Dai risultati pubblicati dal Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari, lo studio redatto dal Professor Andrea Guizzardi con la collaborazione del Centro di Studi Avanzati dell’Università di Bologna, emerge che la durata dei viaggi aziendali, soprattutto intercontinentali, è aumentata nel corso del 2018.

Complici investimenti in nuovi Paesi, maggiori opportunità commerciali e l’introduzione di servizi efficienti, le trasferte rappresentano sempre più una leva per l’incremento del business. A fronte dei molteplici dati a disposizione, come offrire un’esperienza di viaggio unica e in linea con le aspettative dei business traveller? Ecco i consigli per le aziende, nell'articolo di oggi.

Come pianificare viaggi d’affari eccellenti?

Le tendenze emerse dal Nuovo Osservatorio sui Viaggi d’Affari forniscono spunti e consigli interessanti per migliorare l’esperienza in viaggio dei collaboratori, offrendo servizi e strumenti per rendere l’esperienza il più possibile piacevole e soddisfacente.

I risultati pubblicati denotano un aumento della durata media dei viaggi, soprattutto internazionali, favoriti dalla graduale apertura dei mercati internazionali asiatici, dal consolidamento degli investimenti locali e dalla necessità per il personale tecnico di supervisionare i siti produttivi fuori dal territorio italiano.

L’Osservatorio ha stimato che nel 2018 i viaggi lunghi siano cresciuti del 2,9%, pur mantenendosi costanti le trasferte nazionali ed europee, supportate dallo sviluppo di servizi di trasporto efficienti. Questa e ulteriori analisi interessanti sono consultabili cliccando qui sotto e scaricando gratuitamente il documento.

Alla luce delle considerazioni emerse, del tempo mediamente trascorso nel Paese di destinazione e della tendenza delle imprese a investire in opportunità commerciali internazionali, risulta fondamentale redigere o modificare le travel policy aziendali in vigore, per garantire che i servizi offerti rispondano alle esigenze dei business traveller.

Il ruolo del corporate travel manager è determinante per allineare le preferenze dei collaboratori in viaggio a una proposta di servizi unica e personalizzata. Questa figura, tra i vari compiti, si occupa di analizzare le norme e i regolamenti a cui aderisce l’azienda, intervenendo direttamente su voci specifiche, tra cui il budget giornaliero stanziato per singolo dipendente, le categorie di trasporti ammesse, il budget previsto per il pernottamento e per i pasti.

A partire da travel policy regolarmente aggiornate e monitorate, è possibile destinare servizi innovativi e soprattutto utili a tutti i business traveller. A seguire, alcuni consigli per offrire i migliori benefit senza costi aggiuntivi per l'azienda.

Upgrade alla classe di viaggio superiore

L’upgrade della classe di viaggio è una delle misure più apprezzate dai collaboratori in viaggio, perché permette di avere accesso a comfort e servizi esclusivi. In fase di pianificazione di un viaggio d’affari, è opportuno valutare una serie di opzioni per rendere piacevole l’esperienza di volo. La distanza da percorrere è sicuramente un valido elemento da considerare prima di procedere con la prenotazione. Le necessità dei collaboratori sono influenzate dalla durata del viaggio: wi-fi gratuito, pasti di livello inclusi e accesso alle lounge aeroportuali sono alcune delle misure apprezzate dai collaboratori in trasferta che contribuiscono a rendere piacevoli i voli intercontinentali.

Nel prossimo paragrafo le forniamo alcune informazioni utili sull'utilizzo delle lounge in aeroporto.

Rilassarsi in attesa del volo

Le lounge aeroportuali permettono di attendere l’apertura degli imbarchi all'interno di uno spazio riservato e accessibile. Si tratta di un servizio esclusivo previsto solo per alcune classi di viaggio e per determinate categorie di frequent flyer delle singole compagnie aeree. 

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I benefici sono molti, a partire dalla possibilità di ritagliarsi un momento di tranquillità, lontani dalla tipica confusione aeroportuale per riposare, fare uno spuntino, terminare un progetto di lavoro o ricaricare i propri dispositivi.

Possibilità di scegliere, modificare o cancellare una prenotazione

In fase di programmazione di un viaggio d’affari, il tempismo è un elemento cruciale per ottimizzare i costi e disporre di più opzioni. Le dinamiche aziendali non sempre permettono di organizzare una trasferta con largo anticipo, ma il budget di spesa a disposizione può restare intatto, se alla base si trova una gestione attenta dei singoli impegni.

Confrontarsi con i business traveller prima di una trasferta è importante per aggiornare l’agenda di viaggio e schedulare tutti gli spostamenti in funzione degli impegni previsti a destinazione. Inoltre, sarebbe opportuno non considerare unicamente le opzioni di viaggio più convenienti, ma approfondire i servizi inclusi nelle tariffe per non correre il rischio che nelle note spese dei collaboratori compaiano poi spese extra necessarie ma non preventivate. 

Allo stesso modo, valutare tariffe che comprendano la modifica o la cancellazione di una prenotazione assicura piena libertà di scelta ai dipendenti, ottimizzando gli stessi costi aziendali.

Come usufruire di questi e ulteriori vantaggi a supporto delle performance dei collaboratori e dei risultati? Le aziende hanno a disposizione programmi di incentivazione dedicati che permettono di accedere a servizi esclusivi in cambio di punti.

Oltre a ottimizzare i costi dei viaggi d’affari, attraverso l’attivazione di misure personalizzate, si assicurano ai business traveller la serenità e la concentrazione necessarie per seguire efficientemente i progetti fuori sede.