Fino a pochi anni fa, quando la professione del travel manager non esisteva, tutte le attività necessarie alla gestione dei viaggi d’affari erano svolte dall'amministrazione, dall'ufficio acquisti o dalla segreteria. In virtù dell’aumento significativo della frequenza dei viaggi anche a lungo raggio, si è resa necessaria la presenza di una figura che si occupasse esclusivamente dei business travel, ma non solo di organizzazione.

Nell'articolo di oggi, vedremo in particolare come creare e mantenere collaborazioni efficaci con i diversi interlocutori, in azienda ed esterni.

Di che cosa si occupa il business travel manager?

Gestire le trasferte di lavoro non è certamente come organizzare una vacanza di piacere. Gli aspetti da considerare sono decisamente diversi, a partire dal budget e dai costi, fino ad arrivare all'analisi dei risultati e degli obiettivi di business raggiunti.

In questo lungo e impegnativo processo, la parte forse più complessa per il business travel manager è la gestione delle relazioni con i partner e con i diversi interlocutori interni coinvolti.
L’attività principale del BTM, infatti, è proprio quella di valutare, negoziare, mantenere o siglare accordi con i fornitori scelti, basandosi su dati e statistiche, ma anche sul budget messo a disposizione dall'azienda. Quest’ultimo punto non è da sottovalutare: spesso è molto difficile conciliare l’ottimizzazione dei costi con la soddisfazione dei collaboratori in trasferta che si aspettano un servizio sempre migliore e personalizzato.

Ecco perché è necessario che il business travel manager:

• possieda una formazione adeguata in ambito travel e mobility management
• si aggiorni costantemente per rimanere al passo con le novità del settore
• abbia spiccate capacità relazionali e di negoziazione
• sia in grado di risolvere velocemente problemi e imprevisti
• sappia organizzarsi in maniera efficace, individuando le giuste priorità

I compiti di questa figura professionale si dividono in due macro-aree, da un lato garantire un’esperienza confortevole per i colleghi in viaggio; dall'altro creare collaborazioni efficaci e vantaggiose con i partner, in modo da ottimizzare i costi della trasferta e rispettare i limiti imposti. Vediamo come fare.

Come instaurare relazioni positive e proficue

Per garantire un servizio ottimale ai viaggiatori, innanzitutto il business travel manager deve conoscere le loro esigenze e aspettative. Non solo in merito alle prenotazioni dei voli, ma anche di alberghi e trasporti a destinazione.

Avere a che fare con persone più mature, infatti, non sarà come effettuare prenotazioni per un gruppo di lavoro più giovane, magari propenso a soluzioni come appartamenti o stanze condivise, in alternativa agli hotel.

Lo stesso riguarda i trasporti a destinazione: anche se è sempre meglio una sistemazione vicina all'azienda ospitante o alla sede di un evento, è possibile che i giovani siano maggiormente disposti a compiere un tragitto più lungo o a utilizzare auto a noleggio, piuttosto che un taxi.

Le soluzioni di sharing economy sono opzioni ancora non previste all'interno di molte travel policy aziendali, ma sono una realtà ormai diffusa e potenzialmente sfruttabile, soprattutto se l’età media dei trasfertisti è bassa, senza dimenticare che può portare a un risparmio considerevole per l’azienda.

Ci sono poi altri fattori più delicati che il business travel manager non può sottovalutare, ad esempio nel caso di viaggiatori con problemi o difficoltà fisiche o di salute. Avere ben chiari questi punti aiuta a prevenire contrattempi e imprevisti, risparmiando tempo e risorse. In ogni caso, dimostrarsi empatici e comprensivi nei confronti dei colleghi è sempre un atteggiamento consigliato.

La capacità di relazionarsi e di negoziare con i partner commerciali è il secondo aspetto fondamentale. Anche se la direzione è quella dell’ottimizzazione dei costi, il travel manager deve essere in grado di capire quando il risparmio è effettivamente vantaggioso.

Bisogna infatti considerare che non sempre un prezzo minore corrisponde alla soluzione migliore, soprattutto quando si parla di voli aerei e alberghi, perché potrebbero esserci dei costi extra considerevoli. Ad esempio, i voli in orari scomodi o diretti in aeroporti lontani dal centro potrebbero essere più economici ma, dal punto di vista della sicurezza, sono la soluzione migliore? E i costi dei transfer quanto incidono? Lo stesso riguarda hotel meno costosi, ma magari molto lontani dal luogo di interesse.

In fase di negoziazione, l’offerta del fornitore deve essere valutata attentamente. È possibile che, pagando un prezzo leggermente più alto, si ottengano extra e benefici maggiori per l’azienda e i viaggiatori che nel lungo periodo portano a un risparmio.

Ad esempio, prenotare un hotel con bevande o un pasto incluso potrebbe essere vantaggioso, facendo una stima dei costi per pranzi e cene al ristorante da rimborsare dopo il viaggio. Tra l’altro, permetterebbe di risparmiare anche in termini di tempo, perché si avrebbero meno scontrini da verificare e revisionare nella nota spese finale.

Sono molti gli elementi che permettono di conciliare benessere del collaboratore e ottimizzazione dei costi della trasferta, l’importante è che il travel manager ne sia a conoscenza e li sappia sfruttare nel modo migliore. Anche i programmi fedeltà delle compagnie aeree possono portare enormi benefici all'azienda, perché permettono di accumulare punti ad ogni viaggio, da utilizzare per ottenere rimborsi in denaro, premi, benefit o upgrade senza costi aggiuntivi.

Scopra di più su PartnerPlusBenefit del Gruppo Lufthansa, cliccando qui!