienda il miglior prezzo sui prodotti acquistati.

Inoltre, la TMC ha una migliore gestione dei biglietti aerei inutilizzati; si stima infatti che in ogni azienda non venga utilizzato circa il 10% dei biglietti aerei prenotati. L’agenzia di management può aggiornarli e renderli di nuovo utilizzabili; può preparare un report e un’analisi delle spese dell’azienda per i programmi di viaggio, così da individuare eventuali inefficienze.

Maggiore tranquillità per i dipendenti

Un altro aspetto vantaggioso della collaborazione con una Travel Management Company è la tutela dei dipendenti, poiché assicura un supporto costante prima e durante il viaggio di lavoro.

Prima del viaggio, si occupa di organizzare l’itinerario e i documenti necessari, fornendo spesso strumenti utili al trasfertista tramite il suo portale.

Nel corso del viaggio, garantisce poi assistenza 24 ore su 24. Una trasferta è spesso costituita da impegni carichi di aspettative che si susseguono l’uno dopo l’altro. Cosa fare per garantire la serenità e il benessere del professionista coinvolto? Offrirgli la certezza di avere un contatto operativo e immediato in caso di qualsiasi problema o inconveniente, dagli spostamenti dell’ultimo minuto ai cambiamenti di sistemazione, fino alle modifiche nell'itinerario o nella durata del viaggio, va a vantaggio della sua tranquillità e quindi di quella dell’azienda.

Travel Management Company: costo o investimento?

In conclusione, affidarsi a una TMC può offrire numerosi vantaggi, incidendo per una cifra irrisoria sul budget totale dei viaggi d’affari. Considerati i servizi offerti, l’assistenza personalizzata e l’ottimizzazione dei prezzi, si tratta sicuramente di un investimento positivo da parte dell’azienda che si alleggerisce di problemi e inconvenienti, risparmia risorse e garantisce maggiore servizio e tranquillità ai propri dipendenti in trasferta.

La valutazione deve riguardare principalmente le risorse interne dedicate alla pianificazione dei viaggi, se ce ne sono, e il numero di viaggi richiesti per raggiungere gli obiettivi di business.